大数据时代企业档案管理工作的创新模式探究

曾菊林

摘 要：在当前这样一个大数据时代下，数据信息已经成为重要的生产力资源，而档案管理工作属于企业经营管理过程中的重要一环，开展好档案管理工作有助于促进企业经济效益的提升，为企业管理者决策带来重要的参考依据。随着现代企业的不断发展，经营管理活动中形成的档案信息材料日益增多，怎样应用大数据技术来促进档案管理工作模式的创新，这是我们必须要深入研究的问题。本文结合笔者实际研究，对此问题展开了探讨。

关键词：大数据;企業档案管理;创新模式

档案材料客观地记录了企业经营发展中的相关资料，也能够直接反映出企业未来的战略发展走向，属于企业经营管理活动的重要环节。大数据时代的来临为档案管理工作提出了新的要求，越来越多现代科学技术的应用也为档案管理工作提供了有力支撑。对现代企业来说，必须要充分重视并开展好档案管理工作，助力企业的持续健康发展。

1 大数据时代对企业档案管理的影响

大数据时代的来临在很大程度上促进了企业档案管理工作的创新与变革，企业档案收集归档方式、开发利用流程、档案服务等相关工作发生了很大转变，档案资料逐渐朝着数字化转变，档案信息来源也更加多元化，同时借助于现代信息技术有效促进了档案资料查询和利用效率的提升，企业档案资源的开发利用价值得以进一步挖掘，在很大程度上促进了企业档案管理工作水平的提高，有效减少了人力物力财力的投入[1]。另外大数据时代下企业档案管理真正实现了开发利用可视化、数据挖掘以及语义引擎，为管理者决策带来了更加准确全面的参考依据。我们知道，档案管理工作的核心目标是开发利用，大数据技术能够有效促进企业档案开发利用效率的提升，深入挖掘档案材料的隐藏价值，根据企业经营发展的具体需求来对海量档案资源予以深入挖掘。数据挖掘和分析技术的合理运用能够帮助档案管理工作人员从海量档案信息中提取出有价值的内容，能够让档案管理工作人员结合用户的实际需求来对档案资源予以定制开发，有效促进档案开发利用效率的提高。档案用户以及管理人员的关系不单单停留在过去那种用户直接提出相应需求后再由档案管理人员给予相应服务，而是发展为用户和档案管理人员之间的双向沟通交流，做到了档案开发利用和服务工作从过去的“被动”转化为“主动”。另外，借助于大数据技术和档案管理信息系统，档案管理工作人员能够对企业档案数据的全生命周期予以检测，深入挖掘与共享档案资源中所蕴含的有价值信息，为用户带来更加高质量的服务，确保企业档案资源价值的最终实现。

2 大数据时代企业档案管理工作的创新模式

2.1 实行一体化档案管理

在大数据时代，企业档案管理工作应当有信息化档案管理系统平台作为支撑，进一步推进信息化档案管理系统和企业一体化平台的衔接，对于档案材料收发模块涉及的管理流程予以分块处理，从而不断促进不同模块信息数据共享水平的提升，如此一来有助于促进企业档案资源管理与利用水平的提高。在对相关管理软件进行对接时，需要对信息化档案管理系统和企业一体化平台予以优化，在办公系统模块设计过程中加入数字化档案信息材料管理的标准规范，这样才能够对数字化档案材料进行全生命周期的科学高效管理。企业经营管理中必须要根据具体情况来制定信息化建设工作方案，在这一前提下把数字档案馆添加到一体化管理平台中来，对目前已有的信息管理系统和数字档案馆予以规范整合，从而形成符合企业实际的档案管理模块，实现一体化档案信息管理，让企业能够慢慢建立更加全面的信息管理体系，助力企业信息化建设。

