浅谈档案馆搬迁工作中如何维护档案安全——莱州市档案馆搬迁的实践经验与思考

文·王爱兴

2016年以来，随着山东省委办公厅、省政府办公厅印发的《国家档案行政执法检查组对山东执法检查反馈意见整改落实工作方案》《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》等文件出台，山东省各市、县（市、区）档案馆建设得到空前改善。莱州市档案馆更是以此为契机，高标准建成了规模达标、理念超前、功能完善的综合性档案新馆。新馆建成后，随之而来的就是档案馆搬迁问题，基于档案搬迁专业性强、标准程度高、安全要求严的特点，如何在档案搬迁中保证档案资料的安全，需要深入考虑和充分准备。笔者以莱州市档案馆搬迁为例，谈谈在搬迁工作中维护档案安全的实践经验和思考。

一、立足当下，分析老馆现状和新馆优势

莱州市档案馆成立于1960年，是党委直属的文化事业机构。现馆藏档案10万余卷（件），档案种类有文书档案、科技档案、会计档案、死亡干部档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案等。其中，馆藏的革命历史档案中有西海地委、行署及其领导下的各群众团体在战争年代和艰苦环境下形成并保留下来的珍贵档案。莱州市档案馆老馆建成于1990年，建筑面积1984平方米，其中库房400平方米。经过30年的使用，目前档案馆库房容量、信息化建设等方面滞后，存在档案存放环境不达标、消防设施不完善以及安防装置落后等问题。

莱州市档案馆新馆建设纳入莱州市为民服务事项，与莱州市新政务服务中心PPP建设项目统一规划建设，建设标准参照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）和《档案馆建设标准》（建标103-2008）。建成的新馆总建筑面积7500平方米，分展览区、对外利用服务区、办公区、档案业务和技术用房区、档案库房区，符合档案馆“五位一体”功能要求，可满足30-50年档案发展需求。在新馆内同步开启了数字档案馆的建设，配置了数字化用房、机房、消毒杀菌室、安全监控室等技术用房，建立了电子阅览室、查档室等功能分区，安装了数字档案馆设备及档案管理应用系统，完成了应用系统和服务平台构建。

从档案安全角度出发，新馆主要有下面几个优势：一是安保防护措施完善。莱州市档案馆新馆位于莱州市政务服务中心裙楼西侧，同楼不同区，区域独立，对内启用门禁装置，对外设有档案服务专用通道。档案功能区域划分明确，档案提供利用等重要场所安装了监控设备，各楼层均按照要求配备了消防器材，设立的中心控制室不仅总控全馆安防警报系统，还实时监测各区域设备运行等情况，全面管理和排除馆内不安全因素。二是库房的安全性能高。新馆启用后，莱州市档案馆贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫“八防”工作，库房铺设了水漏线，配备了恒温恒湿控制室、温湿度感应器、防入侵红外报警器、防鼠器等。制定和完善了更加严格的档案库房准入和管理制度，实行管理员专人负责制，严格执行档案进出库登记制度。为确保档案资料存储条件达标，以及基于对档案材料的安全性考虑，库房入口安装了集温湿度监测系统与密码验证、指纹认证、人脸识别等安全系统于一体的综合管控设备，既实时监测库内温湿度等情况，又保证档案安全。三是档案利用手段先进。莱州市档案馆抓住机构改革、档案新馆建设机遇，紧贴群众需求，积极创新服务方式，新建了档案利用服务中心、档案阅览室，建成了快捷、便民的数字档案查询系统，并率先借助山东省政务云平台，将莱州市馆藏所有开放档案的目录及全文数据接入到山东省档案目录中心暨山东省档案查询利用平台，实现了群众“零跑腿”网上查档。随着数字化档案馆建设步伐的加快，越来越多的档案实现了“纸质变电子”“线下变线上”的转变，查阅利用时省去了从库房提卷程序，既提升了查阅效率，也减少了利用者对档案资料的人为破坏，增强了对档案资料尤其是珍贵史料的安全保护。

