智慧视域下民生档案信息全流程建设

文·魏振毅

民生档案与人民群众的切身利益密切相关，人民群众查询比较频繁。高效便捷的民生档案信息化建设能让数据多跑路，让百姓少跑腿，减少直至避免出现证明“我妈是我妈”的现象，极大地方便人民群众。近年来，民生档案及其信息化建设越来越受到重视，2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各级国家档案馆重视及做好民生档案工作，把民生档案纳入国家档案资源体系。民生档案资源和信息化建设取得了可喜的发展和进步，但仍然存在着民生档案信息资源分散、信息化程度不高、档案信息利用不便捷等困难和问题，亟待加以研究解决。智能技术的快速发展为这些难题提供了解决的新途径，本文试图利用信息化中的智慧理念，靠前规划和谋划，探索在新时代采取前端控制来进行民生档案信息资源和信息化全流程建设。

一、民生档案与智慧理念

民生档案是坚持以人为本，重在涉及人民日常生活的所有档案信息，服务普通群众的一类专门档案。《关于加强民生档案工作的意见》（档发〔2007〕12号）指出，民生档案包括各类与民生有关的专门档案，是党和政府保障民生、改善民生的很好帮手。多年来，在各级部门的共同努力下，民生档案得到了快速发展，但由于民生档案涉及面广、档案内容变动大，档案信息共享比较困难，管理和利用难度较大，迫切需要利用现代技术来推进民生档案管理现代化，智慧技术是一项不错的可供选择的技术。

近年来，基于国际商业机器有限公司（IBM）前任董事会主席兼CEO彭明盛（英文名Samuel Palmisano）在2008年11月提出的智慧地球（Smarter Planet）概念，智慧理念首次出现在信息科技界[1-2]。在智慧理念下，智慧档案馆（Smarter Archives）应运而生[3]。智慧档案馆需要采用大量技术以提升信息化水平，信息化的智慧理念一般具有信息之间互联互通，信息管理智能、高效、准确，信息表达高度协调一致，信息服务能满足主动推送和个性化需求等特点。

目前，智慧档案馆在理论和实践方面都有了一些有益的探索。根据大量的智慧档案馆理论和实践研究，智慧档案馆可以看成是运用人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物联网（Internet of Things，IOT）、软件定义（Software Defined）、云计算（Cloud Computing）、大数据（Big Data）、空间地理信息集成（Spatial Geographic Information Integration）、第五代通信技术（5G）等新一代信息技术，综合获取和利用档案数据与信息来解决档案的收集、保存、管理利用等问题的一个智慧化系统与平台[4]。

二、民生档案信息化存在的困难

（一）收集困难

1. 民生档案的内涵和范围不清

虽然2011年国家档案局根据《全国档案事业发展“十二五”规划》编制了《国家基本专业档案目录》（简称目录）列出了14类民生档案，但人民群众对民生档案信息的要求日益增长，民生档案的范围已不仅限于这14类，出生医学证明档案、学籍和学历档案、户籍档案、知青档案、公证档案、住房档案、宅基地档案、土地确权档案、林权档案、扶贫开发档案等民生档案在不同地区有不同程度的建设，而且各地区有各具特色的民生档案。

2. 民生档案的收集受基层档案部门影响

民生档案的形成和收集，比较依赖于基层档案馆。各类基层档案馆受当地经济发展水平、档案收集人员文化水平等因素影响，档案收集的质量参差不齐，收集的民生档案信息无法保证统一，不利于档案信息的互联互通。

3. 民生档案变更频繁

就业失业登记档案、住房档案、学历档案等民生档案信息会随着时间发生一定的变化，有的档案甚至会变化比较频繁，这需要档案管理部门及时收集准确的信息并加以变更，在一定程度上也增大了民生档案收集的难度。

（二）保存方式不利于信息共享

1. 档案实体

民生档案的归口管理导致民生档案实体保存也很分散，特别是出生医学证明档案、学籍和学历档案、户籍档案等专业性很强的民生档案保存于政府主管部门或其他有关专业的档案馆之中。分散的档案实体保存也难以对档案保存进行科学的统一规划和管理。不同的国家档案馆对档案库房、档案整理、档案安全管理存在差异，造成民生档案实体保存质量也存在差别。

2. 数据存储

虽然民生档案在很多档案馆作为数字化的优先对象，也建立了一些各类民生档案的专题数据库。但各类档案数据库的数据存储载体、备份方案和安全管理存在各自特色，不利于档案数据信息的互联互通和共建共享。

