大数据时代高校档案精益化管理模式探究

■ 李 晖

大数据时代的来临为高校档案管理的信息化发展带来了全新的契机。伴随大数据在高校档案信息化管理工作中运用的日渐深入、广泛，高校档案信息化管理的外延和内涵在持续拓展的同时，也因为高校档案信息化管理的范式转型而使高校档案信息化管理的工作人员团队建设、管理环境的优化、管理机制的设计等面临着新挑战。

一、大数据时代档案范式管理深挖精益化管理的选点

（一）管理模式

在现行运行机制和管理体制的双向束缚下，学校档案馆的管理工作需要协同教务处管理、党政办、组织人事处、宣统处、学生处，而以上各部门分别管理部门档案，并各自为政、自成一体，此条块分割的管理模式会极大的影响高校档案范式管理对信息平台的选择与应用，影响档案范式管理对资源的高质量、低成本的综合开发和深度开发。

大数据改变了高校档案传统管理中信息与物、人之间的时空关系，管理模式变革要按照档案使用者群体规模、范围、层次、需求的变化而变化，要面对传统分散管理存在的风险和弊端，因此，高校档案管理要踏准大数据时代可持续发展的节拍，统一采集、保管、接收、使用档案，优化档案资源配置，构建多部门资源可协调使用、共享信息的平台，努力降低管理成本，提升档案信息资源创新开发利用、共享的力度、范围、深入。精益管理需要高校档案范式管理按照档案资源不同层次、不同角度、不同类别的开发利用要求，提升管理科学化、精准化、集约化水平，集中调整档案管理流程和服务模式。

（二）数字技术与平台

高校档案范式管理精益化应用的过程中，对大数据挖掘技术、云计算等的选择和应用，要结合自身的档案管理实际需求和高校档案范式管理精益化应用的可持续发展需要才实操。不同高校的档案数据信息资源繁冗程度不同，如部分高校的档案数据信息资源库存在多源异构特性，档案管理者在整合资源的过程中，可尝试选择适宜的数据整合云平台，此平台要囊括多媒体数据库、元数据库、全文数据库、目录数据库，具备互动交流、内容检索、展示馆藏特色、支撑云平台等功能，能精细化构建数据处理层，科学分类档案数据信息资源。

考虑到高校档案管理存在多条块分割的情况，在各部门档案管理职能难以快速集中到高校档案馆的前提下，档案管理人员可尝试选择大数据分析技术、可视化分析技术等，借助定期调研和统计用户需求的方式来邀请用户参与到平台构建与数据分析的过程中，精准提取用户预期处理任务，运用语义分析技术，整合不同词条，所得结果用来补充用户检索。数据分析过程中所生成的数据标签、数据趋势图、数据立方体等各类分析图形图表，可作为预测或者评估其他档案管理部门档案管理的效果、质量、需求，并便于各部门范式、统一化处理档案数据。

二、大数据时代档案范式管理深挖精益化管理的实操途径

（一）构建权责清单系统，设立动态化督办体系

针对高校档案管理各自为政、条快化的现状，在范式、精益化管理的诉求下，高校档案管理者要上下协调相关档案管理部门的精益化管理需求，可尝试构建权责清单系统来应对相关档案管理部门管理内容分散、管理职能交叉、职责权力不清晰所带来的扯皮、不“清”等问题。高校档案管理者可在理顺与高校档案管理工作相关各部门的档案管理权责归属的前提下，按照范式管理要求来强化权责清单系统统筹协调和顶层设计，或者借此优化现有档案管理权责制度和架构。高校档案范式管理需要保证管理理念、流程、制度、机制、服务方式等的范式运作，由此，高校档案管理所涉及到的各部门，要由高校档案馆作为组织者，按照精细管理的标准，构建权责一表、权责各表，使权力事项与责任事项对应，做好每项责任的精细化建设，并在兼取权责一表、权责各表的优势和灵活性的基础上，对高校档案管理涉及到的各类清单设定统一化的要求。在明确权责清单结构的过程中，管理者要注意权力清单涉及到的项目名称、行使依据、权力类型、行使层级、承办机构、行使主体、权力运行流程图、办事指南必须清晰录入，而责任清单中所涉及到的追责情形、追责机制、责任岗位、责任依据、责任事项几部分在记录后必须定期查证，不能受人为因素干扰。