二、实事求是，预判搬迁档案面临的安全隐患

（一）预防档案折损。莱州市档案馆馆藏资源丰富，最早的档案资料可追溯到1579年，档案资料形成的越早越有保存价值，但同时也越容易破损，搬迁过程中稍有不慎就会由于掉角掉页导致珍贵资料不完整。更有甚者，因有些纸质档案形成年代久远，纸的结构和性能发生了改变，还有些纸的质量没有现在的纸张质量好、存放时间久，只要一碰就会碎，无法查阅利用，这类档案在搬迁过程中容不得半点闪失，必须做足准备，根据实际情况合理搬运。另外，对于平时查阅利用率比较高的一类档案，如莱州市档案馆存放的形成于20世纪50年代的房产登记档案，这些档案在档案数字化扫描之前，群众查阅利用的比较多，档案利用率高导致纸张发生了卷边、封面破损等问题。尽管随着档案数字化工作的推进，房产档案资料已经实现在线调阅，但之前造成的“伤害”已经存在，在搬迁中也要注意特别“保护”。

（二）预防字迹脱落。受当时生产力水平落后等各种因素的影响，档案资料形成过程中存在记录不规范等问题，有些档案材料是毛笔、圆珠笔记录。毛笔等软笔记录的情况比较多，这种软笔记录方法虽然是一种文化传承、时代特点反映，但是从档案安全保管的角度出发，因其耐久性差、字迹容易褪色，搬运过程中若有受潮沾水等情况，档案所记录的内容就会模糊不清、难以辨认，对以后的档案利用造成极大不便，所以搬运准备工作必须要细致入微，对搬迁条件提出一定要求。

（三）防止慌乱无序。由于老馆地方有限，对各类档案的存放缺乏规范化，存在按空间存放，而不是按标准存放的问题，如照片档案与文书档案，科技档案与会计档案等有混存混放现象。档案载体性质不同，保管要求也不一样，新馆的库房达到布局合理、区域划分明确的标准，不论是空间还是功能均能够满足。搬迁前期，在全面梳理馆藏档案门类的基础上，要分门别类按照新馆布局进一步明确存放区域，做好老馆与新馆之间的衔接对应，防止因搬迁准备工作不到位，导致小门类档案资料在搬迁、上架过程中出现差错，甚至遗失、丢失，对后期提供利用造成不便。

三、全面考虑，从保证档案安全角度提出解决方案

（一）制定科学的搬迁计划。在充分考虑各方面因素的基础上，领导班子从实际出发，成立了莱州市档案馆搬迁工作领导小组，谋划和制定了科学的搬运工作计划，实行责任制管理，细化搬迁工作步骤和具体要求，明确岗位工作职责。在领导小组带领下，全馆人员牢固树立大局意识，强化主观能动性，全面服从大局安排，协同配合、全力以赴，采取分组实施、各司其责的方法，认真完成工作任务，严格按照计划进度组织实施，保证了搬迁工作的有序开展。

（二）订做档案搬运专用箱。档案数量多、重量大，考虑到纸质档案易折损、易丢失以及防压防潮等安全性因素，莱州市档案馆专门订做了一批档案搬运专用箱用来打包档案，这些专用箱不仅轻巧实用而且结实耐用，其尺寸严格按照档案案卷和档案存储密集架的长、宽设定，若是上下架以及搬运过程中出现案卷少1册或多1册的情况，能够轻而易举被及时发现，并马上得到纠正。搬迁过程中，从老馆下架打包起来的每一个档案箱上，按照下架顺序和上架顺序统统标了号，做到忙而不乱且有效保护档案。对于一些多层分体档案铁柜和档案摆放专用立体柜，由于容易滑动、跌落，便实行单个分别搬运，因其体积大、分量重若是一起搬运，容易失去平衡，导致上层铁柜滑动跌落地面，造成铁柜凹陷变形，影响使用。

（三）安全有序推进搬迁工作。科室办公设备的搬迁工作，按照“谁使用、谁负责”原则，从搬迁前的打包、搬运到进入新馆后的整理布置，均由科室负责人组织实施，科室人员分工协作，做到紧盯每一个环节。库房搬迁作为档案馆搬迁的重中之重，搬迁前明确了档案门类、老馆档案下架顺序、新馆上架位置等，并按照责任分工，详细确定了下架人员、搬运人员、跟车人员和上架人员，所有人员“流水线”式作业，人员活、效率高。为了做好安全工作，所有需要搬迁的档案柜以及其他物品，能上锁的都上锁，不能上锁的做好密封措施。档案搬迁始发地和目的地均派专人看管，不仅如此，档案从始发地运送至目的地的过程中，都有跟车人员全程紧盯和看护，保证档案搬迁全程处在搬迁负责人的视野范围之内，处在档案人员的监管之下，做到无泄密、无遗失。同时，搬迁完成后，进一步对档案数量、排列顺序等情况进行认真核查，如有异常，认真查找原因，及时采取补救措施，确保档案安全。