如何做好新冠肺炎疫情档案管理工作

文·年文平

疫情档案，是指在防控突发重大疫情过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录。在疫情暴发期间，齐全完整地收集新冠肺炎疫情防控档案，可以记录疫情防控工作全过程，为掌握疫情状况、加大信息公开、追究责任提供原始凭证。疫情结束后，这些档案还可被用于科学研究、历史研究、宣传教育中，为今后预防和应对类似疫情提供经验教训和知识储备，也为党委、政府决策提供资政参考，对社会发展具有重要的意义和作用。

一、新冠肺炎疫情档案管理的有效对策

（一）提高站位，高度重视

从发生新型冠状病毒感染肺炎疫情以来，党中央、国务院和山东省委、省政府、青岛市委、市政府高度重视，出台了一系列防治新型冠状病毒感染肺炎的重大决策，制定了许多工作措施，做了大量工作。按照《山东省重大活动档案管理办法》和青岛市委办公厅、青岛市政府办公厅《关于加强重大活动档案管理工作的意见》要求，市北区区委、区政府高度重视成立新型冠状病毒感染肺炎疫情防控指挥部，下发了《做好市北区新型冠状病毒感染肺炎疫情防控档案工作通知》、抽调区档案馆专人整理、指导新冠肺炎疫情档案。通知要求档案部门和档案人员要提高政治站位，发挥专业优势投身防控疫情第一线、认真发挥好档案工作服务大局的作用，应该主动通过宣传教育，提高社会公众、单位全体员工对防疫档案价值的认识，争取领导对防疫档案管理的重视，将其列入整个疫情防控工作体系之中，“为打赢疫情防控阻击战提供支持”。

（二）强化指导，多方收集

疫情防控档案是见证党和政府领导人民抗击疫情的重要历史记录。在这场疫情救援中，档案发挥了不可磨灭的作用。相关业务部门可以利用疫情防控档案进行分析总结，果断采取相应措施开展疫情的防控工作，有效地遏制疫情的扩散和蔓延。因此，要切实加强组织领导，将档案工作纳入各单位防控工作的总体部署，完善档案管理网络，做到疫情防控档案“应收尽收、应归尽归”。加强一线档案人员的教育培训，建立健全一线档案管理制度，确保档案安全和保密。加强工作创新，积极探索应用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等现代通讯技术、新兴媒体等，对疫情防控材料收集归档工作的业务指导。规范档案收集，明确归档范围，加强文书、声像、实物等各类档案的归档工作。

（三）明确范围，规范流转

一是明确文件材料收集范围。档案部门可参照该地区《重大活动档案管理办法》和《关于加强重大活动档案管理工作的意见》要求，制定本区市新冠肺炎疫情防控期防控工作文件材料收集范围。例如，凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种门类和载体的记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等），都应纳入收集范围。应收集的文件材料包括应对突发疫情中的预案编制、疫情排查、疫情监测等前期工作的文件材料，疫情发生后的疫情报告、数据统计公开、医疗救治、隔离防治、人员物资调配、工作计划、总结、汇报材料，疫情防控工作大事记、疫情防控工作的调研报告、疫情防控工作的工作记录、电话记录、经验总结、典型事迹、建立负责防控工作的工作机构、职能分工、宣传教育文件材料，等等。

二是明确文件材料归档与移交范围。档案部门可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定机关疫情防控档案文件材料归档范围和文书档案保管期限。各疫情防控单位和疫情防控指挥部各成员单位，除做好收集齐全疫情档案材料外，应将疫情防控期间形成的文书、声像、实物等各类档案按照档案门类法，归入本年度各门类档案，期限为永久。企业单位疫情防控档案，例如企业复工复产档案，可参照国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及时制定《企业疫情防控期间形成档案材料收集归档范围和保管期限》，应收集的文件材料包括企业制定的复工复产工作方案、备案制度、企业与职工逐一签订的岗位防疫承诺书、风险评估、复工复产生产经营的状况所形成的材料等，档案部门都应指导企业及时整理、归档。疫情防控工作结束后，各疫情防控单位应按照档案整理标准，规范整理归档文件材料，按照有关规定由本单位档案室保管或向区档案馆移交。

