责任·愿景·行动—档案利用服务的迭代升级*

梁艳丽 吴雁平

（1.新乡市档案馆 新乡 453000；2.开封市档案馆 开封 475000）

档案利用是指利用者到档案馆或档案室获取档案信息, 而档案利用服务则是指档案馆或档案室为满足利用需要向利用者提供档案信息。[1]档案利用服务是对档案利用需求的积极响应，是档案利用需求得以满足，档案利用得以实现的必要条件。档案利用服务决定了档案利用的数量、质量和效益，档案利用需求的变化也为档案利用服务的改进乃至迭代升级指明了方向。

尽管不同阶段档案利用需求的主要指向不同，档案利用服务的种类、方式、途径不同，但贯穿档案利用服务中服务主体（档案工作人员）、服务客体（利用者）的责任却是一以贯之、一脉相承的。

1 档案利用服务中主、客体的责任

1.1 档案利用服务中服务主体的责任

1.1.1 守住档案利用的安全底线

档案法律法规中关于档案利用安全的规定众多。相较于档案的收集、整理、编目等内部管理，档案利用中安全的不可控因素增加，更需通过法治力量、制度优势、人员能力、技术进步等守住安全底线。为便于管理和更好地保存档案，档案馆的档案是分级管理的。但是，在档案利用服务中，任何等级的档案在安全底线方面是不应该也不能够分级的。馆藏、室藏的珍贵档案、重点档案、高龄档案在利用中固然要加倍小心，一般档案的安全同样要高度重视。由于档案的唯一性和不可再生性，安全工作应当力求万无一失，安全底线务必要牢牢守住。

档案利用服务中的安全底线既包括档案的实体安全，也包括档案的信息安全。如浙江省公安厅档案数字化成果在上网共享前，由数源部门严格审核把关，部门主要领导签字确认，严防将敏感信息上网共享。2017年5月爆发勒索病毒事件，该省部分市公安局服务器遭受攻击，档案数据无法读取，经紧急启用备份数据，不到半天时间系统就恢复正常运行。[2]

1.1.2 守住档案利用的法律底线

档案利用服务中的法律底线指服务主体应严格遵守法律法规的规定，在法律的框架下开展工作，依法保障服务客体的权利，维护档案所有者、形成者、涉及者的权益。如青岛市档案馆在档案资料查阅单背面印制“查阅利用本馆档案资料须知晓下列事项”，第五条规定：为保护档案资料、维护知识产权，复印档案只限于和查阅目的直接相关的内容，复印图书资料不得超过该图书资料的十分之一。第七条规定：利用者可在著作中引用馆藏开放档案资料内容，但须注明来源和出处，全文引用、公布或用于展览、影像等，须经本馆同意并签订利用协议。无独有偶，美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆在数字档案馆建设过程中，均设置了隐私声明和版权声明。[3]

1.1.3 守住档案利用的制度底线

档案利用服务中的制度底线指的是服务主体应按照利用制度开展工作。不根据个人喜好、心情选择性地执行制度中的某些条文，不因为利用者的职务高低、影响力大小、与个人的亲疏、查阅内容的难易度、查阅数量的多少等因素忽略某些条文或随意增加限制性条件，不得出现不按制度执行，不按程序办事的情形。

1.2 档案利用服务中服务客体的责任

1.2.1 维护档案的安全

利用档案是利用者的权利，维护档案的安全是利用者的义务。在实体档案利用过程中，利用者不得涂改、伪造档案，不得损毁、丢失档案，不得随意转让档案，不得擅自销毁、出卖档案，不得因人为的、主观的因素威胁档案的安全。通过网络浏览、查阅、下载有关档案资料时，应遵规守法，不影响数据安全。

1.2.2 不得侵犯国家的、集体的和他人的合法权益

利用者在利用档案维护自身权益的同时，不得损害国家的、集体的和他人的合法权益。有些被利用的档案内容尚未公开且不宜公开，如涉及商业秘密、技术信息、个人隐私等。利用者在获准利用这部分档案时，应该遵守利用协议，只在特定目的、特定事项中使用，并不得擅自抄录、传播有关档案内容。此外，纪检监察、公安、法院、检察院、组织、人事等部门因公查阅有关档案时，也应遵守有关规定。

