事业单位人事档案的管理与保密初探

■ 黄 雅

事业单位的人事档案信息记录个人从事社会活动的所有相关信息，是培养和选拔人才的重要参考资料，随着科学技术的发展，做好事业单位人事档案的管理和保密工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。既然要利用档案资料，就涉及到利用过程中人事档案的安全和保密的问题。档案的保密工作是档案管理工作的重要内容，因此，必须加强领导重视、制度保障、严格管理、合理利用，要处理好管理利用和保密的关系，切实发挥人事档案资源的价值，确保人事档案的完整和安全。

1 事业单位人事档案管理的对策

事业单位人事档案作为考查选拔人才的重要依据，经过长期的实践和不断完善，发挥的作用越显重要。实践证明，事业单位人事档案在单位人才培养、合理配置、优化结构等方方面面成为了管理者的参谋与助手，提高了工作效率，发挥了最大效能，使事业单位在现在和未来的竞争中立于不败之地。要做好事业单位人事档案的管理工作，需要注意以下几点。

1.1 创新思维，夯实基础

在事业单位中，传统的人事档案管理工作仍然保持单一的收集、整理和统计资料，并没有对组织和用人单位社会和经济效益的提升起到显著的促进作用。具体表现在日常档案管理工作中，档案管理手段也相对落后，不能适应于当前的信息化社会发展的实际需求。部分工作人员没有进行专业的人事档案分类整理的培训，人事档案管理的方式方法落后。同时，部分人事档案管理人员往往身兼数职，对于档案管理投入不够，降低了档案管理质量。因此，必须建立起事业单位人事档案管理达标升级与考核机制，对事业单位人事档案工作实行定性、定量考核，以推动事业单位人事档案管理工作向规范化、制度化和科学化发展，严格对事业单位人事档案软硬件设备进行把关，做好定期检查与督导等相关事宜。

1.2 收集管理，完善功能

随着社会的发展，事业单位的价值就是人才，而科学的单位人事档案管理必将促进人才发展，这无疑是推动事业单位可持续发展的重要基础。要做好事业单位人事档案管理工作，必须注重单位人事档案的材料收集，提高单位人事档案管理工作的实际水平。

1.2.1 收集单位人事档案材料的人员必须掌握单位人事档案管理工作的基础，更要根据相关的标准和事业单位的内部管理要求进行。伴随着经济体制改革的不断推进，事业单位的干部体制改革、人事考核机制、专业技术培训等需要归档的人事材料非常多，这也给事业单位人事档案管理工作人员提出了新的挑战。档案管理人员应第一时间收集好各种材料，并按照一定的原则进行整理，同时还应认真对材料的真实性进行鉴别。对于与相关规定不符的档案进行筛选，如果存在手续不全的材料必须及时退回，以保证人事档案能够真实地反映当事人的实际信息。

1.2.2 事业单位还应积极提高人事档案管理的利用率，完善事业单位人事档案的功能。一方面要对档案中原有的部分进行保管，另一方面还应对人事档案的内涵进行扩大。例如，在事业单位人事档案管理中针对某一个职工的档案内容应包括职工的医疗保险、失业保险、养老保险等信息，更要注重员工业绩的记录，还应适当增加一些能反映职工真实情况的材料。此外，针对事业单位人事档案管理工作还应对相关人员、部门等的实际需求进行功能完善，从而使得事业单位人事档案工作能够更好地服务于单位的其他工作，从而提高其利用率。

1.3 与时俱进，同步强化

对于事业单位人事档案管理工作，要认真做好材料收集、严格检查核对，并做好档案的归档、保管、查阅以及传递等相关工作。通过建立完善的人事档案管理制度，规范相关人员的行为，坚持做到移交合格，对于不符合要求的人事档案不予接手，未经审核的个人材料不得递交，严防涂改造假行为出现。由此可见，传统的事业单位人事档案管理工作涉及的项目多、内容复杂且整理、保管等需要的资源较多，这也要求从事人事档案管理工作的人员转变传统方式，不断提高其综合素质，推动事业单位人事档案管理的信息化建设。而随着信息技术的发展，利用先进的现代信息化手段进行事业单位人事档案管理，已经逐渐成为一种趋势。