高校档案范式管理要以工作的量化、细化、标准化、流程化、系统化、等为落脚点，因此，在引入清单式管理方式时，高校档案管理者需要构建符合档案综合、范式、精细管理所需的管理工作标准，包含任务清单、职责清单、执行清单等。清单管理科目按照高校档案范式管理工作情况一一建立、完善，用于帮助每个员工明确工作流程、工作任务、工作职责，也便于高校档案管理者从整体层面把控高校档案工作。为保障范式管理工作到位，精益管理理念执行到人，高校档案管理者还需要针对性的设立动态化督办体系，配套激励与考核标准，对于不容易量化、主观性强的工作，如档案数据的创新整合、主题活动的组建、档案资源价值评估等可使用定性评价指标。体系和指标的设定要遵从高校档案范式管理考核常态化的要求，同步设立和运用督起点、督结果、督过程，明成效、明进度、明任务的督查督办机制。考核中高校档案管理者要始终以范式、精益管理要求为基准，以本校档案管理的数据化、现代化、科学化、可持续性发展需求为标，将相关工作人员的工作与服务成效与其年度考评、晋职晋级、岗位聘任等挂钩，考核重点放在工作人员的工作标准、工作流程、工作计划以及周、月、年计划清单的实际执行情况上。

（二）设立“互联网+档案”信息共享平台，加大数据深入挖掘力度

依照高校档案范式管理需求，在“互联网+档案”信息共享平台搭建的过程中，相关工作人员要重视完善请求认证服务功能、档案数据访问服务、安全数据传输服务、资源发现服务、资源搜索服务等的动态变化的创新、完善、优化需求。在平台创建初期，高校档案管理者要强化调研用户需求，加大已有纸质档案的电子化、数据化转化力度，可适度引入社会档案资源或者立足高校档案管理资源应用的需要，加大“云终端”数字档案资源捕捉、应用、整合、生产软件和程序功能的开发等。

疫情期间高校网课、复课等教学离不开高校日常运营持续性、稳固性的支持，高校档案管理作为高校稳定发展的重要前提，要始终坚持统筹高校不同档案信息管理部门、不同信息使用者对档案数据采集、整合、开放、共享的要求。在坚持履行党建所提出的“不忘初心、牢记使命”的要求下，高校档案管理者要切实提升档案数据价值的挖掘能力，档案数据系统化和逻辑化的处理能力、档案数据运行安全性维护的管控能力等，使档案数据更为精准、传递更为有效。档案数据的挖掘与共享归根结底是以数据开放为最终目标，高校档案管理者可设置“互联网+ 档案”信息共享平台，在遵从档案隐私权、数据权、数据安全、数据重用等相关法律法规的基础上，界定档案数据的开放范围，打破技术壁垒，守住档案数据伦理底线，降低档案数据获取难度，平衡档案数据保密与开放的平衡，逐步释放档案数据价值提升空间，使已有档案的潜在价值被激活。

（三）提升员工业务素质，建立双线双向型培训

培养高校档案管理工作人员的范式、精益管理意识是保障高校范式档案转型成效的基础。由此，高校档案管理者可将阶段性提升相关工作人员的数据整合应用水平、数据创新水平、用户动态服务需求的满足水平等视为培训对象。高校档案管理者拟提升员工的业务素质，就需要其及时调查每一个员工的业务素质、能力等。除档案馆外的其他与档案关系相关的部门，高校档案管理者可按照档案范式、精益管理的要求，结合不同部门的档案管理内容、职责，提供员工培训内容、考核方式和标准等，将高校档案范式管理与精益管理的需求与不同档案管理部门及工作人员的职业发展融合起来，按照全员培训、分类分级、针对性原则逐部门推进，确保高校档案范式管理、精益管理模式、内容、意识、机制、服务要求等的培训能覆盖高校档案管理覆盖的全体工作人员。

高校档案范式、精益管理的培训不可能一蹴而就。一方面，高校档案管理者可使用“内部交流+ 网络培训”的方式，定期开展高校档案业务经验交流与学习活动，借助新媒体平台开展网络培训和远程教育，组织不同岗位、不同层次的工作人员参加各类档案服务整合的实践教育活动，如科研专题资源整合培训班等。另一方面，在日常培训的过程中，为提升高校档案管理人员数字技术、档案数字内容等的统筹安排、整合应用工作能力，高校档案管理者还可使用多样化的档案活动等方式，系统性提升相关工作人员的档案应用能力。如以用户需求为前提，开展各部门联合开发高校特色档案信息资源活动，按照服务校内外用户的思想针对性的开发档案产品等。高校档案馆和社会档案馆等相关机构合作共建档案资源开发平台，可作为提升高校档案馆工作人员专业、个性能力的孵化器，社会档案馆与高校档案馆管理方式、要求、工作形式等的差异利于高校档案馆工作人员拓展视野，明确大数据时代对高校档案范式、精益管理的新要求，找到自身继续学习和自我提升的定位。

三、结语

综上，按照党建提出的“不忘初心，牢记使命”的理念，处在大数据时代，高校档案管理要时刻保持自身在高校可持续发展中的促动作用，就需要直面技术化变革所带来的不可逆、必然的改革要求。大数据、精益化对高校档案范式管理的影响是渐行渐深、由点到面的。其既包含高校档案范式管理所需的机制、模式、流程、平台，又包含可感知的制度、理念、文化等。高校档案管理范式的转向和应用是不断深化、循序渐进的，需要高校档案管理者立足自身实际情况，预测档案管理在不同维度上的优化改革需要。