基于文档一体化的文书档案信息化管理策略

马慧

(长冮航运发展研究中心,湖北 武汉 430014)

引言

随着以计算机为核心的信息技术快速发展,各级各部门对于文书档案的重视程度显著提升。在当前信息技术广泛应用的环境下,将信息技术与文书档案进行创新结合,不仅丰富了文书档案的基本内容,而且还更好地推动档案所属单位的发展建设。

一、文档一体化的主要特点

与传统文档分离管理相比，文档一体化档案管理具有显著特点：第一，整体性。文档一体化将文书处理与档案管理两个相对独立的管理过程成为一个有机整体，借助计算机及相关办公软件实现一体化管理。文档一体化加强了文书部门与档案部门之间的常态化联系，集合了文件收集、整理、归档等业务流程，提高了案卷质量。第二，效率性。文档一体化离不开计算机技术的应用，办公自动化系统实现文件撰稿、核稿、签发、缮校，以及档案立卷、归档、编目、检索的全方位自动化，打破了传统手工操作模式，无论是文书形成还是档案管理的效率都显著提升。第三，经济性。文档一体化管理模式下，文件起草、录入、存储，以及档案收集、归档均可借助计算机操作系统进行操作管理，实现一次输入无限次输出，避免重复手工操作，节约大量人力、物力、财力，经济效益显著。第四，规范性。文档一体化是借助计算机系统中预先设定好的操作单元，依据统一格式、统一要求、统一标准、统一流程，进行文书起草和档案管理，实现文件处理和档案立卷管理的规范化、标准化。

二、基于文档一体化的文书档案信息化管理

（—）增强管理基本认识

无论是管理层还是普通管理人员,都应当充分认识信息化的重要性,努力将信息化技术应用到管理中,即通过信息化技术的应用来推动档案管理工作的开展。为此,应突出信息化的基本地位,注重创新思维,将信息化技术与文书档案的每一个环节紧密结合起来,通过信息化技术的广泛深入应用,强化管理人员的信息化思维意识。还应围绕着管理加大信息化资金投入,多层面引进各种信息化技术设备,满足各个领域文书档案管理的需要,这对于信息化科学分类、有序整合具有重要意义。

（二）信息化管理系统建设

信息化管理系统的建设是一项长期性和系统性的工程,它需要通过事业单位中各部门之间的通力合作来完成。信息化管理系统的主要功能是对各项文书档案资料进行收集与整理、统计与储存、查阅与使用以及保密与销毁等,所以只有先将信息化管理系统建设完善,才能够促进信息化管理工作的标准化、规范化以及制度化发展。在信息化管理系统的建设过程中,需要充分运用现代计算机网络技术和电子信息技术,还有各类数据库软件和技术,以最大限度地提高系统的完善性。

（三）健全文书档案管理机制

事业单位具有服务性、公益性的特征,文书档案管理对事业单位的决策、发展方向等产生着重要的指导作用。首先,应明确管理的具体职责,完善责任制度,将责任落实到人,从而做到责任明确、权责分明,使事业单位内部全体人员各司其职,并可以相互监督、相互合作。其次,应完善档案收集制度、归档制度、保管制度、借阅制度等管理制度体系,实现对资源的统一、规范化管理,使全体人员均能依章办事。最后,建立健全档案管理人员的监督机制,对档案管理人员的日常工作情况进行监督管控,并将其纳入绩效考核中去,完善激励制度、奖惩制度,从而有效调动文书档案管理人员的工作积极性,并以此来促进文书档案管理效率的提高。

（四）加强信息人才的培养

文书档案管理的信息化,需要专业的信息技术人才才能得以实现,事业单位在发展的过程中,要把信息技术人才的引入作为事业单位中的重点工作,通过人才队伍的建设,实现文书档案管理的信息化,提升档案管理的效果。对于在岗的文书档案管理人员,事业单位要加强对他们的培训工作,通过培训来提升他们的业务能力。同时,也要在培训的过程中,加入大量的信息技术内容,提升他们的信息技术知识储量;事业单位要加强人才的引入工作,通过事业招聘或者定向培养的方式,吸引更多的人才进入事业单位,打造一直具有高水准的管理队伍,利用信息技术人才的专业能力,建立一个信息化的管理平台,事业单位可以把各种档案信息都发布到这个信息平台中,这样可以实现各个部门之间的信息共享。

（五）严格全程监督管理

档案管理工作是一个动态发展的过程，新时期文书档案管理内容不断丰富，为满足事业单位工作需求，加强档案信息化建设是必然可行的。在日常工作中相关人员应该严格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，将档案管理的“关口迁移”，按照档案管理的标准和要求，将电子文件管理提前至文件形成之初，如根据纸质文件归档范围及保管期限，将与之相对应的电子文件上添加相应的档号、页数、保管期限、责任者、密级等相关的档案管理要素。从文件形成之始，便严格按照档案管理流程进行运转，待文件办理流转结束，点击系统中的“提交归档”按钮，即可实现实时在线归档。然后，再经档案部门人员进行审核，正式归入档案管理系统，实现文件的全生命周期管理。

结语

综上所述，文书档案管理是事业单位中的一项重要工作内容,而在当今的信息化背景下,文书档案信息化管理成了文书档案管理的主要发展方向。在日后工作中档案管理人员需要加强信息技术培训，完善文书档案管理制度、做好全过程监督管理工作，为事业单位发展提供有力依据。