2.2 推进数字档案馆建设

大数据时代的来临让现代企业经营管理过程中所产生的档案信息资源表现出量大、种类多的突出特点，单纯凭借过去的档案管理工作模式逐渐难以满足当前的实际需要。借助于现代信息技术对海量档案数据进行快速处理与存储已经基本实现，企业还需要着重推进数字档案馆建设。数字档案馆是依托于大数据技术、信息网络技术来对企业档案管理工作流程予以优化和固定，对企业经营管理活动所形成的各类电子档案或数字资源予以全方位收集、整理和存储，利用网络平台提供档案信息服务，能够真正实现档案资源共享利用的一个现代化管理平台。和过去的档案管理模式比起来，数字档案馆表现出档案资源数字化、档案管理信息化以及档案服务知识化的突出特点，在建设过程中需要逐渐落实电子档案管理系统建设，对电子文件、元数据以及多媒体文件实施档案管理，促进纸质资源的数字化转换，制定相配套的标准规范体系和管理机制[2]。

2.3 加强档案信息安全管理

大数据技术的应用有效促进了企业档案管理效率的提升，但同时我们也应当充分重视档案信息安全管理工作。在实际的管理工作中，档案工作人员需要不断增强自身安全意识，充分了解档案管理活动的相关情况，落实好档案资源的流程管理，特别是针对部分珍贵的档案数据资料应当引起充分重视。另外还需要借助于相应的现代科学技术来打造一个更加安全的档案管理环境。为确保数字档案和纸质档案具备同样的价值和法律效力，应当积极应用数字签名技术，如光笔签名或数字签名，将其当成是数字档案真实性、完整性审查的依据，同时便于后期进行查询检索和责任追查。同时还应当结合具体情况，根据不同类型档案材料的应用服务范围和实际特征，应用防篡改技术，把档案数据材料设置为只读，保证其不会被恶意更改。近年来互联网技术的普及发展，对于黑客或病毒都有了相应的防范工具，档案管理人员可借助于加密技术或防火墙来对数据库的档案资源实施加密，也能够对用户设置不同的访问级别，在查询利用之前对其实施身份验证，从而确保档案材料的安全。

2.4 提升档案信息服务水平

一方面，应当进一步促进企业数字档案材料的整合与优化，借助于大数据技术和现代信息技术，对相同类型或相互之间具有较强关联性的档案材料予以有机整合，随后按照相应用户对企业档案材料的使用需求，通过数据挖掘技术来对企业内部档案资源实施开发和挖掘，在这一前提下建设专门的档案数据库;另一方面，应当结合档案信息服务方式予以持续优化，依靠大数据技术来搭建档案云服务平台，如此一来可以帮助用户不受时间和空间的束缚来查阅利用数据库中的档案材料，依靠可视化平台的打造，能够对企业相关项目的全过程信息进行呈现，确保档案资源的准确性和完善性[3]。

与此同时，企业档案管理人员必须要坚持从自己做起，主动学习专业知识和现代科学技术，具备更强的档案信息处理能力，不断提升服务意识和水平，能够善于运用大数据技术来开展好自身工作，促进综合素质能力的提升。对于企业而言，也应当定期组织开展各种培训教育活动，让档案管理人员能够通过学习合作、访问交流等形式来更新其知识体系，提升档案管理技能和业务水平，助力企业的健康发展。

3 结语

综上所述，在大数据时代企业档案管理面临着新的发展机遇，也对档案管理工作人员提出了新的要求。因此在实际工作中必须要依靠大数据技术的优势，结合企业经营管理的实际情况，对档案管理模式予以创新改革，促进档案管理制度的完善与优化，构建更加科学高效的档案信息档案平台，推进企业数字档案馆建设，真正促进档案服务水平的持续提升，为企业的持续健康发展做出更多贡献。

参考文献

[1]关宏玉.大数据时代企业档案管理的机遇与挑战[J].云南档案，2020（06）：52-54.

[2]叶瑞艳，孙健，曾丽花.大数据平台在企业档案管理中的应用[J].信息系统工程，2020（06）：86-89.

[3]刘春凤.“大数据”时代的企业档案工作模式转型[J].兰台世界，2020（S1）：136-137.