建立新冠肺炎疫情防控档案工作实务探讨

文·李光

庚子年初，面对新冠肺炎疫情加快蔓延的严峻形势，在以习近平同志为核心的党中央坚强领导和统一指挥下，全国上下勠力同心、众志成城，一场没有硝烟的“战争”迅速打响。在抗击疫情的严峻斗争中形成的大量原始记录材料，是不可再生的珍贵档案资源。档案工作者要充分认识新冠肺炎疫情防控档案的重要性，加强对疫情防控工作中业务档案资料的收集与管理，做好新冠肺炎疫情防控档案建档工作，为坚决打赢疫情防控阻击战贡献力量。

一、建立新冠肺炎疫情防控档案的重要意义

新冠肺炎疫情防控档案是各单位在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等）。一方面，新冠肺炎疫情防控档案是国家档案资源的重要组成部分，是不可再生的珍贵资源。这些疫情防控工作档案，真实记录了各级党委、政府带领广大党员干部群众抗击疫情的全过程，客观呈现了各行各业应对面临重大紧急情况的经验和教训，深刻蕴含了疫情防控工作发展变化规律和特点。另一方面，建立新冠肺炎疫情防控档案，可以为后续抗击疫情研究和防控提供科学依据和基础资料。当前，在新型冠状病毒在全球蔓延的趋势愈演愈烈之际，抗击疫情的“中国方案”为世界其他国家提供了科学样本。因此，新冠肺炎疫情防控档案不是可有可无的，而是不可缺少的。各级各单位建立起一套完整的新冠肺炎疫情防控档案，不仅对记录历史、工作查考和经验借鉴具有重要意义，对于完善疫情防控体制机制、健全公共卫生应急管理体系也具有深远意义。

二、建立新冠肺炎疫情防控档案的依据和归档范围

（一）归档依据。疫情防控工作是一项重大工作，在工作中形成的各类档案材料应按照重大活动档案管理办法的相关规定进行归档管理。疫情期间，各级档案部门先后印发了的关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的相关文件，体现了对疫情防控工作的高度重视，为做好疫情防控材料的收集归档工作提供了业务指导和有力支撑。

（二）归档内容。凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种形式和载体的记录都应纳入归档内容，具体包括：成立疫情处置工作领导机构、建立协调机制文件材料等；领导的批示和讲话材料；疫情防控文件正本（印刷稿）和签发稿；各类重要会议通知、方案、议程、纪要等；疫情防控的工作方案、分析报告、统计报表、通报材料、简报专报、大事记等；志愿者组织及成员名单，支援湖北等区域的医疗队、工作组、援建队等组织和成员名单及其工作过程中的文件材料；各医疗卫生机构接收、诊治病例及疑似病例形成的文件材料；社会救助、捐赠等资金和物资来源、分配使用等方面的情况；各类宣传及奖惩材料等；有关录音、录像、照片、实物等。

三、建立新冠肺炎疫情防控档案工作中的问题

一是重视程度不够高。各单位在建立新冠肺炎疫情防控工作中意识淡薄， 不能在思想上认识到其必要性和重要性，只注重抓好疫情防控工作，而忽略了疫情档案的规范与管理，或只将其当作临时性工作档案对待。

二是管理制度不健全。防控抗疫特殊情况下，各单位不能及时制定新冠肺炎疫情防控档案管理制度， 主要经办人和负责档案的专兼职档案人员衔接性不够，在收集归档材料时，可能存在着随意性和应付性，重要资料遗失、该归档资料没有的现象，导致疫情防控档案材料收集不齐全，影响档案归档的质量和数量。

三是归档标准不明确。档案部门提前介入不够，未能制定切实有效的新冠肺炎疫情防控档案的归档标准与要求， 各单位可能存在着为了完成工作任务， 不管有用没用、重要与否等统统“一筐装”，乱而无序，或者草草打包就万事大吉等现象，对于归档时间、范围、方法、步骤与保管期限无从谈起，造成疫情防控档案不规范。

四是归档工作不及时。防控疫情工作中，临时抽调的工作人员返回原单位，或人员更换，形成了档案工作的衔接断档、交接盲区，影响档案工作的及时性、完整性和延续性。如果后期工作缺乏档案人员的监督和检查，将会出现防控疫情材料在工作结束后的相当长时间里还散失在分管领导、主办部门及有关人员手中，影响规范建档工作的开展。

四、做好新冠肺炎疫情防控档案建档工作的对策

（一）加强组织领导，完善管理制度

各级各单位应建立和完善档案管理制度，明确分管领导和专兼职档案员，落实岗位责任，加强疫情防控档案工作的监督管理。首先，要指定专人，认真做好疫情防控工作相关档案资料的收集、整理、归档和移交等工作，确保档案资料的齐全完整、科学规范。其次，要制定新冠肺炎疫情防控档案管理规章制度，将疫情防控工作形成的文件材料纳入相应档案门类统一整理、归档。最后，在疫情结束后，及时将各类疫情档案向本单位档案室或同级档案馆移交，确保档案安全。

（二）积极主动参与，制定标准规范

档案部门要及时介入，主动提供服务，积极配合本地疫情处置工作领导小组办公室，制定出各类新冠肺炎疫情防控档案的归档整理标准。一是根据实际情况，设置专门类别或独立全宗进行管理。二是要根据归档内容，结合文件材料的重要程度，具体列出疫情防控工作文件材料归档范围和保管期限表。档案人员依据做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作，要纸质和电子并存，声像和照片并重，应收尽收、应归尽归。三是按照国家和有关行业档案标准规范，明确各类新冠肺炎疫情防控档案执行标准和归档要求，制定出整理方案和分类编号方法，及时做好档案的分类、编号、归档整理等工作，确保各类档案标准规范。

（三）采取灵活方式，加强培训指导

档案部门要把新冠肺炎疫情防控档案工作作为当前重点工作抓紧抓实抓细，结合实地情况，利用现代通讯技术，采取灵活多样的有效方式，加强业务技能培训和指导。一要积极与本地疫情处置工作领导小组办公室联系，指派业务骨干，做好指导服务，深入疫情防控工作的第一线，及时掌握情况，直接参与并指导建档。二要通过电话、QQ、微信等方式，对相关人员进行业务培训和指导，增加主动开展档案工作的意识和业务技能，提升档案管理层次和服务水平。三要利用线上线下、远程实地相结合的方式，加强对疫情防控文件材料的收集、整理和归档工作的培训和指导，及时帮助解决工作中遇到的新情况、新问题。

（四）加大监督力度，全程跟踪服务

一是要加大对新冠肺炎疫情防控档案建档工作的监督力度，在不影响疫情防控工作的前提下，档案部门要全程跟踪指导与督办， 切实做到工作有安排、开展有指导、全程有监管、结束有落实。二是要根据疫情防控的不同阶段把握工作重点， 疫情期间重点指导督促相关人员积极主动全方位、多渠道地做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作，确保文件材料内容详实、数字准确、齐全完整，在第一时间得到有效收集和安全保管。三是要在疫情结束后，重点通过线下、实地靠上等方式指导监督做好疫情防控档案的分类、编号、整理、归档和移交工作，真正把新冠肺炎疫情防控档案规范建立起来。

（五）建立数字档案，做好提供利用

要利用信息化技术，做好新冠肺炎疫情防控档案的数字化处理工作，建立专题数字档案资源库，实现疫情防控档案的快速查找和有效利用，更能方便快捷地为利用者提供服务，发挥档案的作用。