只有服务主体和服务客体都承担起应有的责任，档案利用服务才能依法、正常、持续、规范、高质量开展，档案利用服务的迭代升级才不会偏离“为民、便民、利民、惠民”的方向。

2 档案利用服务愿景

档案利用服务的“痛点”主要表现在四个方面：一是受档案移交进馆时间的限制，馆藏档案所属时期与现实相距十年乃至更久，让档案“为现实服务”打了不小的折扣；二是受馆藏、室藏档案资源的限制，馆际、馆室之间信息“孤岛”现象严重，异地查档耗时费力，在同一行政区域档案室内查找档案无从下手；三是档案利用服务被动性强，主动服务意识差，用户覆盖面小；四是线下查档时间限制性强，影响档案资源的随时获取。

针对档案利用服务的四个“痛点”，提出档案利用服务的四个愿景：全阶段可查、跨机构能查、多用户覆盖、全时段响应。

2.1 全阶段可查

档案全阶段可查的愿景，即移交档案机构与未移交档案机构的档案都在可查阅范围内。

受不同种类档案归档移交时间的限制，一个单位形成的、已整理完毕的所有档案并非都集中保管在档案室。档案工作负责机构应根据档案形成流程、运转机制、保管地点，结合各有关部门档案经手人员的岗位职责，统筹协调，制定档案室内、外保管档案，档案产生单位内部利用和对外利用的办法，努力实现档案的全阶段可查。

各有关单位应按照《政府信息公开条例》的规定，确保应公开政府信息在档案馆可查。

2.2 跨机构能查

针对档案馆际之间、馆室之间信息孤岛，缺乏沟通协调的现状，提出通过馆际联动、馆室协调、开展异地查档等措施实现档案跨机构能查的愿景。

2.2.1 馆际联动

交通的便利扩大了人们出行的范围，改变了家族世世代代乃至个人久居一地的局面。居住地与所要查的档案异地逐渐“常态化”。打破地域限制，实现异地查档成为利用者的“新期待”。

全国政协委员杨冬权曾指出：实现档案资源的社会共享，是网络时代对档案工作的必然要求，网络技术为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合，这需要各级档案部门积极把档案目录和档案原文数字化，并通过网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动……让利用者无论身处何处，都可以“一键利用”。[4]

2020年国家档案局中央档案馆技术部工作要点指出：推进全国档案查询利用服务平台建设工作。建立联通各级综合档案馆的档案查询利用服务平台，实现档案查询利用“一网通办”。[5]

上述讲话和要点对解决异地查档给出的方案不谋而合：基于网络的数据传输打破地域的限制，基于档案目录和原文数字化实现档案信息与实体的分离，基于档案查询利用服务平台的建设打破馆际之间的孤岛，建设异地档案查询的网络绿色通道。

2.2.2 馆室协调

档案馆和部分档案室是接收和移交档案的关系，和不在档案馆接收范围的档案室之间几乎没有联系。随着新机构的成立和档案形成单位的多元化，在不调整档案馆接收范围的前提下，为满足利用者的查档需求，帮助利用者锁定档案所在单位，了解查档须知，建立台账，了解并定期更新已有档案室的数量、分布、室藏档案种类、主要内容、联系人、查档方式等迫在眉睫。只有底子清、路子熟、制度全、响应快，才能实现馆室协调的愿景。

2.3 多用户覆盖

“只有在利用主体的权益受到影响，需要档案作为证据维护其合法权益的时候，利用主体才会有利用档案的主观愿望，进而采取利用档案的实际行动，在平时利用者是没有必要拿出证据来‘利用’的。同时，一旦问题解决，利用者在很长一段时间内不会有再次利用这份档案的需求，因为证据只要证明一次就够了，没必要反复证实，反复利用。”[6]由此可以概括出个人为解决特定事项查阅档案的三个特点：目的明确性、内容固定性、次数有限性。

这三个特点的得出基于档案的凭证价值，但档案凭证价值的指向与功能随时间的推移而逐渐变化。档案利用的多用户覆盖与个人为解决特定事项查阅档案的特点截然相反，利用目的不够明确，利用内容相对多样，利用次数没有限制。