（三）泛化分散管理

1. 民生档案没有比较统一的管理细则

各类民生档案管理办法制定情况不一。部分民生档案有全国性的档案管理办法，如《婚姻登记档案管理方法》《收养登记档案管理办法》《集体林权制度改革档案管理办法》等。大部分民生档案由各地根据具体情况制定管理办法，如出生医学证明档案，哈尔滨市制定了《哈尔滨市出生医学证明档案管理细则（试行）》，湖北省制定了《湖北省出生医学证明档案管理规定（试行）》。有的民生档案甚至全国各地都还没有管理细则，民生档案信息资源标准不统一、格式多样，增加了民生档案管理的困难。

2. 民生档案分布碎片化

各类民生档案分别归口于各个行政主管部门，如目录中14类民生档案归口于民政部、人力资源和社会保障部、国家卫生健康委员会、水利部（三峡办、南水北调办）、住房和城乡建设部等多个部门，民生档案管理涉及的部门多，且档案实体散布于相关部门的门类档案中、民生档案信息混杂于公开和不宜公开的档案中，民生档案信息存在明显的碎片化，不利于民生档案的管理和信息化。

（四）利用服务水平有待提高

1. 档案利用途径仍不便利

目前除了到民生档案管理部门查询复印的传统利用途径以外，部分基层档案馆从用户体验出发，急群众所急，开通了传真、电话预约、电子邮件查询、手机移动终端APP预约等其他途径，让群众少跑腿。但预约还得跑腿到民生档案管理部门办理档案查询；查询档案结果等候时间较长；一些查询途径的操作还不便民不亲民，特别是一些弱势群体的文化水平不高，他们不会使用这些便利措施，而弱势群体又是一些特定民生档案的主要利用者。

2. 利用目的单一

由于民生档案的分散管理，档案的查询利用目标单一，一事一查，到户籍部门查户籍，到人社部门查就业，到教育部门查学历，到卫生部门查健康等，如果碰上一类民生档案需要其他类型的民生档案支撑证明时，又得跑到其他地方查询求证。目前，民生档案之间还远未建立内在联系，亟需加以特别重视。

三、智慧理念在民生档案信息全流程建设中的应用

（一）多元动态收集

1. 档案实体

在对档案实体数字化前期规划中，要综合考虑民生档案智慧化管理与利用的目的，摒弃数字化只是对纸质档案的扫描的思想禁锢，如对住房和拆迁等图纸类的民生档案可以将其基本数据数字化，以便在利用过程中采用三维可视化（3D Visualization）、虚拟现实（Virtual Reality， VR）等技术让档案实体数字化更为形象化、立体化。充分发掘智能技术，进一步改进《档案数字化转换操作规程》（DB32/T 1894-2011），在实体档案数字化中利用先进技术，如光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）、卫星定位（Satellite Positioning）、三维可视化（3D Visualization）、虚拟现实（Virtual Reality， VR）、增强现实（Augmented Reality， AR）等，为民生档案数字化和数据化、数据挖掘、智能化应用打好基础。

2. 档案信息

在大数据库中采用便于信息化的民生档案收集方式，例如对人员信息采集时可以利用互联互通的户籍等系统信息，采用指纹识别、人脸识别、视网膜识别等先进识别技术实现民生档案的人员信息采集，这样既高效又能避免人工采集时出现的录入错误。充分利用先进采集设备提升民生档案采集效率，如采用智能化的档案机，实现重要民生档案实时建档，提高民生档案的采集效率和采集体验[5]。此外，各类民生档案数据库之间还可以通过“智慧城市”[6]“数字中国”等平台建立联系，实现数据共享，相互采集各自所需的元数据，并应用智能算法实现元数据的自动更新，如人员年龄随自然年自动动态更新。

（二）智能化存储

1. 档案实体

针对档案实体分布碎片化的特点，在实体档案收集整理阶段，在每件民生档案实体中可以配置具有传感功能的射频识别标签（或二维码标签）和卫星定位模块，存储民生实体档案所蕴含的数据信息，例如地理位置数据、档案元数据等，搭建起档案信息资源与民生档案收集管理系统之间的桥梁。在民生档案库房管理中，利用智能库房管理技术，融合5G、机器学习、物联网、智能机器人和云技术等技术手段[7]，主动地实现向档案管理系统传输管理数据，智能管理民生档案实体上架，真正地实现对馆藏民生档案实体的全面感知和实时监控。

