大数据时代背景下档案管理工作的研究

(云南省交通投资建设集团有限公司昆明西管理处，云南 昆明 650000)

引言

大数据代表着海量数据，但是数据并不能直接转化为生产和管理依据，其必须要通过数据处理系统来对软件进行分析和处理，档案管理工作已经进入数字化和信息化管理时代，在档案管理工作中，最为复杂而且耗时较多的就是对档案的分类和提取工作，而大数据分析功能的出现给档案管理工作效率的提升带来了新的可能性。

一、当前档案管理工作存在的问题

（一）档案管理水平有待提高

在实际的档案管理工作中，缺乏完善的档案管理体系，管理工作基本上是各自为政，规范性有待提高。同时，随着信息技术的快速发展，信息技术便捷的优势让人们获取信息的渠道更加多元化，这对于还停留在传统的档案管理模式中的管理工作带来挑战。因此，档案管理人员必须要实现纸质档案向数字档案的转换，满足人们多元的信息需求。

（二）工作人员缺乏服务意识

尽管传统模式下的档案整理工作也能起到一定的作用，然而其却缺乏服务的思维和意识。在大数据时代，档案管理者的服务意识非常重要。这是因为信息技术大力发展，人们对档案的需求不仅是简单的查阅、利用，而是有着更深层次的需求，使用者希望能感受到档案资料的深层价值以及蕴藏的知识、能量。所以，必须要提高档案工作人员的服务意识、专业能力。

（三）档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。

二、大数据背景下档案管理对策分析

（一）不断优化档案管理人员的结构

档案管理工作相对来说比较枯燥乏味，企业在招聘档案管理工作人员时，相比于一些技术性工作来说，对技术方面要求较低，而且待遇也比较差，从事档案管理工作的工作人员年龄都比较大，很少有年轻人愿意从事档案管理工作，这就在一定程度上直接影响我国档案管理工作的实际发展。但是随着技术的不断深入，大数据时代对档案管理工作人员的技术水平提出了更高的要求，为了能够更有效实现档案管理工作，就需要不断引入一些技术人才，切实提高档案管理工作人员的综合素养，不断优化调整档案管理人才结构，使年轻人愿意从事档案管理工作，并成为档案管理工作的主力军，而年龄较大的工作人员则应该辅助年轻人顺利实施档案管理工作。

（二）完善管理系统

第一，大数据时代档案管理必须拥有科学合理的体系。所以企业要制定出相应的制度，通过严格的管理，促使档案管理获得最有效、最真实的数据。不仅如此，档案管理人员必须拥有充足的知识储备、信息来源。而且也要充分利用大数据技术，针对档案管理工作进行科学合理的管控。此外，档案管理人员也必须要拥有一定的技术，熟悉操作各种不同的软硬件。不仅如此，为了提高档案管理的效率，更要建立关于档案数据的操作模型、操作系统，并且进行不断的优化。只有这样，才能促使数据的处理和搜集工作更好地开展和运行，满足档案管理者、档案使用者的各种需要。

（三）引进和培养专业的档案信息化技术人员

在大数据时代背景下，相关的单位还需要引进和培养专业的档案信息化技术人员，由这些人员来完成档案的信息化转型，同时为大数据模式的应用做准备。一方面，在引进技术人员时，要注意这些技术人员的档案专业背景，如果技术人员不懂档案管理工作，也需要对其进行培训；另一方面，现有的档案管理工作人员必须要掌握一定的信息技术，从而为档案管理信息化工作做好相应的准备，毕竟很多工作人员在档案管理岗位上工作了很久，对于档案情况十分熟悉，不易变动岗位。所以，可以通过引进人才和培养人才的方式来对接大数据档案管理平台。

（四）对资源进行一定的整合

在信息技术大力发展的今天，大数据也渗透了档案管理工作的资源整合阶段。由于在传统管理模式的背景下，信息资源零散无序，档案管理工作无法互通。但大数据技术的介入，却能解决这些问题。充分利用信息技术、大数据整合技术、云计算技术，可以将档案里的零散信息串联起来进行共享。通过共享档案数据，避免了资源的浪费，减少了劳动量和劳动成本。不仅如此，档案管理部门可以通过大数据技术，扩大和其他部门的合作，有效促进档案管理工作的开展和进行。

结束语

大数据时代给档案管理工作带来了便捷、高效的管理思路，传统的档案管理模式可以晋级为电子化、信息化的管理模式，与此同时，基于大数据处理技术，所有的档案管理资料都可以实现快捷的查找、调取、传输和分析，可以有效节约人力、物力资源成本，更多地发挥档案资料价值。