2.3.1 档案凭证价值的指向与功能随时间推移而逐渐变化为多用户覆盖提供理论依据

档案因其记忆备忘的工具性特征具有凭证价值，但其凭证价值的指向与功能随着时间的推移而逐渐变化。如个人招工表：（一）形成时主要是单位履行职能的凭证；（二）对于要办理退休手续且个人与人事部门就工龄有不同看法的当事人而言，招工表能证明其参加工作的时间，对于维护自身权益，计算工龄有重要的作用；（三）对于已办理退休手续撰写回忆录时记不清招工时间的人员而言，招工表的功能只指向招工时间，与工龄计算甚至退休金的核算没有任何关系；（四）几十年甚至上百年后，当个人招工表用于展览时，其功能指向特定时期的就业情况：哪个单位负责招工、需要采集哪些信息、经办人、被招录人员如何确认信息、有关单位如何审核等等。此时，招工表对于具体个人的凭证价值依然存在，但人们的关注点显然不在被招录的个人身上，也不在招录的具体时间上，而在于那个时期，那个社会是通过何种途径安置就业的。

档案凭证价值的指向与功能随时间的推移而变化这一特性为档案利用的多用户覆盖提供了理论依据。颠覆了由利用主体维护自身权益才去查找档案这一限制性条件下正确命题的两种错误推断：只要自身权益没有受到影响，人们就不会去查找档案；只要人们不去查找档案，就不会接触档案。

2.3.2 接触档案为多用户覆盖提供实践可能

查找档案与接触档案是两个不同的概念，更是两种不同的行为。前者是主动的、有目的的对包含特定内容、信息的档案的查找；后者可以是主动的，也可以是被动的，可以是有目的的，也可以是无目的的，可以是对档案的浏览，也可以是对档案及其相关资料的深入学习与研究，可以是一次的，也可以是多次的。

正因如此，档案利用的多用户覆盖面对的有时是人的模糊需求乃至潜在需求。人们也许有过对某一人物、某一事件、某类群体、某段时期探究的想法甚至欲望，但限于档案信息的零散、个人精力、能力的有限等，这一需求被暂时搁置甚至无奈忽略。但是，如果这一需求被包括档案人员在内的工作者在恰当的时间，以一定的形式呈现出来，人们的需求就会由模糊变得清晰，由潜在变为现实，由被动变为主动。

2.4 全时段响应

档案馆、室受工作时间限制，工作日非上班时段和非工作日基本不开展线下查档服务。线下查档的时间、地点、接待能力受限制等因素制约了档案利用服务的提升。尤其是面对新冠肺炎疫情等极端情况的影响，在“封城”、“禁足”、“减少人员聚集性活动”的强制性防范措施下，线下面对面的查档陷入“停摆”的无奈境地。数字档案馆的建设、档案网络公众号、网站的运行，让“掌上查”、“网上办”、“随时找”成为现实，为全时段响应提供了可能。

3 档案利用服务迭代升级的探索与实践

面对利用者对档案利用服务产生的新期待，档案馆、室积极践行创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，基础业务和信息化工作互相促进，档案资源整合迈出更大步伐，档案利用方式更加便捷，不到档案馆就能查档案，在这个档案馆也能查到别的档案馆的档案不再是“特例”，档案利用服务的迭代升级不仅有愿景，更有行动。

针对档案全阶段可查、跨机构能查、多用户覆盖、全时段响应的愿景，档案机构积极开展政府信息查阅服务，馆际互查、馆室协调，推出展览、专辑，开通网络公众号、网站、手机App查阅等。

3.1 开展现行文件查阅，助力档案“为现实服务”

为满足利用者对现行文件利用的需求，档案人办起了“文件超市”，有的甚至建起了“数据大厅”，解了利用者的“燃眉之急”。

3.1.1 政府信息查阅中心

2002年7月，河南省新乡市成立行政服务中心，设立财政、卫生、税务、档案等多个窗口，实行行政许可、审批“一站式”服务。新乡市档案馆窗口工作人员办起了“文件超市”，无偿开展现行文件查阅及政策法规依据咨询工作。仅两年多的时间，就接待1.8万余人次。

2019年新修订的《政府信息公开条例》为各级国家档案馆加强应公开政府信息的收集与管理，持续开展政府信息查阅提供了法制保障。第十六条规定：各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。

3.1.2 数据大厅

2018年，山东省档案馆抓住省委、省政府大力推进全省政务信息资源整合共享的有利时机，在政府公开信息查阅中心基础上改造升级建成山东省数据大厅，整合共享全省政务信息资源，为各级各部门政务服务应用和辅助决策提供档案信息和大数据支撑。[7]

