新时期国企办公室行政管理精细化的思路与措施

刘斯曼

（北京市地铁运营有限公司，北京 010000）

引言

在知识经济时代，企业既面临着发展机遇，也面临着较大的压力和挑战。为了促进企业的发展和进步，需要重视办公室行政管理工作，通过精细化管理手段，促进企业行政管理工作的高效开展，提高企业的经济收益和社会收益。企业的员工要不断学习新知识，转变思维方式，提高自身工作能力和职业素养，增强责任心和进取心，严格按照公司规章制度进行行政管理工作，最大限度发挥自身价值，为企业的发展贡献自己的力量。

一、办公室行政管理精细化的思路

（一）管理项目的精细化

办公室行政管理工作所涉及的管理内容相对较多，因此，要实现精细化管理，必须要对办公室行政管理所涉及的一些工作内容、任务等加以细化，明确各项管理任务的详细划分，使得在行政管理的过程中，各个管理项目与任务都能够实现监督与管理，保障行政管理工作的顺利开展。在传统的办公室行政管理模式下，其管理模式相对分散，且管理的连续性不足，导致办公室无法充分发挥其在行政管理工作中的协调作用。而精细化管理要求实现行政管理工作的科学化，力求每名员工都要具备基本的责任意识等，提高行政管理的水平。

（二）管理理念的精细化

当前，办公室行政管理的精细化是市场经济发展的必然结果，在一些大型上市公司，逐步引进了行政管理的精细化管理理念，使得在行政管理工作中，一切的管理工作都可以以该理念为指导，进而实现对上市公司行政管理工作的有效监督与管理。管理理念的精细化是办公室行政管理精细化的必然要求，要求在上市公司的发展过程中，办公室相关人员要充分认识到行政管理精细化对上市公司长远发展的重要作用，应用先进的精细化管理理念，实现行政管理工作的分解与调度，促进行政管理工作的顺利开展[1]。

二、实现办公室行政管理工作精细化的相关对策

（一）健全办公室行政精细化管理工作的规章制度

推进办公室行政精细化管理工作需要不断健全相关规章制度，结合企业的实际经营管理情况，了解员工的工作能力和性格特点，有针对性地制定行政管理制度，提高办公室行政精细化管理的工作效率和工作质量。同时，员工要严格按照相关规章制度进行工作，规范自己的言行举止，企业要大力监督办公人员的工作方法和工作内容，定期考察员工的专业知识。员工在开展流程化管理工作时，要熟练掌握工作内容和要求，认真、负责地完成工作任务，贯彻落实责任制管理制度，同时有关人员要制定行政精细化管理工作标准和规则，将工作时间、工作质量和工作流程规范化，优化行政管理工作。此外，还应该定期检查行政管理人员的工作结果、工作质量，通过奖惩制度激发员工的工作积极性，培养员工的责任心和进取心，让员工最大限度发挥自身价值。

（二）优化办公室行政精细化管理模式

办公室行政精细化管理工作可以提高企业的管理效率，企业要按照实际经营情况完善行政精细化管理制度和模式，促进行政工作顺利进行。传统的办公室行政管理制度比较散乱、复杂，领导拥有直接决定事情结果的权利，员工无法参与到行政管理工作中，集权式的行政管理工作降低了员工的工作积极性，不利于企业的快速发展和进步。现代的办公室行政精细化管理工作需要不断健全管理制度，优化工作流程和环节，在确保行政管理工作质量的基础上，监督工作的进展和结果，规范员工的工作行为[2]。此外，通过完善的奖惩制度，给予努力工作的员工一定物质和精神奖励，对工作不认真的员工进行惩罚，切实提高员工的工作责任心。企业行政管理部门要按照精细化管理流程进行工作，促进公司的经营管理工作。

（三）明确企业管理目标，细化、量化工作流程

1.明确划分岗位职责

根据企业各办公室职能与工作流程设置工作岗位，根据工作岗位性质与内容，明确岗位职责，有效实现定岗、定制，明确份分工与合作细节，实现各岗位间的独立与合作。

2.优化工作流程，确保企业正常运行

工作流程的科学化、规范化，有助于实现企业的办公室行政管理精细化。企业管理者在企业经营管理过程中，应按工作任务性质、逻辑性，将工作任务分成若干部分，优化工作流程，在实现操作便捷简单的同时，也方便管理人员更直观的考虑工作任务，了解工作中每一环节的不足与问题，并制定调整政策或给出反馈意见。

3.严格执行考核标准与要求

企业办公室工作主要分为程序性与非程序性工作。针对程序性办公室工作，在设计量化指标时，需保证量化指标的科学性；针对非程序性办公室工作或主观性较强的办公室工作，需定性地设计指标评价。为增加员工的满足感与自豪感，针对工作效率高、成绩优秀的员工，给予适当奖励，针对工作懒散、存在重大违纪行为的员工，应给予相应处罚[3]。

4.应用互联网优势

企业在实现办公室行政管理精细化期间，利用互联网优势，实现企业办公的自动化，从上到下的全面搜集信息，有效调节企业内外的工作管理机制，有效预防管理空白的出现，避免各个工作环节间出现管理漏洞。

结束语

企业的办公行政精细化管理工作既提高了员工的工作质量和工作效率，也符合了行政工作的发展潮流，在节约人力、物力的同时，降低了企业行政管理成本，提高了企业的行政管理水平，从而进一步促进企业的可持续发展。