卫生健康数码照片档案管理工作的思考

文·邵芸芸

随着信息发展和数码相机的使用，数码成像以其方便快捷，存储信息大、拍摄效果好等优势被人们追捧使用，已经成为日常工作中普遍使用的技术，随之也产生了大量的数码照片档案。照片档案作为声像档案的一个种类，它通过视觉图像，直观地、生动地、形象地展现出文字和语言难以描述的画面和景象，第一时间、第一现场真实地记录历史瞬间，具有独特的档案保存和利用价值。卫生健康数码档案真实记录了卫生健康系统的发展历程，有着极其重要的科研参考和开发利用价值，是卫生健康事业高速高质发展重要凭证。但目前由于对档案室规范化建设认识不足，对档案信息化建设的资金投入不足，数码照片的归档管理工作还存在设许多问题，需要引起卫生健康部门的足够重视。

一、数码照片档案收集管理现状和存在的问题

（一）归档意识淡薄

卫生健康系统档案部门业务量大、人员少，没有配备专人负责本单位各项活动的拍摄，一般是办公室人员随意拍摄，导致大部分照片保存在个人办公电脑里，数码照片档案收集整理工作主动性差、留存方式和时间随意性强，很容易损毁或丢失。在当前的卫生健康系统档案管理中，除了一些重大活动的照片保存较为完整外，其他的科研成果、公共卫生工作等数码照片数量屈指可数。数码照片的收集、整理、归档等工作的缺失，致使卫生健康系统数码照片收集、归档不齐全、不完整。

（二）数码照片选片困难

由于一些重要会议和重大活动的拍摄任务不由档案部门承担，因此照片不能按照档案留存的标准拍摄。一般表现为对主要领导的拍摄数量多，对参与活动的干部群众拍摄少，对某一个所谓重要场景拍摄多，对全面反映整个活动的照片拍摄少，导致同一活动的数码照片重复性大，选择具有典型性和代表性的照片困难，收集可以全面反映活动的照片更难。

（三）整理标准不统一

数码照片需要各卫生健康部门按照档案行政管理部门的要求及时归档，然而在卫生健康单位档案工作中，数码照片未严格按照《数码照片归档与管理规范》进行整理。有的单位只重视重大活动的跟踪拍摄，忽视活动结束后照片的及时整理，导致许多照片没有详细的文字说明，归档时数码照片的题目、拍摄时间、地点、人物、背景、事由等信息无法填写或填写不准确，失去了数码照片档案应有的价值和作用。

（四）档案管理安全问题

数码照片是一种电子档案，对设备性能要求高，依赖程度大，具有载体与信息相分离等特点，因此数码照片的安全性不可忽视。在数码照片的管理过程中，存储套数不足，备份方式不当等问题，会导致部分数码照片不翼而飞，数码照片档案保存不全。

二、规范数码照片档案管理的对策

（一）提高做好卫生健康部门数码照片归档工作的认识

一是在卫生健康系统内大力宣传《中华人民共和国档案法》和《数码照片归档与管理规范》等法律法规，通过制作纪念画册、创建展厅、多媒体宣传等多种方式加大照片档案的开发利用工作，逐步引导领导和职工树立正确的档案管理意识，切实把数码照片档案归档整理作为一项重要工作来抓。二要加大经费投入，设置专用的照片存储空间，购置高质量的数码相机、计算机、扫描仪、专业图像处理软件、独立硬盘、刻录光盘等硬件设备，以保证数码照片工作顺利开展。三是定期对基层档案人员进行培训，精准培训《数码照片归档与管理规范》，改善数码照片归档不齐全、缺少详细的文字说明、整理不规范等问题，从源头上提升数码照片档案的管理水平。

（二）严格收集规章制度，确保收集齐全

建立健全档案管理的业务流程，完善卫生健康部门与各内部业务部门的业务衔接，制定数码照片归档范围、归档时间、归档要求、整理方法、保管要求等档案管理制度，并严格按照管理制度和流程，进行数码照片的收集、选片、鉴定、整理、著录、存储、安全保管和开发利用。每年年初及时掌握各部门的主要工作要点，依次列出本年度重大活动线索，制定相应的拍摄收集计划，安排专人负责拍摄，保证拍摄精确、收集合理、归档及时，确保数码照片齐全完整。

（三）规范数码照片的建档方式，统一归档标准

根据《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）和卫生健康系统的实际工作情况，规范数码照片档案管理标准。一是对数码照片进行重新命名，一般采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。保管期限代码分别用“YJ”“30”“10”代表“永久”“30年”“10年”；年度用四位阿拉伯数字；照片组号为四位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号；张号为四位阿拉伯数字，同一照片组内从“0001”开始编写序号。二是要统一数码照片数据格式，数码照片一般采用JPEG和TIFF格式存储，TIFF是一种无损压缩的数据格式，非常重要的照片可以采用TIFF格式存储。三是要对数码照片著录目录，包括全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态等。通过整理著录后，形成重大活动数码照片档案数据库，通过编研后形成重大活动数码照片专题数据库。四是数码照片档案采用建立层级文件夹的形式进行存储，第一层文件夹为“数码照片”，第二层为“保管期限”，第三层为“年度”，第四层为“照片组号”，同一照片组的照片放到同一组里。

（四）加强日常管理，保证数码照片安全

一是要建立行之有效的数码照片管理制度，严格操作流程，对数码照片管理进行全流程跟踪。二是对数码照片档案妥善存储。本着便于管理、方便利用、防止丢失的原则，对归档的数码照片采用刻录一次性光盘、磁带、耐久性好的硬磁盘，存储为一式三套，一套封存保管，一套提供查询利用，一套异地保存。数码照片档案的载体应当采用专门的装具，并在装具上粘贴标签，注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存），载体序号、起始年度、终止年度、保管期限和存入日期等。三是要安全科学利用数码照片档案，结合电子档案管理制度和档案的保密制度，对内部人员和外部人员的不同使用情况，设置不同的查询权限，明确开放情况以及用户范围。在数据备份过程中，防止数据失真、丢失等情况发生，防止病毒侵入计算机，计算机应当安装强有效的杀毒防毒措施，保证档案数据库不受病毒攻击。