浅议事业单位人事档案管理存在的问题及对策

徐琳琳

(人力资源和社会保障局,山东 东阿 252200)

一、事业单位人事档案管理的价值及意义

人事档案是以特定的形式存在的文件、资料等，随着社会的发展和时间的推移，档案的类型、数量等逐渐增加，一部分人事档案采用科学的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事档案由于多种原因损坏、丢失。

人事档案涉及的内容众多，例如企业人事任免、个人工作经历等，是进行人员晋升评价、奖惩评定等的重要依据，通过强化人事档案管理，能够显著提升人事管理水平与质量。通过对人事档案进行分析，能够对工作人员的实际工作表现进行客观、真实的认识，为企业人才的选拔与任用提供可靠的参考，保证企业人力资源安排的科学性和合理性。

对于新增的人事档案，需要采用多种途径进行收集和保存；对于损坏和丢失的人事档案，需要采用科学、合理的措施进行强化管理，保证人事档案能够发挥应有的作用。现阶段，人事档案管理工作过程中存在众多问题，例如字迹褪色、纸张老化，许多档案变质后字迹无法辨认；虫害，由于保存条件限制，出现档案被虫蛀的现象，导致档案部分内容丢失；档案库房标准不合格，档案打印、复制设备落后，随着档案数量的增加，无法满足档案复制、打印的实际需求。

总而言之，企业人事档案管理工作至关重要，但是实际管理过程中存在许多问题，如何全方位地采集档案资料，并将档案长久、安全地保存下去，保证档案管理工作的实效性、全面性，是企业档案管理工作人员亟需解决的问题，同样也是一项任重而道远的工作。

二、事业单位人事档案管理的策略

（一）健全人事档案管理制度

制度是规范个体行为的标尺，健全人事档案管理制度，增强人事档案管理工作人员工作效率，提升人事档案管理工作质量，进而促进事业单位进一步发展。基于此，在人事档案管理工作中，应健全人事档案管理制度。首先，人事档案管理制度应彰显人性化管理模式，在以往人事档案管理制度上，完善、补充工作条款，促进人事档案管理制度向标准化、规范化形式发展。人性化管理制度是事业单位发展的一种软实力，能起到管理人、约束人的良好机制，使人事档案管理自觉融入工作中。其次，加强对人事档案管理工作的宣传力度，例如加强档案法、人事档案管理细节的传播，突显人性化管理模式，潜移默化地规范工作人员工作形式，进而增强人事档案管理社会认可度。人事档案管理人员应严格按照人事档案管理工作制度形式，提升自身工作积极性，积极主动融入人事档案管理工作中。

（二）做好人事档案信息化管理、防护工作

知识经济时代，人事档案信息化、智能化、现代化、科学化、可视化管理模式是事业单位人事档案管理工作发展的必然趋势，也是一种进步趋势。在人事档案信息化管理行过程中，还要严格遵守相关法律法规。另外，可以通过开展知识培训或者竞赛的方式来提高职工对档案管理知识的学习兴趣，提高职工对档案管理学习的参与性，这些都有助于提高人事档案管理的水平。在实际工作中，要加强对档案管理的全员参与模式，确保各部门都能够积极配合资料的收集等工作。再者，要加大对档案管理信息系统的检查和升级，确保信息系统的可控性，加大对档案实体的保护力度以及对电子档案系统和网络系统的监督力度，提高档案资料的安全性。

（三）加强对人事档案管理知识的宣传

对于事业单位的职工而言，其档案信息直接会关系到自身的利益，所以，事业单位必须高度重视人事档案管理工作，并加强对档案法等知识的宣传，加强单位和个人的档案管理认识，同时在管理工作执行过程中，还要严格遵守相关法律法规。在实际工作中，要加强对档案管理的全员参与模式，确保各部门都能够积极配合资料的收集等工作。再者，要加大对档案管理信息系统的检查和升级，确保信息系统的可控性，加大对档案实体的保护力度以及对电子档案系统和网络系统的监督力度，提高档案资料的安全性。

（四）提高信息系统的安全性和保密性

在加强人事档案管理信息化建设的过程中，在提高其管理效率的同时还要加强对信息系统的额安全性和保密性管理。互联网系统的应用本身就具有两面性，所以，一定加强对信息系统的安全管理，确保系统的安全性，保证档案资料信息的完整性和安全性，坚决杜绝信息泄露，有效保护工作人员的个人隐私。在实际工作中，一定要注意信息化建设过程中加强对保密性技能的应用，对档案信息数据进行加密处理，避免信息的泄露。另外，还要加强人事档案管理人员的培训，提高职业素养，对于恶意泄露档案信息的管理人员要从严处理，通过警示、经济处罚以及开除公职等手段有效提高档案信息的安全性，从而有效保证档案管理信息系统的安全性。

结束语：

事业单位人事档案管理关系到事业单位的长久发展，更关系到事业单位内部人才保护，今天的社会发展是以人为核心的发展，所以不断完善事业单位人事档案管理工作，是事业单位发展的必然要求。