浅谈基层检验检测中心档案管理

文·张元元

检验检测是依据检验标准对食品、药品、农残等进行质量判定的一项技术工作。检验检测档案主要包括食品标准、药品标准、生化检查原始数据与报告、检验检测原始数据与报告等内容。这些检验档案种类教多、内容丰富、专业性强，可以为监管部门提供技术支撑，预测检测结果的准确性和可靠性；也可以帮助检验者查缺补漏，并为之后的检索查证保留证据。既有助于解决消费者与生产者之间可能出现的纠纷问题，也有助于帮助消费者追溯源头，监督生产者和经营者的经营合法性。但因种种因素所限，有很多检验检测档案目前并没有得到妥善的分类和保存，因此如何使检验检测档案工作更加规范化、标准化、制度化，发挥其应有的作用，就成为基层检验检测中心档案工作者必须思考的问题。

一、检验档案管理工作中存在的问题分析

（一）信息资料分散保管，收集不及时、不全面

检测档案每年产生的文件、记录、报告很多，但目前收集不全面、不规范问题比较严重。由于检测的对象不同，各类检测由各科室分开进行，所形成的资料也是各管各的。如《检验检测机构资质认定评审准则》第4.2.7条规定：检验检测机构应建立人员技术档案，这些档案由人事科管理。第4.4.4规定：检验检测机构应建立仪器档案，这些档案归检验科室管理。第4.5.1 条规定：检验检测机构应建立质量体系文件，而这些文件属业务科室管理。这就造成了检测资料保管上的分散性，达不到统一管理的要求。

（二）职责不清晰、人员素质有待提高

档案管理制度职责不清晰。在基层检验检测中心，一般按照实验室资质认定及质量手册相关的要求，制定日常管理制度及各岗位工作职责，但对档案工作职责、档案管理要求较为模糊、不够明确，甚至无明确的考核标准。由于体制原因，基层检验检测中心严格控制人员编制，档案管理部门缺乏专业型人才，有的单位甚至没有专门的档案管理人员，而是由技术人员兼职，导致档案管理人员素质良莠不齐。档案管理职责不明确，加上档案人员缺乏和专业素养的缺失，使档案基础管理作用无法发挥出应有的效能，制约了基层检验检测工作的进一步发展。

（三）信息化水平滞后、利用效率低

目前大多数检测中心的档案管理技术水平比较落后，仍然停留在传统的手工管理模式上，档案信息的载体也多为纸质文件和音像资料。随着时间的推移，大量的文书、档案原件堆积，电子文件数据未分类，整理起来比较困难，检索查证效率极低。随着信息时代的到来，档案管理信息化建设已势在必行。但由于管理理念陈旧，经费有限，许多检测中心尚未认识到档案信息化建设的重要性，未意识到档案管理对于先进信息技术手段的需求，管理技术手段落后，硬件、软件设施配置不足，档案信息化建设受到制约。

二、做好检验检测中心档案管理工作的举措

（一）提高认识，凝聚共识

由于基层检验检测中心的档案管理工作数据量大，不但任务繁重而且枯燥单调，所以要求档案工作者认识到档案工作的责任和使命，认清检测档案管理对检测工作的重要性，始终保持饱满的精神状态，以最专业的素养、最饱满的热情投入到工作中去。要采取多种形式，开展档案法制宣传教育，增强领导班子及全员的档案意识，形成保护档案资料就是保护检验结果、保护自身利益，加强档案管理，就是提升单位文化底蕴、提升单位整体形象和管理水平的共识。

（二）加强制度建设，确保齐全完整

要严格按照《档案法》的要求以及档案工作的实际情况，制定各项管理制度，如《电子档案管理制度》《档案管理人员职责》等。检验检测中心应设立专职的档案管理人员，具体负责档案的综合管理工作；各科室应设兼职的档案管理人员，具体负责本科室的档案管理，明确科室管理资料的种类、期限，并按期向单位专职档案管理员移交档案资料，形成“分总结合，各负其责”的档案管理工作格局。要建立健全综合档案室，实行分类存放，明确标识，配备防虫、防霉变等“九防”设施，保证存放条件符合标准要求，确保档案资料完整、齐全，不损毁、不丢失。

（三）加大资金投入，提升信息化水平

要加大对检验检测档案管理的资金投入，改善管理工作环境，为档案管理工作的开展提供保障。对档案管理人员的职责进行明确和细化，做到责任到人、工作到位，以提高档案管理执行力度。定期管理和维护档案设备设施，对网络电子信息档案进行及时地更新和完善。

（四）提升专业素能，精通检测流程

档案工作者不但要熟知相关的档案法律法规、规范标准，掌握档案管理的新动态、新方法，还要通过自学、培训等方式，掌握先进的信息技术，提升档案专业能力和信化水平。作为检测中心档案工作者，还要精确地了解检验仪器方方面面的内容，掌握仪器设备的相关资料。要多与实验人员沟通，精通相关的实验检测流程，更好地配合中心工作，提升档案服务水平。以我中心为例，为了便于整理检测报告，报告份数一份为一件。如有复检，复检件与原件为1件，按时间及报告编号顺序排列。7天、28天算一份完整报告，装订在一起为一件，验证报告一整套算一份完整报告。

（五）健全借阅制度、提高利用率

要建立科学完善的档案借用以及归还等制度，防止档案出现丢失情况，确保检验检测档案资料的完整性。对使用频率较高的技术文件要尤其重视其管理工作，在办理归档手续后可采用复印的方式分发给相关部门。我中心将价值五万元以上的仪器设备档案移交综合档案室集中管理，五万元以下的仪器设备档案由各科室设备档案员管理，对使用率较高的仪器设备档案，严格办理借用登记手续。档案利用是档案工作的核心，也是档案管理各个环节完成后最终价值的实现过程。为提高利用率，首先做到检验检测档案综合管理，档案室藏检验检测档案无死角全覆盖，提高查全率。其次，配备服务器、电脑终端、扫描仪等硬件设备和档案信息化软件平台，做到减人增效、利用快捷高效。再次，针对常出现的纠纷、常用的仪器设备、检验检测的周期性特点，主动开发档案信息资源，主动提供增值服务，将服务端口前移，使档案资料在工作查考、学术研究、设备维护、解决纠纷等方面，查准率、查全率更高，利用更高效，进一步彰显检验检测档案价值。