2. 数据存储

充分利用智慧技术实现各部门、各区域民生档案数据和专题数据库进行共享。利用智慧技术对民生档案数据存储的方案和应用提供支撑；实现对民生档案的数据完整性、可读性和可验证性进行监控和管理；实现对民生档案数据的存储介质灾备方案的科学自动选择；实现对不同类型的具体业务场景，能够有针对性地提供存储方案作为数据支撑，例如采用软件定义技术以满足民生档案不同存储要求的各种情况进行个性化存储；采用高效的存储系统Flash System来适应民生档案应用过程中数据密集型业务；利用Storwize产品家族适应社交平台上需快速上线的民生档案查询业务在短时间内完成系统部署并在业务成规模后实现对高端存储系统的无缝迁移等。

（三）前端管理

1. 制定适用于智慧思维下民生档案管理细则

对利用率特别高的民生档案，优先制定适用于全国的管理细则，统一对民生档案信息的管理和规划。在细则中对在智慧环境下的民生档案收集途径、便于数据互联互通与整合的民生档案元数据进行顶层规划和设计、对民生档案相关信息的分析以及包括对民生档案在利用服务时遇到的各类终端接入的互联互通等各类管理和技术问题进行统一提前规范。

2. 加强对民生档案管理人员智慧思维培训

对民生档案管理人员加强人工智能、物联网、虚拟技术、云计算、大数据、空间地理信息集成等新一代信息技术知识的培训，加强对档案管理人员知识管理等新一代信息管理理论的业务。使档案管理人员在学习和工作实践中建立起档案信息互联互通的观念，具备高效、准确地处理智慧档案信息的能力。

3. 创新民生档案管理模式

针对基层档案员存在业务素质差别的情况，探索村（居）档乡（镇、街道）管的管理模式。针对提高民生档案利用质量和效率，探索适应民生档案信息互联互通、适应智慧环境下的各种技术、适应便捷化管理和服务的民生档案内部管理模式，在档案收集、管理、保存和利用过程中统一规划、减少多头和分散管理、适当减少传统的按省（市、自治区）－地（市）－县（区）－乡（镇、街道）－村（居、社区）多层档案行政管理的管理层级，按照各自地域特点加快推进馆际民生档案信息共建共享、跨馆服务等民生档案信息服务管理新模式[8]，建立起便于民生档案实体集中高效管理和档案信息资源整合利用的新型民生档案管理模式。

（四）面向用户需求的开发利用

1. 便利服务途径

在查档采集个人信息方面可以运用先进的体感交互技术（指纹、人脸识别等）手段，再通过APP、语音等获取查档需求，利用这些新技术的人性化设计使群众在查询民生档案时减少繁琐和不必要的各类手续，使整个档案的查询过程方便、快捷。此外，充分利用智能分析技术对多次查询的民生档案和公众需求进行智能化分析，根据分析结果改进民生档案的服务内容和方式，使查询更具目的性也更为快捷。

2. 丰富服务内涵

利用民生档案信息数据挖掘民生档案内在联系，开发民生档案的内在关联的服务价值。如查询社保档案时，会涉及到学历、健康、就业等档案信息，在档案提供服务过程中，要利用智能技术互联互通，实现社保档案数据库与学历档案数据库、健康档案数据库、就业档案数据库等相关的专题数据库互联互通，实现一站式一次查询出结果，而不要再出现让群众分别去教育机构查询学历、到卫生部门查询健康、到人力资源部门查询就业的情况，真正实现查档最多跑一次。

3. 提升服务体验

提高民生档案主动服务查档用户的能力，通过对各类民生档案用户群体需求信息进行智能分析，利用知识管理系统工具（搜索引擎、知识萃取、知识地图、知识可视化等），实现向特定查档用户按需主动推送民生档案，实现智能上门服务。其次，充分利用现代技术手段将民生档案化繁为简，化专业和抽象为形象，将专业性和抽象难懂的土地类（住房、宅基地、林地、拆迁）图纸档案，通过三维可视化技术、地理信息技术、虚拟现实和增强现实等技术让这些专业抽象的档案变为形象化、立体化和可互动化。

智慧技术在不断发展，民生档案信息管理者需要紧跟各类智慧技术发展的步伐，善于运用智慧理念，善于运用不断发展的各类智慧技术融入档案信息全流程建设过程中，能便于档案信息共享，减少和避免档案信息化中不必要的反复与失误，提高档案信息化的效率，为提供高质量的民生档案信息服务做好保障。