3.2 建立跨机构查阅机制，让利用者“少跑腿”

3.2.1 “朋友圈”内跨馆查档

近年来，市际、省际乃至区域档案馆推出的异地查档深受欢迎。如浙江省新昌县档案馆积极响应省档案局推出的“一网查档、百馆联动”和长三角区域的“跨馆查档、便民服务”工作。百姓要查阅浙江其他市县档案馆的民生档案，只需通过网络发起申请，从申请到审核办结，用时一般不超过5分钟。此举缩短了档案查询的距离，提升了速度，让群众享受到了实实在在的便利。[8]

3.2.2 馆室协调的特殊性与普遍性

《三爷的补助金》讲到一个馆室协调的案例：某省档案局工作人员托请某市档案局帮助查找老家远房邻居三爷曾经当兵的原始凭证，经协调几个区档案局、馆，最终在一个区的民政局查到三爷的入伍通知书和伤残等级证书。依据这两份档案和村里的证明、派出所加盖的印章，身在农村已经八十岁的孤寡老人三爷每月能够领取一百五十元钱的优抚补助。[9]

相较于上述案例利用个人工作关系查到档案的特殊性，浙江省新昌县档案馆的做法更胜一筹。新昌县档案馆把“只要涉及查档的事，就是我们的事；不管档案在哪里，都要给一个准确的答复”作为服务信条，探索建立“一站受理、全程帮办”的档案查阅全域服务。通过与有关单位建立联系渠道，及时联系档案所在单位并告知利用者，做到了查档“最多跑一次”。[10]

档案馆际之间的利用协议、区域档案馆的“一网查档”、馆室之间的联系机制，用技术的优势，工作体制机制的创新，为查档“跨”机构搭建了桥梁。

3.3 做好档案资源的深度挖掘和精准推送，实现多用户覆盖

文字无言，但记载过程；照片无声，但记录瞬间。零散的文件有内容但略显单薄，单独的照片有片段却缺乏情节。利用档案、接触档案是一场与时空的对话，是一种对完整事件的探索。将零散的档案有序串联起来，人物的成长变化得以显现，事件的脉络得到梳理，历史的面貌变得清晰。对档案的系统整理、编辑研究、深度开发、精准推送，目的在此，意义也在此。唯有如此，接触档案才不再困难，多用户覆盖才能实现。

3.3.1 满足地方区域性活动的情感需求

2009年，新乡市档案馆承办《牧野腾飞》——庆祝新乡解放暨建市六十周年经济社会发展成就展。观展期间，人流不断，好评如潮。参观展览后，人们纷纷留言：“看了六十年回顾，倍感亲切，新乡六十年是全市人民拼搏奋斗的六十年，盼新乡今后更美好。”“让腾飞的新乡与祖国同行，让可爱的家乡景色常新。”

3.3.2 契合全国纪念性活动的政治需求

在隆重庆祝中华人民共和国成立70周年之际，中央档案馆精选馆藏珍贵档案文献，推出“从‘五一口号’到开国大典”大型档案文献专辑。专辑选取档案文献200余件，包括“中共中央发布‘五一口号’”“新政治协商会议筹备会第一次全体会议”“中华人民共和国开国大典”等六大板块，集中展现了召开新政协、筹建新中国的历史进程。为人们重温光辉历史，理解共产党人的初心使命、鼓舞爱党爱国的巨大热情发挥了积极的作用。值得铭记的是，2019年中央档案馆公布《开国大典》彩色视频，在网络媒体一度火热，让广大网友由衷感慨：遇见“你”真好！

3.3.3 适应专题活动的教育需求

2019年，“不忘初心 牢记使命”档案专题文献展在全国各地普遍举办。在中央档案馆馆藏档案文献的基础上，各省、市档案馆增加本地有关内容，举办展览，使广大党员群众深受教育。从陈望道忘我翻译《共产党宣言》过程中感受到的真理的味道非常甜，到红军长征时发生的“半条棉被”的故事揭示的军民鱼水情，从“八七会议”的著名论断“枪杆子里出政权”到刘邓大军千里跃进大别山，从新中国的建立到中国特色社会主义建设……一张张照片，一份份文件，一段段解说，无不揭示出中国共产党的领导是中国特色社会主义最本质的特征，没有共产党就没有新中国，就没有新中国的繁荣富强。