2 事业单位人事档案保密的要求

事业单位人事档案材料具有权威性、连续性、保密性，属机密材料，只能在一定范围内保管和查阅。《干部档案工作条例》中强调：在管理工作中必须坚决贯彻执行党和国家的保密制度，严密保管，保证干部档案的绝对安全。因此，事业单位干部人事档案的保管工作直接关系到党的机密安全。所以，在档案管理中必须严格保密制度，档案应由组织人事部门负责保管，任何个人不得私自保存他人或自己的档案材料，确保档案材料的绝对安全和准确无误。要做好事业单位人事档案的保密工作，需要注意以下几点。

2.1 实现管理规范化

档案管理人员必须严格遵守管理制度。掌握其规律性和规范化要求，在规定范围内运作，防止档案的遗失或泄密。必须做到：单位人事档案一律不外借，需查阅档案的人员必须持单位介绍信，填写借阅审批表，签全名，经分管领导同意签字后，方可就地查阅。

2.2 严格审核制度化

在整理档案过程中，对不归档的材料，必须妥善处理。主要方法有转、退、销毁。对需转或退的材料要认真鉴别，进行登记：内容包括材料名称、件数、时间、原因、单位领导签字等项目。登记表各执一份备查；对需销毁的材料，要填写销毁材料登记表，内容包括：姓名、工作单位、材料名称、件数、销毁理由、鉴别人、审批人、销毁人、监销人等项目，记录准确、清楚扼要，便于查证。销毁方法有：碎纸、焚烧等，且必须干净彻底，不留纸片，残角，确保保密安全。销毁前对销毁材料要逐份登记、核对、谨防错登或漏登，要确切地反应销毁材料的内容、特点。销毁过程中必须有监销者二人以上，并认可签全名。在没有监销人的情况下，任何人不得私自销毁事业单位人事档案。

2.3 确保环境安全化

安全维护事业单位人事档案的完整无缺，不得损坏、丢失，内容不得失密、泄密。因此必须做到专人保管，责任到人；专柜保管；专室保管。其中专人负责是关键，专柜和专室是做好档案安全保密工作的重要物质基础，使档案保管环境安全有序。

3 正确处理管理与保密的关系

过去事业单位人事档案的开发利用滞后，影响了档案工作的发展，跟不上人事制度改革和信息时代的要求。目前办公自动化、网络化等新技术的应用给事业单位人事档案管理带来了一些新的挑战和机遇，对事业单位人事档案管理工作提出了新的要求，办公自动化代替了过去陈旧的手工操作方法，使事业单位人事档案管理更科学、便捷、规范。但是仍然代替不了原始档案的整理、归档，同时也要防止黑客入侵。因此必须处理好管理利用与保密的关系，必须依法治档，利用时必须保密，增强安全防范意识，防患于未然，在坚持原则的前提下，大胆探索，为事业单位的发展服务，为领导决策服务。同时，加强档案管理人员的队伍建设，保持档案管理人员的稳定性，提高其积极性、主动性、保密性，使档案利用达到最大限度，安全防范达到最佳状态。

保存事业单位人事档案的目的是为单位的人才管理、人才选拔、人才使用等工作提供更好的服务。事业单位人事档案如何在单位管理中得到有效利用，是人事档案工作的主要任务之一。我们应该清醒地认识到，事业单位人事档案管理工作不是为了档案而管档案，而是使这些资料能够很好地为事业人才开发与管理工作服务。要发挥好事业单位人事档案的作用，我们就必须创新人事管理工作，建立健全各级审批制度，完善借阅使用手续，在充分发挥档案资料作用的同时，做好相关保密工作，确保单位核心人员信息的不丢失、不泄漏。要做好事业单位人事档案的有效利用和保密工作，仅有各项规章制度是不够的，因此必须提高个人综合素质。首先要不断提高事业单位人事档案管理信息化水平，使档案资料更好地服务于人才管理与开发。其次是要坚持不断地学习相关学科知识，提高业务能力，掌握现代化管理知识，提高处理问题的速度，在安全和保密的条件下，更好地进行档案资料的有效利用，才能适应事业单位人事档案工作发展的需要和企业发展的需要。

总而言之，制定规范的事业单位人事档案管理制度，加强人事档案管理工作的收集整理，完善相关功能，提高其利用率，引用先进的信息技术运用在人事档案管理中，同时处理好管理与保密的关系，就一定能实现提高人事档案管理工作的效率和资源利用，使人事档案管理工作更好地服务于事业单位经营管理，从而促进事业单位的可持续发展。