浅析档案信息资源建设中病态档案信息的成因

■ 汤黎华

档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，日益成为国家经济建设、科学文化和事业建设的重要资源之一。随着政府信息的公开，公民意识的不断增强，社会对档案信息的需求也日益增加。这些都要求我们档案工作顺应时代发展，适应社会需求，不断加快档案信息资源的开发和利用，及时有效的满足社会需求。然而，我们在档案信息资源开发利用的过程中，却出现了许多病态档案信息，这使得人们在信息化的道路上付出了许多不必要的成本和代价，阻碍了档案信息资源开发和利用的进程。我们尝试着分析档案信息资源开发中病态档案信息的成因以及它所造成的危害，从而期望能找到控制病态档案信息的方法，促进档案信息资源的良性开发利用。

一、病态档案信息的危害

随着信息技术的发展，档案信息的传播越来越便捷，档案信息的存储越来越呈现高密度的大容量的倾向，计算机多媒体技术在档案信息资源开发中的广泛应用提高了服务的质量和效率，也带来了新的挑战和危机。而这种危害和影响因为现代高科技的信息技术的应用而比传统的纸质档案更大，来得更猛烈。在IBM 和Ponemon Institute 发布的《2015年数据泄露成本调查：全球分析》中指出“参加研究的350家公司的数据泄露平均总成本从352 增至379万美元，每条丢失或被窃记录（包含敏感和机密信息）的平均支付成本从2014年的145美元增至2015年调查的154美元”。[1]近年来，档案信息泄露造成的灾难性事件和社会恐慌层出不穷。例如：2007年，英国海关及税务总署保存的两张电脑光盘遗失，里面保存着大约2500万份个人资料。内含英国所有拥有16 岁以下孩子的家庭的详细情况，包括他们的姓名、住址、出生年月、国民保险账号及相关的银行账号等。[2]2018年，警方侦破一起新生婴儿信息倒卖链条。某社区卫生服务中心工作人员徐某，掌握了某市妇幼信息某管理系统市级权限账号密码，利用职务之便，累计非法下载新生婴儿数据50余万条，贩卖信息数万余条。[3]这些事例和教训给沉浸在现代高科技信息技术应用所带来的巨大喜悦的我们一个严厉警告，提醒着我们——现代信息技术在档案工作中的应用是一把双刃剑。

病态档案信息不仅仅单指档案信息的泄露，也包括档案信息资源开发利用过程中不正当的利用档案引发的危害，档案信息系统的不正确使用导致的档案信息误删现象，伪造档案数据的现象以及利用这些档案信息所引发的一系列危害以及档案信息系统设计不完善所导致的信息孤岛、信息冗余现象等等。而档案工作是社会管理中最为基础的工作，它影响到人们生活的方方面面。特别是部分档案数据会作为社会决策制定的重要参考。由此可见，病态档案信息的危害深远而重大，涉及政治、经济、社会生活等方方面面。病态档案信息问题是一个有着普遍意义的社会现象和问题。

二、病态档案信息的内涵

（一）病态信息的定义

要掌握和控制病态档案信息的产生和危害，首先要了解病态档案信息这一基本概念。病态档案信息的概念是笔者从信息学的病态信息概念中引用过来的。病态信息[4]概念的提出，起源于全军某MIS 数据质量问题的研究。术语的发展经历了“假数据”、“异常数据”、“病态数据”和“病态信息”四个阶段。目前对于病态信息较为公认的定义是指：不能很好地、直接地满足使用要求的信息集合。所谓“能不能满足使用要求”可以归纳为三个层次的问题，即：有没有、能不能用和好不好用的问题，其相应地表现为信息集合的不完整、不适用、不好用，以及假信息等四个方面。[5]因而我们可以这样定义病态档案信息，病态档案信息是指档案信息资源开发和利用过程产生的不能很好地、直接地满足使用要求的档案信息的集合。包括档案信息失真、虚假档案数据、异常档案数据、档案信息超载、档案信息冗余、档案信息污染以及档案信息孤岛等等。