档案利用服务多用户覆盖是档案部门落实共享理念的实践。活动成功与否主要受两方面因素的制约：对用户的需求的把握，对档案文献资料的挖掘、整合和推送。阅读与档案有关的文章、浏览与档案有关的视频、参观某一主题档案展览、翻阅档案编研产品、购买档案文创产品、参加档案主题活动、观看档案专题纪录片等等，都是接触档案——档案利用多用户覆盖的表现。

3.4 推出“在线”查阅，档案利用服务不掉线

通过手机App、档案网站、档案微信公众号等方式，突破了线下档案利用时间短、人数少、效率低等限制，实现档案的随时随地“在线”查阅。

3.4.1 手机App自主查阅

2019年7月，手机移动端查档利用App上线山东政务服务门户“爱山东”，群众通过手机即可随时随地享受到山东132家国家综合档案馆提供的统一、在线、跨馆、异地档案查询服务。[11]

3.4.2 多渠道“在线”

2020年初，江苏省苏州市档案馆做到新冠肺炎疫情防控和查档两不误。1月31日，该馆发出线上查档倡议书，为市民提供通过苏州智慧档案、苏州市工商档案管理中心微信公众号、官方网站预约、热线电话咨询等查档服务。据统计，截止2月底，接到查档需求234例，调阅相关档案471件，复制377页。[12]

4 展望——档案利用服务如何更好

4.1 “非朋友圈”档案馆、数字化程度低档案馆也可开展异地查档

在肯定跨馆查档、一网查档成效的同时，就全国范围而言，跨机构能查还存在 “线上”、“线下”两方面的难题。“线上”方面，各级综合档案馆档案数字化任务任重道远，全国档案查询利用服务平台建设也非朝夕之功，而要久久为功。“线下”方面，随着馆际联动的逐渐开展，地域、地区档案馆之间分散性的互查活动在展现其可行性、便捷性的优势的同时，“朋友圈”的连片扩大、计划性扩大，“朋友圈”与“非朋友圈”之间的壁垒如何打通，成为摆在面前亟待解决的问题。覆盖全国各级国家综合档案馆的异地查档利用服务协议签订既不科学也不现实。尽管各地综合档案馆档案数字化进程不一甚至程度悬殊，但是只要“非朋友圈”综合档案馆都开展异地查档服务，借助电话、传真、微信、邮箱、网站、公众号等，在快递日益“给力”的时代，无需限定市际、省际、区域，无需签订那么多的异地查档服务协议，无需互相审核、出证，异地查档、函寄证明是能够轻而易举实现的。

4.2 档案全域服务面临的“三道关”

毋庸置疑，浙江省新昌县档案馆档案查阅全域服务的做法超出了“以所管理的档案”提供服务的范围。借鉴该做法、复制该经验至少面临三道难关：一是领导关。档案馆主要领导能否凭借个人能力，或者借助一定的力量做好与所在行政区域内档案形成单位的沟通协调，决定着档案查阅全域服务能否开展。二是制度关。档案馆能否与区域内档案形成单位在充分协商的基础上，就室藏档案类别、年代、数量、内容，单位地址、档案工作人员信息、联系方式等内容的上报、及时更新、信息沟通、工作开展等形成制度，决定档案查阅全域服务开展的范围和成效。三是人员关。涉及跨机构查阅的档案馆经办人能否及时判断出，或借助一定的工作机制锁定所查档案的形成单位，与有关人员及时顺畅沟通并得到有效反馈，决定“最多跑一次”的结果。

4.3 对接触档案重要性的认识决定档案利用服务多用户覆盖的实现度

相对于接触档案，现行的档案利用服务更重视目的明确的档案查阅。重视后者没有错，但将眼光、思路、重点都放在后者上，对实现档案利用服务多用户覆盖有害无益。让更多人有机会、更便利、多途径地接触各种形式的档案文化产品，参与档案主题活动，既是对档案公共文化属性的一种宣传与实践，也是提高社会档案意识的有效途径，更是实现档案利用服务多用户覆盖的必由之路。

5 结语

在档案利用服务中，利用主体、客体都应担负起应有的责任。档案利用全阶段可查、跨机构能查、多用户覆盖、全时段响应的愿景在各级档案机构的积极应对和档案工作人员的共同努力下，已初现成效。档案利用服务的迭代升级，关键在于正视利用需求，拥抱新技术发展，更新工作理念，创新工作机制，完善工作制度。