浅谈新冠肺炎疫情防控档案的收集与管理

文·于蓓

（作者单位：威海市档案馆）

岁末年初，新冠肺炎疫情突然发生并迅速波及全国，所涉范围之广、防控措施之强、社会影响之巨史无前例。在这次规模空前的重大防疫工作中，形成大量公共卫生事件档案资料。这些资料是在中国共产党领导下全国人民上下一心、携手战疫，并迅速控制疫情、恢复生产的真实记录，是国家治理体系和治理能力迈向现代化的真实反映，也是中国精神、中国力量、中国效率和负责任大国形象的集中体现。对档案部门来说，系统规范收集这次疫情防控档案，既是一次凸显其重要性的机遇，也是一次严峻的考验，广大档案工作者应树立大局意识、责任意识、服务意识，既做好各级党委政府、各部门（单位）防疫档案建档的指导工作，同时向社会各界广泛征集群众参与疫情防控档案，做好历史的记录者、见证者，做好档案资料的构建者、守护者，完成社会赋予我们档案人的神圣使命。

一、新冠肺炎疫情防控档案形成的特点

新冠肺炎疫情防控档案，是指在疫情防控及统筹推进疫情防控与经济社会发展工作中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的原始记录，与其他档案相比，具有以下几个特点。

一是形成的突发性。新冠肺炎疫情来势凶猛，属重大突发公共卫生事件，是一场同时间赛跑、与病魔较量的阻击战。由于这一阻击战是非常规工作，档案的形成具有突发性。对档案工作者而言，面临新的组织领导体系、新的工作任务、新的环境和新的要求，其档案制度建设、业务指导、沟通协调、档案收集整理、鉴定归档等都无经验可循，加上疫情档案形成速度快、数量多，前期工作显得仓促和被动。

二是资源的分散性。疫情防控工作是全民“战疫”，从党委政府到村庄社区基层组织，从机关到学校，从城市到农村，各级组织、社会各界全民参与，涉及的领域多、范围广，因而防疫档案资料形成于社会各个层面、各个行业，具有较强的分散性。再加上各部门一般没有专职档案人员，档案资料往往滞于各个科室或个人手中，缺乏集中统一管理，造成档案零乱分散。

三是类别的多样性。疫情防控工作是一项系统工程，涉及部门、行业较多，形成的档案类别呈多样性。从内容上看，有各级党委政府的重大决策部署、实施方案、防控措施、工作报告等文书档案，有医疗卫生机构形成的防控治疗和科研档案，有各行各业形成的群防共管档案，有宣传横幅、临时出入证、各类艺术作品、个人工作日记等实物档案；从形式上看，有照片、音视频、电子文档、网页信息、网络新媒体（微信、微博、短视频等）档案等。

四是收集的难度大。新冠肺炎是一种传染性极强的疾病，医务人员要全副武装才能进入病区一线，其他工作人员无法靠近，不能及时拍摄到医务人员救治护理的工作场面，给档案收集工作带来限制和遗憾。疫情防控工作中，各地区、各部门及参与者都处于忙碌和紧张状态，无暇顾及档案的收集归档工作，有些部门为了自身工作方便，不愿将经办的文件材料移交，不同程度上影响了档案的完整性。另外，民间形成的具有代表性的档案难以掌握，收集难度比较大。

二、新冠肺炎疫情档案收集与管理工作的建议

确保疫情防控档案齐全完整不仅是疫情防控工作的现实之需，更是档案部门的历史之责，要充分认识做好疫情防控档案收集与管理工作的重要性，主动介入、全程服务，记录好抗击疫情历程，讲好抗击疫情故事。

一要积极跟进，全程服务。档案部门要充分履行职责使命，积极跟进、靠前服务。档案工作者要主动全面了解疫情防控指挥部及相关职能部门的防疫情况，弄清工作流程和内容，掌握疫情防控规律和特点，对防疫过程所产生的相关文件材料进行认真分析。在此基础上合理制定疫情防控工作文件材料归档范围，有针对性地指导、协助各条战线上的疫情防控工作人员，做好档案资料的收集、整理、归档等工作，对疫情防控全过程档案进行跟踪服务。

二要主动出击，广泛收集。收集并保存疫情防控工作全过程形成的档案资料是档案工作者的职责所在，必须以高度的政治敏锐性和使命感，主动出击，广泛收集。一是全过程收集。防疫档案收集应当贯穿疫情防控工作整个过程，业务指导人员要根据疫情防控工作文件材料归档范围，全面下沉、紧扣重点，深入疫情防控职能部门，分类指导，精准服务，确保在疫情防控和复工复产过程中形成的各类档案得到及时有效收集。二是广渠道征集。疫情期间，一些非政府组织、基层单位、志愿者和普通百姓形成的具有代表性的档案无法按正常接收流程收集归档，但它们又是常规档案的重要补充，因而档案工作者要广泛宣传，借社会各界之力依法征集，确保疫情防控档案材料齐全、完整，使疫情防控档案更加立体、全面、丰富、生动。

三要严格标准，及时归档。疫情结束后，相关部门和单位要立即安排专人把握重点、集中收集、系统整理、及时归档。疫情防控文件材料的整理应按照《归档文件整理规则》的要求进行分类整理，声像档案、实物档案及病历档案等应按照国家有关规范标准整理，做到组件合理、分类准确、排列有序、编号规范。其中各级党委政府成立的防控工作领导小组（指挥部）及办公室为临时机构，下设若干个小组，将每小组作为一个机构，整理时可按年度－保管期限－机构分类法进行；医疗卫生防控机构和疫情防控重要职能部门因承担大量防控工作，形成的文件较多，可按年度－保管期限－问题进行分类整理。鉴于疫情防控工作较为重要，在今后较长时间甚至在人类历史中都有重要价值，保管期限原则上可以统一定为永久。经规范整理的疫情防控档案应在疫情结束后2～3个月移交同级国家综合档案馆，按照专题档案设独立全宗进行管理。

四要立足长远，构建防疫档案专题数据库。为满足长远需求，要将疫情专题档案纳入档案馆信息化建设体系，做好文件材料的加工整理和著录标引、数字加工等，建立“新冠肺炎疫情防控专题档案数据库”，实现全文检索，为应对未来可能发生的重大突发公共卫生事件提供完整、系统、准确的档案信息支撑。要积极探索运用大数据、云计算等新技术，提高疫情防控档案管理的信息化水平。要加强疫情防控档案信息资源共享，逐步将可公开的疫情防控档案信息上传网络，提供远程档案信息服务。

五要加强编研，优化开发利用。在此次疫情防控工作中，多地档案部门扛起责任担当、主动奋力而为，利用2003年抗“非典”档案资料为新冠肺炎疫情防控工作提供参考借鉴。火神山、雷神山两座医院“光速”建成使用，就是汲取了17年前小汤山医院的成功经验，档案在关键时刻发挥重要作用正是源于对历史记录的有效收集。档案部门要积极发挥档案资政的重要作用，深入挖掘疫情防控档案信息资源，加大编研力度，形成高质量的史料和资政文章，及时报党委、政府参阅，送相关部门参考，更好发挥档案的资政辅治作用。