牵引与联动—系统论视域下数字化档案的利用效益研究*

（山东大学历史文化学院 济南 250100）

“系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分合成的具有特定功能的有机整体”，[1]分为线性系统与非线性系统。线性系统的各类输入相加等于它的输出，系统要素之间是互不相干的独立关系；而非线性系统的输出与输入则不成比例，系统要素之间存在相互牵引的作用,难以准确预估系统的输出，正是这种相互牵引的作用,使得整体不再是简单地等于部分相加之和。“系统论是以某一系统和组成系统的各要素之间的相互关系作为主要研究对象，从整体上探究某一系统的结构、功能、行为和动态，以把握系统整体，达到最优的目标。”[2]从系统论的角度出发，数字化档案的利用系统是一个复杂的非线性系统，它具有目的性、相关性、整体性，各种要素之间有复杂的相互牵引作用，其中任一组成要素都可对系统施加影响，每一因素的变化都会牵引整体发生联动。

1 从系统的目的性维度看数字化档案的利用效益

系统的目的性是指“系统以追求有序稳定结构为目标的特性”。[3]数字化档案的利用系统要维持有序稳定的状态，必须在高投入的情况下尽可能提高其产出。“数字化档案信息就是社会信息化进程中效益追求在档案领域的直接产物”，[4]目前纸质档案的数字化工作在很多档案部门进行得如火如荼，以响应档案界“存量电子化”的号召。开展纸质档案的数字化需投入大量资金，从效益角度看，这一工作投入的价值就在于产出更多“满足程度”，实现数字化档案利用系统的高效益，即数字化档案对社会档案信息需求的满足程度大于进行档案数字化的投入时，此项工作才能被认可。

1.1 数字化档案利用效益辨析

数字化档案是档案部门开展档案数字化工作的成果，是通过将纸质档案进行扫描、加工，并完成信息著录后上传至档案信息管理系统后呈现的档案形式。

数字化档案的利用情况是检验数字化工作成效的重要指标，度量档案数字化工作成效的尺度是数字化档案的利用效益。数字化档案的利用效益就是数字化档案对社会档案信息需求的满足程度与档案数字化工作的投入之间的比值。简单地说这种利用效益就是数字化档案的“性价比”，比较理想的利用效益是用尽量少的投入换来尽量多的满足程度。在投入不变的情况下，利用效益的高低取决于满足程度的多少。这种满足程度无法准确用数字予以计算，但在提供利用的过程中，对于使用户获得良好的使用体验、提高他们对档案工作的认知和认可进而提高社会档案意识是很重要的。

1.2 数字化档案利用高效益的必要性

1.2.1 时代发展的要求

在新时代下，政务工作水平稳步提升，全国多个地方政府陆续推出“只跑一次”制度。曾经，社会公众对繁琐的办事办证业务满怀抱怨，没有高效与便捷可言，投入大量时间、精力成本，结果可能并不尽如人意。“只跑一次”制度的推出使人们享受到政府提供的绿色通道的便捷与高效，是政务服务前进的一大进步。“只跑一次”减少繁琐的手续，其背后是先进技术与海量数字化档案的支撑。档案进行数字化后，在某一区域乃至全国范围内实现信息共享，减化了以前需要跑多个部门办理手续、开具证明等繁琐程序。近期，电子驾驶证等电子证照信息成为人们讨论的热点话题，这给人们的生活带来极大便利，一部手机闯天下的时代又进一步。这是档案数字化工作在民生服务方面做出的突出贡献，是中国特色社会主义新时代服务人民的要求。

1.2.2 投入高回报的需要

档案数字化工作不仅需要进行大量的前期准备工作，后续的人力、物力、财力投入颇多，而且由于这一工作工程量大，需要持续进行投入。为了开展数字化工作，各单位投入了大量的资源，档案部门得到相关支持，获得数字档案馆建设专项经费方能进行档案数字化工作。档案部门开展馆藏档案数字化工作，投入大量资源不仅仅是出于对档案保护的考虑，更多是期待这部分数字化的档案能够得到充分、便捷的利用，产生良好的社会效益。如果没有高效益的回报支撑，这项工作就会成为一个没有活力的工作，且长期的低效益，会使投入者对该工作失去信心，进一步导致投入减少或不再投入。

除此之外，现阶段各单位办公基本已实现数字化，档案工作自然不能落后。紧跟社会进程进行的档案数字化工作，要得到社会的认可，必须让数字化档案的价值凸显，为社会提供区别于传统工作的、更加优质的便捷服务。

