如何在新形势下实现高校档案管理工作创新

文·李娟

近几年，我国科学技术发展迅猛，越来越与各类经济和管理活动密不可分。在此大环境之下，高校档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，面临着全新机遇和巨大挑战。若想在新趋势中摆脱导致高校档案管理水平无法提升的障碍，就必根据时代发展特色，分析当前管理体系的不足，再融入创新精神，对管理制度进行深入改革，形成高效管理模式，进而提高档案管理水平。

一、新形势下高校档案管理工作面临的主要问题

（一）高校领导对档案管理工作缺乏必要的重视

其实，现在已经有许多高校知悉档案管理工作的作用，但由于种种原因对其重视程度较低。对高校领导而言，即便档案管理工作处理得再好，也无法获得可量化的经济收益，亦无法改善高校的社会形象，因此虽然重视该部分工作却不会投入过多精力，甚至有部分高校领导层在该思想的引导下，认为高校档案管理工作只需满足形式化、场面化要求即可。在分配资源、资金时，也忽略了高校档案管理。导致该部分管理工作的投入资金减少、薪资水平也比较低，工作质量低下。

（二）档案管理工作者业务素质偏低

与其它工作相比，高校档案管理属于比较单一繁琐的工作，很多人因其乏味而不愿选择该岗位，尤其是年轻人，对其更无兴趣，因此大部分高校档案的管理者多数为中老年人或技术水平较差的员工。这部分人员普遍素质水平偏低，很难快速掌握现代化信息技术并妥善运用；工作时间较长，固守传统意识强，不愿意投入更多精力去创新工作方式，导致工作效率低下，无法在短时间内完成高质量的管理工作。

（三）档案管理信息化水平低

目前，许多高校档案均为纸质档案，需花费较多的人力物力对其进行分类、整理、检索、管理。虽然部分高校已采购信息化设备、引进信息化管理系统，但由于利用频率较低，经常被忽略或成为摆设。究其根本，是由于电子档案管理的普及度较低，许多档案管理者根本无法深入了解并掌握计算机专业知识，面对电子档案系统时，操作手法生疏，无法提高效率。

（四）档案管理制度欠缺完善合理

据调查，我国仍有大量高校未制定符合本校特色的档案管理制度，对哪些资料需整理归档、归档所选用的纸张、装订方式以及若采用电子管理系统所提交的电子档案文本格式及整理期限等均未做出详细规定，使高校档案管理不规范、不统一。

二、新形势下办公档案管理工作创新建议

（一）创新管理思想，提高对高校档案管理工作的重视程度

最终结果的决定性因素在于行动，行动的决定性因素则在于态度，态度的决定性因素在于思想。高校应对档案管理思想进行创新，摒弃落后于时代发展的观念，重视高校档案管理工作的开展。比如，对档案管理模式进行创新，使之更加规范化。加强档案意识，认识到档案在记录过往发展经验、传承优秀文化传统方面所起到作用，让高校在发展的过程中拥有更为强盛的竞争力。将高校档案管理工作列入全方位发展规划中，并在资金配备和人员调整上给予倾斜，等等。从管理层面上为档案工作的良性发展开辟道路。

（二）创新档案管理人才团队建设工作，提升档案管理工作者素质

强化档案管理队伍的建设，促使档案人员业务素质和职业道德的双提升，以保证档案管理工作顺利进行。比如，创新人才培养机制，组织相关的培训，使之了解档案业务知识和计算机常识技能；培养档案工作者自我提升的意识，使之能够自主学习、主动学习、长期学习，掌握先进的管理经验，并不断充填自己的知识含量，保证档案工作质量优、效率高。比如，可以根据实际情况，调整现有的队伍结构，鼓励年轻员工投身到档案管理事业中，为其提供优秀的工作氛围，并可按照工作绩效设置福利待遇。通过工作的良性开展，吸引人才，培养人才，为档案工作发展提供人才储备。

（三）创新档案管理工作方式，加快档案信息化建设步伐

鉴于档案信息化管理的巨大优势，高校应采取积极的态度加入档案信息化建设大潮。应在广泛调研及考察的基础上，引进先进的档案信息化管理系统，配备所需要的软硬件设施，构建档案信息化管理平台。应优先信息化处理那些价值相对较高的档案，等技术水平达到一定程度后，再广泛推广使用，让纸质档案到电子档案的过渡趋于稳定。应广泛利用微博、微信、公众号等新媒体，加大档案信息化建设的宣传力度，让领导及员工能深层次地了解对档案信息化建设的意义和作用所在，从而对档案信息化建设起到推动作用。