加强医院基建档案管理的有效路径探析

文·冀英辉

随着社会发展和人民生活水平的改善，人们的健康需求不断提升，对于医疗服务提出了更高要求。近年来，各级政府积极落实卫生与健康规划政策，不断加大医疗单位基础设施建设扶持力度，医院建筑修缮及扩建项目的数量和规模都大为增加，同时也对医院基建档案的管理工作提出了更高要求。医院基建档案不仅包括了基建项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、竣工验收等过程的全部文件，还包括了基建项目改扩建、装饰、安装的施工过程的详细记录，是医院工程质量管理的重要手段，是工程竣工验收的重要内容，是保证医院正常运营的重要依据，可以为医院发展和领导决策提供参考，还可以为后续的基建活动提供借鉴。医院基建档案同样有助于基建工程项目的监督，为审计部门等监督核查提供重要依据，可以提升建设过程绩效，防止腐败，保证工程质量，有效规避项目资金的流失。因此，加强医院基建档案管理有效路径探析，对医院管理有非常重要的意义。

一、医院基建档案管理存在的问题

（一）医院领导对基建档案工作不重视。很多医院领导对于基建档案管理的重要性认知不足，将工作重点放在医疗业务层面，对于基建档案后续工作开展造成了很大阻碍。档案验收属于项目建设的重点内容，但是很多医院领导只关注工程建设的进度情况，往往忽视了医院基建档案的管理工作。

（二）基建档案管理保障措施不到位。医院在基建档案管理过程中，有的没有成立专门的档案管理部门，有的没有完善的档案管理制度，有的没有稳定的档案人员队伍，导致在建设项目的前期规划、立项、招投标等环节档案资料的收集和整理遇到了很多问题，基建档案不规范、不齐全的问题时有发生，档案的真实性和完整性得不到保证，严重影响医院基建档案工作效率和管理质量。

（三）档案管理人员能力素质不过硬。部分医院的基建档案管理人员的专业素养和综合素养有待提升，很多都是由工程项目的人员兼职，不仅缺乏专业的管理理念，还缺乏相应的专业知识。医院档案管理人员的岗位设置不够合理，挫伤了档案人员的积极性，人员缺少工作技能和工作热情，创新能力不足。

二、加强医院基建档案管理的措施

（一）提高意识，健全医院基建档案的管理体制

一方面，要加强与档案管理部门联系，主动接受监督与指导，不断强化医院领导对基建档案管理的重视程度，正确认识和理解档案工作。档案管理人员要争取领导重视，加大对档案工作的投入，建设综合性的档案室（馆），并使其成为一个专门职能部门。要结合实际情况，制定与医院发展相适宜的档案管理工作整体规划和发展计划。另一方面，在基建项目管理中，应成立工程项目建设档案工作领导小组，建立档案管理网络，负责协调和管理档案工作，相关人员要保证责任的落实，避免出现基建档案缺失、失真的问题。要明确将基建档案纳入工程合同管理，做到“三同步”，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程档案归档情况列入到工程项目考核标准中，把档案的管理与工程付款挂钩。要将档案管理质量和领导人员绩效考核挂钩，严格追究失职人员的责任。

（二）完善制度，加强医院基建档案的过程控制

一是要严格按照基建档案管理制度要求，建立科学规范的基建档案管理工作流程，确保制度的贯彻和落实，以基建档案产生时间为顺序，强化工程项目档案管理，对基建的每一过程档案加以监督。加强医院基建档案事前及事中、事后控制，对形成的档案要求各参建单位按照职责分工，做好收集整理工作，遵循基建档案形成规律，保持档案的有机联系。二是要规范管理方式，保证基建档案真实完整。档案管理人员要积极配合建立单位和施工单位，细致划分基建项目的管理职责。仔细核查单位提交的原始资料，对内容不清晰的文件要退回，进一步提升档案信息真实性和可靠性。三是要按照基建档案文件资料的具体性质分门别类加以整理，并开展分组立卷工作，从总目录、分组目录以及卷内目录出发，明确各个目录表不同材料的信息，为后续开展信息资料的调取、存档和使用工作提供良好前提。

（三）注重培养，提高医院档案人员的专业素质

基建档案管理是一项业务性较强的工作，要求档案管理人员具有较高的业务水平和管理能力，需要有一个档案业务娴熟和稳定的人员队伍。医院应注意采取有效措施对全体档案管理人员进行系统的教育培训，使档案工作人员熟练掌握信息软件操作技术，并了解工程项目建设过程，能够在实际工作中科学、规范地收集基建档案资料，做好档案保密工作，充分发挥档案资源的实用价值。与此同时，医院档案管理部门可以借助信息技术对基建档案工作进行定期考核和奖惩，避免档案人员在实际工作出现失误与差错，促使档案人员规范工作行为，严格遵守工作纪律。要经常关心医院档案人员的成长进步，及时做好科研项目申报、职务晋升、职称评定等工作，有助于激发档案人员的工作潜能。

（四）加强宣传，营造基建档案工作的良好氛围

在项目建设过程中，可以通过工作例会、技术会议等形式，形成现场办公的档案管理模式，档案管理人员加强现场指导和管理，保证档案归档有序和符合规范。在医院日常工作中，要主动根据医院管理需求及时提供基建档案信息，及时提供有用的档案信息给利用者，充分发挥档案的应有作用。要通过重视利用效果的汇编，加大对基建档案利用成效的宣传，来赢得领导重视和同事们的理解，争取医院相关部门的支持。在档案管理工作中，要利用微信、公众号进行档案工作宣传，不断提升医院医护人员和行政管理人员的基建档案管理意识。要将基建档案管理纳入到医院发展战略之中，通过加大宣传力度，保证基建档案管理的准确性和完整性，增强档案信息的安全性。

（五）不断创新，加快医院基建档案的智能管理

随着社会发展以及医院建设规模的不断增大，基建档案数量不断增加、内容更加复杂，载体形式更加多样。在基建档案管理中要不断创新基建档案管理的模式，及时将纸质文件转化为电子档案，科学构建电子档案数据库，合理引进现代化信息技术手段，包含云计算、大数据、数字化技术以及网络技术等，开展综合性管理工作，将基建档案管理和信息技术有机融合起来，实现自动检索、计算统计、信息共享等功能，促进基建档案资源的有效利用及开发，更好发挥医院基建档案的价值作用。