2 从系统的相关性维度看影响数字化档案利用效益的要素

系统内的各要素之间存在相互作用、相互依赖、相互制约的关系，系统内一个要素的变化会牵引整个系统产出不同程度的联动。数字化档案利用系统最初始的构成要素是数字化档案的价值，即该数字化档案对国家、社会组织或个人的有用性。其他构成因素主要包括制度与政策、档案工作人员的观念与能力、社会整体档案意识、数字化档案利用方式、档案管理系统功能模块的因素等等。这些要素看似剥离，实则是联动的，他们共同构成数字化档案的利用系统这一复杂的非线性系统，某一个发生变动，就会影响到数字化档案利用系统效益的高低。下面就影响数字化档案利用系统效益的初始条件，以及档案工作人员的观念与能力、数字化工作人员的素质和数字化档案提供利用的方式几个可控因素展开详细介绍。

2.1 数字化档案的价值

影响数字化档案利用系统效益的初始要素是档案的价值，即档案的有用性，档案价值含量直接影响到档案工作人员对它的重视程度和利用人员的利用频率。近年来，越来越多的档案馆通过数字档案馆测试，建成全国示范性数字档案馆。档案馆在申请进行数字档案馆验收测试中，有一条不得申请验收测试的要求：“馆藏纸质档案在50万卷以下但数字化率低于70%的，馆藏纸质档案在50-100万卷但数字化率低于60%的，馆藏纸质档案在100-150万卷但数字化率低于50%的，馆藏纸质档案在150万卷以上但数字化率低于40%的。”[5]从这部分工作数量来看，我国的档案数字化工作已经取得显著成果。但从全国范围来看，各级各类档案馆的档案数字化工作在数量方面需要进一步推进。另外，在档案的数字化质量方面，部分单位档案信息化工作进行较早，由于当时技术水平并未十分成熟，在扫描的清晰度等方面略显不足，这给实现单纯以数字化档案提供利用服务、充分发挥档案的价值带来了困难。

2.2 社会整体档案意识

社会对档案数字化工作的认识直接关系到此项工作是否开展，以及开展后是否能够被认可和接受，因此，社会整体档案意识是数字化档案利用系统中的又一关键要素。档案部门过去常被忽视，近些年随着从国家到地方对档案的重视，档案的查阅率不断提高，人们越来越认识到档案对于社会和个人的重要意义。社会对档案认识的提高给档案部门开展档案数字化工作创造了有利的条件，但是，由于档案的数字化工作需要高投入，档案部门无法独立承担这项支出，必须征得上级领导机关的支持和肯定，而在一些单位，档案部门仍被边缘化。而且，部分社会公众对于档案利用的认识，止步于查阅困难、必须到馆，即便能够远程查阅数字化档案，也对查阅的真实性与准确性抱有疑虑。要进一步推进数字化档案利用工作的开展，必须进一步提高社会整体的档案意识，赢得社会的支持。

2.3 工作人员的水平与能力

数字化档案的利用系统是社会服务大系统的重要环节，而这一支撑性工作自身又是一个大系统。这一系统中本单位的档案工作人员起到一个连接内外上下的核心作用，作为档案信息化工作的策划者、执行者与服务者，他们的工作态度、服务意识、服务方式和水平都会对此系统产生重要影响。档案信息化前期，档案工作人员需要确定进行数字化的档案种类与数量，在数字化公司与技术的选择上需要多方面调查了解，并进行好前期规划，向公司提出自己的要求、标准与期待的工作成果……这些工作内容对档案工作人员的业务水平与工作能力乃至技术知识储备等提出了相当高的要求。

除了本单位的档案工作人员外，数字化工作人员也是一个重要的影响因素。数字化工作人员是档案数字化工作的实施者，他们的专业素质关乎数字化档案的质量，对后续的数字化档案的利用产生影响。数字化工作人员大多由档案部门外聘而来，工作无需太多技术含量，但会直接影响到数字化档案是否可用与可用程度。我国目前部分档案馆存在工作人员年龄偏大的问题，对于信息化的认识乃至数字化档案的远程利用仍存在顾虑，且部分数字化公司将这份工作定义为简单的重复劳动，招聘的数字化工作员工学历普遍偏低，专业素质参差不齐。工作人员的水平高、业务能力强，能够保证数字化档案的高质量，将可以牵引数字化档案利用整个系统趋向高效益的进程，反之，则会导致该系统发生不良的联动变化。

2.4 数字化档案提供利用方式

2019年3月1日上线运行的“山东省档案目录中心”能够向社会提供山东省内各档案馆通过互联网向社会开放的档案的使用服务，不仅能够在线检索，还可实现远程跨馆利用。这是山东省档案工作取得的突出工作成果，为档案利用者带来极大便利。目前真正通过互联网向社会开放的档案数量不多，且多数档案馆数字化档案的利用基本限于本馆局域网，通过权限设置进行功能的授权。这种现象主要源于档案工作人员对于网络不安全因素的担忧，档案牵涉到个人隐私乃至国家机密，要实现档案在网络上的传递与使用，必须首先确定利用者身份，这牵涉到身份识别技术等的应用，在使用过后，需要有技术支撑及时删除有关信息，防止信息的泄露。科技的进步已基本能达到上述要求，但档案部门出于安全的考虑，多数止步于将数字化档案仅在内部局域网查询使用，而对于互联网层面的档案开放则相当谨慎。

