做好村级换届选举档案管理的若干要务

骆嘉莉 彭期兰/东阳市档案馆

根据省委、省政府的统一部署，今年全省全面启动新一轮村级组织换届选举工作。此轮换届，正值村级组织任期调整的分界期、“一肩挑”的全面实践期、行政村规模调整的融合期，艰巨性和复杂性前所未有。村级组织换届工作中形成的具有保存价值的资料，经归档即是村级组织换届档案。村级组织换届档案真实反映了村级组织换届工作的方方面面，能够保障换届后各项工作有序开展，还能保障村民合法权益。当前，做好村级组织换届档案管理是贯彻习近平总书记关于基层组织建设重要指示精神、坚持档案工作“三个走向”根本遵循的重要举措，是贯彻落实浙江档案工作“一强化四提升”的实际举措，也是推动档案工作向基层延伸、向纵深发展的具体举措。

1 换届档案管理存在的问题

一是缺乏做好换届档案管理的意识，有一些村的村干部缺乏要将换届材料及时归档的意识，在换届选举时没有按要求及时收集保管相关重要文件材料，也没有按照要求第一时间归档，时间一久许多重要材料就散失了。还有个别村干部出于各种原因，在换届选举后不愿向新的班子移交自己保管的资料，造成档案缺失。二是换届档案管理制度不健全，如没有规定要有专人负责档案管理，现实中往往由村会计、文书兼职管理档案，且他们岗位变动频繁，因此难以做好档案管理。再如没有档案移交方面的规定，档案的移交易被忽略；没有要求档案要集中统一保管，工作中往往是谁形成谁保管，如遇工作人员岗位变动，形成的资料也没有及时移交。三是档案保管条件跟不上，库房设施不符合“九防”要求。大部分村都未设置专门的档案室，少数有档案室的村也未配齐除湿机、查档电脑、灭火器等硬件设施。

2 加强换届档案管理的若干对策

2.1 加强领导，搭建三级联动网络

县市层面上，在市委办的统筹推动下，我市档案部门积极对接组织、纪监、宣传等部门，形成工作合力。档案部门负责业务指导和工作推进，组织部门牵头各镇乡党委落实档案工作组织架构，纪监部门配合工作推进情况的纪律督查，宣传部门加强宣传造势。

乡镇层面上，根据新修订档案法“乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导”的规定，要求各乡镇（街道）落实一名分管领导和一名管理人员，分管领导负责落实专门用于存放辖区内的换届档案的库房，管理人员负责对接各联村干部，做好辖区内换届档案的接收和保管工作。

村级层面上，指定各行政村（社区）由支部书记、网格员、村务监督委员会主任负责换届档案工作。支部书记为换届档案工作的第一责任人，网格员为直接责任人，村务监督委员会主任负责档案移交时的见证监督；同时明确各联村干部的职责，即配合档案管理人员做好选举档案的指导、收集和移交。

2.2 狠抓试点，发挥示范引领作用

一是压实主体责任，“软硬皆施”强化基层基础。主动参与东阳首个换届选举试点乡镇南马镇召开的全镇村级组织换届工作动员大会，服务换届期间各项资料的发放、整理、收集、归档等工作。按照“一村一柜”标准，设置符合“九防”要求的档案库房，配备档案专柜等设备，确保硬件设施准备到位。明确对专班专职人员的职责要求，把换届选举材料的形成、归集、移交纳入选举工作计划和工作程序，列入有关人员职责范围，与换届选举工作同时布置、同步推进。

二是细化业务指导，完成“三个一”工作部署。首先进行一次专题培训，专门针对乡镇档案人员开展南马镇村社组织换届工作培训会，明确换届档案工作要求与流程，并解决人员配备和库房设置等方面存在的问题。其次建立一套管理制度，根据南马镇实际情况，及时建立档案管理人员岗位职责、文件材料收集归档、借阅查询、保密管理、鉴定销毁等方面制度。再次开展一次专项指导，与联村干部到各行政村进行指导、统筹、培训。

三是注重工作实效，保证换届选举过程中档案的齐全完整。在换届选举前，明确将村委会换届选举中文件材料的收集移交工作作为换届选举的重要组成部分。各村按照村级档案归档范围和保管期限表，做好财务账目、债权债务、集体资产清单、合同协议等重要文件资料的交接。在换届选举中，做好各个阶段文件资料的收集工作，在新一届村级组织产生后10日内完成档案交接，在换届工作结束后1个月内完成“村档镇管”工作小结。

2.3 强化监督，细化落实法律责任

要求新一届村级组织产生后，原村级组织须在10日内将档案全部移交并填报《档案交接文据》，乡镇（街道）应及时统计所辖村的换届档案管理情况，填报《村级组织档案移交情况统计表》，并在1个月内将辖区内村级组织档案移交情况报市委组织部和市档案局。对于在换届选举过程中涂改、损毁、丢失档案的或拖延、拒绝移交档案的，将进行严肃处理，并追究有关人员责任。