（二）病态档案信息的分类

按照不同的分类标准可以得到不同的分类。目前，病态档案信息主要有以下几种分类：

1.按照组成要素分类。病态档案信息的产生来源主要有：档案信息资源开发和利用的制度管理、人员及组织机构、档案信息管理系统以及档案信息系统环境。

2.按照档案信息管理系统的结构要素分类。可以分为档案信息输入、处理、存储、输出与环境。

3.按照档案信息的病因分类。可以分为：原始档案信息是病态的；档案信息加工过程是病态的；因社会需求变化而导致原档案信息不能满足使用需求的情况。

4.按照客观性分类。可以分为客观原因、主观原因。客观因素包括社会认识水平、信息技术缺陷、自然环境等等。主观因素主要是指档案信息开发主体、利用者和信息系统开发者三方面。包括档案机构的组织制度、档案工作者的工作态度、档案工作者和利用者的个体能力缺陷、不正确使用档案信息系统、档案开发者的档案信息系统设计的不合理等等。

当然不同人认识事物的角度是不同，分类的标准也有差异。但是病态档案信息的产生往往是多方面因素共同作用的结果。

三、病态档案信息的成因

病态档案信息的分类是研究病态档案信息成因和控制方法研究的基础。在这里，我们主要尝试从主客观性的分类角度来解析病态档案信息产生的原因。

（一）客观原因

1.社会信息能力的不足。社会信息能力是指社会群体在某一历史条件下获取、存储、处理、应用信息的能力。其中主要是认知水平的不足。认知水平的不足主要是指社会对档案认识水平的不足。包括认知水平的相对性，人们普遍的认知水平和最高认知水平等等。我们知道人们对于事物的认识是随着时间的推移而不断深入的。按照一般的理解，只有完全认识档案信息资源后，我们才会涉及档案信息资源的管理利用系统，也就是说是认知水平最高的人来建设档案信息系统。然而实际的情况却不是如此。我们往往是在还未充分认识的情况下就已经开始着手档案信息系统的建设。档案信息系统的建立是参照人们普遍的认知水平建立起来。这种不对应性导致了在档案信息化建设过程中，对档案信息安全、档案信息系统的安全等级等存在认识不够等问题。这种信息能力的不对称性也会导致病态档案信息的产生。

2.网络技术的局限性。网络技术的发展，打破了时间和地域概念的限制，极大的加速了信息的流动，使得网络中的信息可以被广泛的传播和使用，使信息资源整合和共享成为一种可能。但是网络技术在给人们的生活带了好处的同时，也带来一些弊端。任何人都可以对信息进行复制和修改。只要你拥有足够的技术，你甚至可以侵入别人的计算机里获取你想要得信息或者修改信息。由于网络技术本身的局限性，导致网络侵权，病毒传播等现象的盛行，导致档案信息的安全问题，引发病态档案信息的产生。

3.计算机软硬件的不完善性。计算机软硬件虽然和过去相比，其寿命有了极大的提升。但是软硬件的寿命总是有一个限度的。另外在使用的过程存在不同程度的磨损，人为的不正确操作和使用等都会大大降低软硬件的使用寿命。这些软硬件一旦损坏，档案数据库和档案数据就会完全丢失，会造成巨大的损失。另一方面，计算机设备的更新换代的速度相当的快，导致了许多档案数据的不能正确读取和利用。而这些高科技设备的寿命与传统的纸质档案相比较，寿命也更短。这些也在一定程度上成为病态档案信息的成因。

4.社会环境因素。档案信息资源的开发和利用受到社会环境的影响。科学文化因素在一定程度上决定了社会的档案意识水平和对档案信息资源开发利用的水平。政治稳定，经济发达，科技水平较高等因素都能在一定程度上促进档案信息的开发和利用，反之则是抑制人们对档案信息利用的需求。不同的社会环境和历史时期，人们对档案的利用需求是不同的，原有的档案信息不一定能恰好满足使用需求的情况，这也会导致档案信息使用和需求的不对称，形成病态档案信息。