3 从系统的整体性维度看提高数字化档案利用效益的策略

系统是一个有机整体，它具有单个要素所没有的优势与功能，数字化档案利用系统的构成要素如果配合得当，可以发挥系统整体的最佳优势。“充分利用信息化手段，对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合。”[6]这一要求从提出到现在，数字档案馆建设不断推进，档案信息化不断取得新成果。目前，全国示范性数字档案馆基本已将大部分纸质档案完成数字化。档案部门投入了大量资源完善数字化档案的利用系统，但从上述可控因素的介绍中，可以看出当前数字化档案利用系统的产出效益并不乐观。要使这一系统获得高效益，仍需进一步的努力，档案部门无法全面掌控这一系统的全部要素，但可以从可控因素入手，采取积极措施，牵引系统联动，使该系统最终产出高效益成果。

3.1 以“用”促“建”

以“用”促“建”，注重档案价值，及时发挥数字化档案的现实效用。档案信息化工作的开展，最终目的是为社会提供更加便捷的档案信息服务，方便社会各界对档案的利用，基于此，档案数字化工作必须立足社会利用需求。为了使档案的价值充分体现，在数字化过程中，除了注重突出自身特色馆藏的数字化外，应关注政策与制度的变动，在有限的数字化经费中，找到工作开展的侧重点。在数字化工作过程中，除了针对档案有用性进行重点选择外，还要密切关注数字化领域的前沿科技动向，在选择数字化公司或者档案管理系统过程中，择优使用，而非将关注点放在价格低廉方面。

3.2 开展档案数字化成果的宣导工作

“档案宣导是指档案工作者为获取各类资源、保障档案机构权益、提升档案工作水平而主动采取的宣传、推广、倡议、游说、沟通等行为。”[7]在档案数字化工作中，档案宣导应主要面向上级领导机关与社会公众。首先，产出需要有投入的支撑，档案部门想要取得数字化档案利用的高效益，必须首先保证能够对这一工作进行连续投入。档案信息化建设需要投入大量的资金，而且这个项目的投入是连续性的，档案馆工作人员有必要将档案数字化完成后产出的成果给社会带来的效益以及现阶段建设的必要性进行阐明，以引起上级领导机关的重视，获得认可与支持。其次，档案部门在社会公众中的固有印象是档案利用工作难以取得突出成果的重要原因，为此，档案部门应加强对数字化档案工作的宣传，向公众展示工作成果，宣传数字化档案使用的便捷性，并在实际工作中切实提供数字化档案的优质便捷服务，逐渐改变自身固有形象。

3.3 加强综合型档案人才队伍建设

档案馆工作人员年龄偏大是多数档案馆的普遍特征，这部分工作人员工作经验丰富、考虑全面、细心严谨。但面对数字化的浪潮，档案馆工作人员在适应新形势的过程中面临着一系列思想上的冲突。档案信息化与提供网络远程利用等工作面临不可避免的安全风险问题，使档案工作人员不得不思虑再三，部分档案馆甚至为此彻底放弃信息化工作。此外，档案信息化工作需要精通技术的专业化人才，以确保信息化工作顺利进行，这就要求新人的加入以增强队伍实力。另外，档案馆可通过定期开设讲座，了解最新档案远程利用建设成果、最新科技成果与档案工作的结合等，逐步开拓思想、进一步提高档案工作人员的信息化技能。

3.4 增辟数字化档案利用途径

数字化档案可利用计算机进行检索和浏览，它不仅能够提高档案工作人员的工作效率，而且能够为档案利用者提供远程利用服务，另外，还能够对需要抢救的档案进行再现。档案信息化的主要目的是方便利用，目前数字化档案使用便捷性的受益者主要是档案工作人员，档案利用者未能体验到最大便利。效益是产出与投入的比例，如果利用者长期感受不到数字化的成果，对档案馆的印象禁锢在是一个需要不断投入的部门，这对档案馆以后的发展将是很大的阻碍。针对这一现状，档案馆可参考山东省档案目录中心，初始阶段可就一部分利用频率较高的档案首先进行远程利用试点工作，通过向有关技术公司提出自身要求，包括要实现的效果与这一过程中严格的安全要求，并建立网络预警系统，增设智能服务中心，利用互联网技术，提供给利用者高效便捷的服务。

总的看来，数字化档案的利用系统具有复杂性与非线性，档案部门无法保证这个系统中的每个要素都按照自身所设想的目标行动，但应将自己可以掌控的准备工作做好，使数字化档案更好地被社会利用，尽力牵引这个系统发生联动，向高效益前进，使档案数字化工作得到更多的认可和支持。