关于新时期加强人事档案管理信息化建设的若干思考

文·张晓卉

随着我国社会经济、文化事业的不断发展和壮大，以及现今互联网信息技术应用的广泛普及，网络信息技术管理慢慢深入到各个管理阶层。对人事档案进行信息化管理已经是人事档案管理发展的必然趋势。人事档案管理信息化的目标是将现代先进的软件工程技术和传统档案管理相结合，通过现代化信息平台实现干部档案管理的精准化、信息化、智能化。加强新时期人事档案管理信息化建设是推进人事档案现代化管理的必经之路。

一、新时期我国人事档案信息化管理存在的主要问题

信息时代下的档案管理工作在主要内容及诸多方面都有了新的变化，也具有了新特点。在信息时代背景下，针对人事档案管理来说，不仅要对相关的法律进行遵循，同时也要对相关的政策以及法规进行遵循，并且这些政策在一定程度上都是由档案管理部门进行统一制定的。在新时期人事档案管理信息化建设中，还存在着以下一些不容忽视的问题。

第一，档案信息没有完全发挥作用。干部档案为干部人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，利用档案发现人才、推荐人才，为人事决策提供依据作用发挥得不好；受传统观念影响，提供利用档案主要方式是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

第二，利用计算机管理档案工作开展得不平衡。我们当前虽然已经建立了干部人事档案信息管理系统，档案信息也逐步输入系统，但在应用计算机对干部年龄结构、知识结构、专业结构等情况统计分析，以及进行人才需求情况预测等方面做得很不够，为新时期经济建设、干部人事工作和人事决策工作服务的效果不佳。

第三，管理维护水平较低。有的干部信息因更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能提供。有的干部信息需要鉴别才能确认，如干部学历信息需要组织、人事、教育等部门认真核实，一旦工作不细就形成了错误信息。多数单位对干部信息应用较少，只能做一些简单查询、报表之类的工作，而与新时期干部的综合评价、干部任免等工作联系不紧密，其主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

第四，管理方式落后。人事档案发展至今，很多单位的人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，效率低下且管理混乱。在中组部规范人事档案改版标准之后，人事档案管理方式逐渐向现代化转变，以电子表格为主的人事档案管理方式成为主流。但对于政府机关和集团型单位而言，人数多、组织结构复杂成为管理者面临的一个棘手难题。在新时期人事档案管理也变得更加繁杂，传统管理方式弊端日益凸显。

第五，系统搭建不完整，数据库建设有欠缺。当前国内大部分企业和事业单位硬件和网络的信息化建设基本完善，制约人事档案管理信息化建设的问题主要集中在人事档案管理系统搭建不完整，数据库建设缺乏整体性等。

第六，软件搭建与硬件建设差距较大。文书档案管理使用的是单机版档案软件，而人事档案管理还停留在Excel表格层面，没有独立的人事档案管理系统。从软件的现状可以分析出，单机版文书档案软件已不适用于新时期的人事档案信息化管理，无法满足更多新的管理需求。

二、加强新时期人事档案管理信息化建设的基本路径

随着市场经济的快速发展，在新时期的经济发展过程中，人力资源成为单位发展的核心竞争力，越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此，更需要我们创新工作思路，不断提高人事档案管理工作的质量，管理好、利用好人事档案，为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。以上所述当前人事档案管理工作所存在一些具有普遍性问题，制约了学校及知识服务型的人事档案管理工作的发展。以上对新时期人事档案管理工作存在的问题进行系统梳理和深入理性分析，为以下制定解决这些普遍性问题基本原则和基本路径奠定了扎实的基础。

第一，认真贯彻新时期人事档案信息化建设的新要求。近期，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，与1991年颁布的《干部档案工作条例》比较，新《条例》明确增加了档案信息化建设和信息资源开发要求。《干部人事档案工作条例》所体现的基本要求和重要任务是：（1）加快推进“互联网+政务服务”的要求，以服务用人单位和流动人员为中心，以推动档案管理服务与信息技术、互联网技术深度融合为目标。（2）按照“数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享”的原则，构建省级集中、全国联通的档案管理服务信息化格局，实现档案管理服务信息化、标准化、便民化。

第二，强化技术支持，完善网络基础设施，规范安全管理。充分依托现有网络资源，为线上档案管理服务提供支撑和保障。各级人力资源社会保障部门要严格按照国家信息安全等级保护制度要求，加强档案信息化安全建设。落实信息安全等级保护制度，严格做好业务专网和互联网的安全隔离，做好省级档案管理服务信息系统的应用级容灾和数据备份。建立系统安全测试、备案制度，未通过安全测试、未实行备案的档案管理服务信息系统，一律不准与全国档案基础信息资源库衔接。

第三，坚持分类指导，安全有序。结合各地档案工作实际和信息化建设水平，指导制定科学合理的信息化建设工作方案，分类指导，有重点、分步骤逐步推进。注重信息安全和个人隐私保护，采取切实有效的安全防护措施，增强系统支撑能力，保证系统安全平稳运行。开发出新时期统一便捷的档案管理服务信息系统，建设互联互通的全国档案管理服务运行平台，建立规范完整的全国档案基础信息资源库，推动档案数字化进程，满足档案管理服务在信息管理、公共服务、宏观决策等方面的要求，加快推进“互联网+公共服务”。

第四，坚持统筹规划，统一标准。这是新时期档案信息化建设应遵循的基本原则。档案信息化建设是人力资源社会保障信息化建设的组成部分，全国统一规划，统筹推进。按照人力资源社会保障信息系统技术标准体系和相关工作要求，建设统一的档案信息系统，确保信息系统的规范性、开放性、互融性。坚持业务协同，信息共享。以制定部级统一规范、推进省级集中建设、实现全国联网共享为重点，减少信息孤岛，实现跨地区、跨层级业务协同以及数据交换。

三、解决新时期人事档案管理中存在问题的具体对策

以上在对目前人事档案管理工作存在问题进行系统梳理和深入理性分析基础上，找到了解决这些普遍性问题的基本原则和基本路径，为做好当前人事档案管理工作提供了档案管理工作方法论层面的依据。 根据以上所述解决这些普遍性问题的基本原则和基本途径为指导性原则，我们制定了以下解决当前人事档案管理工作难点热点问题的具体对策。这些具体对策作为新常态下完善人事档案管理工作的有效举措，希望为完善当前人事档案资源信息化的管理制度规范，积极推进新时期人事档案管理信息化建设发挥一定作用。

第一，重视人事档案管理工作，建立健全人事档案管理制度。各单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在本单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。建立人事档案管理工作领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决；建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进新时期人事档案管理工作的有序开展。

第二，加大人事档案管理的信息化建设力度，全面提升人事档案管理人员的专业素养。加大资金投入，建立并完善人事档案信息数据库，利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作，并能够更好地进行日常管理。要不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点，利用计算机应用技术研发更完善的数据库，建立更加可行的档案信息系统，强化数据的再分类、再提取、再分析、再加工，提高人事档案数据的实用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率与人事档案内容的质量。

第三，加大人事档案管理工作的投入保障力度。在人事档案管理工作中，人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少。为适应新时期人事档案管理工作的发展要求，人事档案管理部门要不同程度地引进相关专业人才，对已有的人事档案管理人员进行全面培训，学习人事档案管理工作的专业知识，积累管理经验，提升管理水平。