5.档案的特殊性。档案与其他信息资源（图书、文献、文件等）相比，它具有原始记录性、真实性、保密性。档案的原始记录性决定了档案的真实性。但是纸质档案被数字化了，可以更改，复制使用，其原始记录性和真实性都受到威胁。档案的独特属性还在于档案是有密级，不同的密级有不同的保管期限。对外开放的范围也不同。社会公众虽然都可以利用档案馆的信息资源，但是档案的开放是建立在保密的基础上，不像其他的文献资料，不存在保密期限的问题。只有不涉密的，已经开放的档案才能给公众利用。因而，判断档案信息的密级和在档案信息系统中设置权限等问题就成为一个难点。档案工作者在档案鉴定、利用、开放过程中对档案信息的认识不足，对档案信息重要性、安全性的判断不足，也容易造成在档案利用过程总出现信息泄露或是不正当利用的问题。

（二）主观原因

1.档案部门自身的原因。

第一，档案工作者素质问题。档案工作者是档案信息资源开发和利用的主体，档案工作者的素质的高低决定了档案信息资源开发的程度和利用情况。从而决定了档案价值的实现程度。目前档案信息资源加工水平和输出能力比较低已经成为档案信息资源开发利用的瓶颈问题。另外，档案工作者素质的高低也决定了原始档案信息质量的好坏。高素质的档案工作者能够在一开始就把病态的原始信息排除在外，选择正确的档案信息进行加工。同时也能避免信息加工过程中的病态信息的产生。第二，档案工作者的职业态度。档案工作者对待本职工作敷衍了事的话，那么在工作过程中容易产生各类错误，包括档案信息的误删，档案信息输入的不完整，档案信息系统的操作与使用不善，在档案数字化过程中挂接错误等等问题。任何一个环节的遗漏都会导致病态档案信息的形成。第三，档案部门管理制度缺失和监管不到位。在实际档案工作中，一方面存在档案管理部门缺乏完善的规章制度来约束档案工作者。另一方面也存在制度落实和监督的缺位。导致虽然有制度，但是没有起到应该发挥的作用。管理制度缺陷是目前病态档案信息产生的主要原因之一。我们在上文提到的一些档案信息灾难性事件很大程度在与制度管理问题。如果能够很好的落实各项管理制度，按照正常的传输途径，就不会出现档案信息泄露等问题。

2.档案利用者的原因。

档案利用者信息能力的制约。档案利用者的信息能力是指他们检索、获取、选择、吸收信息的能力。目前，除了学者和研究人员外，多数档案利用者的信息能力较弱，这导致了很多档案信息资源不能被很好的利用或是检索出来，形成档案信息无法充分利用的情况。同时由于信息能力的不足，在使用过程中也容易对档案信息系统等造成一定的损害。同时档案利用者对信息安全的意识较弱，因而在档案信息使用过程和二次利用过程中容易出现信息的泄露等情况。

3.档案信息系统开发者的原因。

档案信息系统的质量对病态档案信息的产生有着重大的影响。而档案信息系统的质量很大程度上取决档案信息系统的开发者。档案信息系统的开发者往往是计算机领域方面的专家，而非档案学方面的专家。他们对与档案工作和档案了解较少，因而很难在设计信息系统的过程中完备的考虑各个方面和问题。因而容易出现各类偏差，其中包括规划缺陷、管理缺陷、分析缺陷、设计缺陷、实施与维护不当等等。这些问题是导致了档案信息系统本身的缺陷，也很难通过管理制度的完善、档案工作人员素质的提高、社会档案意识的增强等来弥补。在档案信息系统设计的任何一个环节出现问题都会导致病态档案信息的产生。因而，选择合适的档案信息系统开发者是档案信息资源开发利用中很重要的内容。

病态档案信息的产生是一个比较复杂的问题。其中影响的因素有很多。很难一下子说明清楚。档案信息资源开发和利用中的病态档案信息问题需要大家的共同努力和更加深入的研究。从而找出有效的控制途径和检测方法，减少病态档案信息的产生。