（四）线下协调，线上指导

各地区档案局（馆）应与当地疫情防控指挥部、相关党政机关和企事业单位沟通，成立防疫档案工作协调组，建立协调机制，指导各机关单位加强防疫文件材料的收集、整理归档。例如，市北区档案部门会同市疫情防控指挥部办公室联合印发了《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案工作的通知》。各街道办事处在不影响疫情防控工作的前提下，积极主动指导所辖社区做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作。疫情防控工作结束后，将社区所形成的有价值的文件材料一并交至街道办事处进行统一整理归档。加强企业档案管理，在疫情暴发期，为避免交叉传染，防止疫情进一步扩大升级，通过电话、政府网站、微信、网课点对点指导，帮助企业整理复工复产疫情防控档案遇到的问题，建议档案部门及时与疫情防控部门、网络数据管理部门等联系与合作，加强对疫情防控档案的收集与管理。为疫情防控材料收集、整理、归档工作指明了具体工作方向，为经济复苏打下坚实的基础。

二、深挖新冠肺炎疫情档案的潜在应用价值

（一）为政府部门提供信息咨询与决策支持

许多突发公共卫生事件都有相似或相近的发生和发展规律，档案部门首先应面向政府部门提供信息咨询与决策支持。例如，2003年抗击“非典”建造的北京小汤山医院图纸为武汉火神山医院的设计和建设赢得了宝贵时间，天津市、广东省、河南省档案馆主动为武汉当地党委政府提供2003年“非典”防治档案参考材料，辽宁省在非典期间利用省档案馆的《辽宁省近百年来重大疫情及防治史料》，查阅百年疫情防治情况，为防控非典提供参考，充分彰显了档案的独特价值，为今后应对各类重大突发公共事件提供了宝贵的经验。

（二）为科研机构提供跨领域与跨地域服务

档案机构应吸纳医学、公共卫生管理、应急管理、新闻传播、信息技术、心理学、社会学、经济学、历史学、档案学等各领域的专家学者对防疫档案进行研究，为疫情防控科研攻关提供优质的知识服务。例如，运用大数据、可视化等工具，对疫情进行全流程回顾总结；重点分析患者DNA等生物信息，助力疫苗与药品研发；分析病毒传播的渠道与周期，做好今后的防范工作等。“大数据＋网格化管理”在人员流动普查登记、密切接触者追踪排查、疫情统计公开、医疗资源管控调度、防疫常识传播和普及等方面发挥了至关重要的作用。

（三）为社会公众提供卫生健康知识服务

档案部门可通过编研出版疫情防控卫生史志、年鉴，以史为鉴，警钟长鸣；将企业复工复产好的经验做法编写成资料，联合文化媒体中心拍摄白衣天使“敬佑生命、救死扶伤、甘于奉献、大爱无疆”感人的故事，开展“爱国主义教育基地”宣传学习活动。举办专题展览、档案展览等形式推向大众，进行在线展示等途径开展公共卫生健康教育。一方面，普及通识性健康教育。可联合卫生健康局、疾病预防控制中心举办“新型冠状病毒肺炎疫情防控档案季节性传染疾病警示”等专题档案图片展，不仅能及时满足人民群众对于疫情防控、突发公共卫生事件应对知识的需求，还能提供心理援助来缓解公众焦虑与恐惧。另一方面，提供专业性知识服务。利用数据挖掘、信息分析技术提供深层次的疫情防控知识服务。例如，基于疫情动态、新闻条目、日常报表等，将防疫档案信息转化为可视化图像、知识图谱等形式，更有效地为传染病等预防工作提供参考，为相关卫生政策提供规律性、科学性的依据，提高大众对公共卫生安全的科学防范意识，体现出档案工作者以“为党管档、为国守史、为民服务”的高度负责态度和历史使命担当。