信息化背景下档案管理的发展路径探析

孟婷

摘 要：在信息化发展的今天，信息化的档案管理方式也已经成为档案管理的主流，信息化的管理手段不仅能使档案管理效率得到极大的提升，也让档案利用及服务更加精准。同时档案作为一种重要的知识资源对企事业单位以及个人而言意义重大。因此，更应充分认识档案的价值作用，加快档案信息化的建设进程。为此，文章重点围绕着信息化背景下档案管理的发展路径提出自己一些看法，以供广大同行参考。

关键词：信息化背景;档案管理;意义;发展路径

1 信息化背景提升档案管理水平意义

首先，做好档案管理工作，可以提高人们对于档案的认识程度，尤其是提高数字化管理的能力，进行高效的电子档案录入，并对档案信息进行科学的采集。其次，做好档案管理工作，可以方便民众对档案信息进行快速的查询，并对档案信息进行共享等其他方式的利用，这样的数字化管理方式可以进行电子档案的全面维护，应用信息化的管理软件等等，建设更加科学的档案归类。

2 信息化背景下档案管理的发展路径

1）建立科学的档案管理流程。第一，在档案管理之前，要对数据进行全方面的分析，探讨档案的立卷过程和组卷过程，从而确定不同分类方式存在的问题，更加科学的进行审卷，对这些环节进行优化处理。尤其是要重点管理档案的来源，根据上级档案管理中心的相关指令，并结合国家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，对于档案的来源进行不同的归类。这样的方法不仅可以避免收集到的信息无效，还可以避免收集到的信息虚假或者错误。承办的所有材料都要标明档案的来源之处，减少后期处理过程当中存在的遗漏现象。第二，信息收集之后，要将所有的资料呈报给相关的部门，标注档案的序号，进行统一的立卷管理，再由信息化的管理部门进行统一的归类，按照文档的类型、文档的用处等等，建设完善的档案信息库，完成最初步的档案管理工作。完成这一步之后，要按照数字条码管理的方式对这些档案信息进行规码，可以是二维码，也可以是条形码，方便后期档案信息的查询。第三，要根据档案信息的内容确定科学的标题，良好的标题可以方便后期的查询，也可以降低档案分包管理工作的难度，这就完成了档案管理的进一步工作，但是，到这一步为止仍需要加强注意力，因其并不意味着正式进入到了入库阶段，还需要对档案的真实性以及档案的来源进行二次审查。通过这样的归档分卷标配的方式，完成档案数字化建设和档案移交的初步准备工作。

2）增强档案管理的系统性。首先，在档案管理的过程当中，要对各个步骤的主要目的和中心环节进行项目任务化的管理，并结合大数据的管理思维，做好档案移交的核对工作，做到一一对应，确保二维码和条形码当中反馈的数据信息，可以和文件资料当中的内容信息一一对应。如果出现任何问题，都要及时向上级的档案管理部门和档案的移送部门进行沟通，及时找到正确的档案信息，避免遗漏。其次，在档案接收入库管理的过程当中，也要按照这种信息化的管理方式，成立完善的数据库，为后期的档案借用和档案查阅提供方便的信息，同时，还要按照系统化的管理原则，对档案的内容进行实时的更新，避免档案内容过于陈旧。除此之外，还要对档案的信息进行统计和分析，探讨哪一类的档案查询的次数和频次最高，这样可以方便后期管理。最后，在档案管理的过程当中，还要按照系统化的原则对于基础数据进行科学的维护，避免基础数据损失而造成查询功能的不完善。做好日常管理工作，协调好档案管理人员和档案管理设备，进行日常的维护，通过统计盘点，发现哪些档案已经存在了更新不及时的现象。并配合综合检索发现一些无效档案，或者是密级改变的档案，进行销毁或者是其他相应的处理，应用这种系统管理的方式，提高档案管理的科学化水平。

3）加强入库管理的数字化建设。一方面，在档案入库之前要按照文档类型来建设不同的文档保密盒子，例如，待处理文件和归类成卷文档，就要放在不同的管理类别当中，避免混放在一起，影响实际的档案查询效果，按照统一化的原则，来对这些档案进行分门别类的处理，如果后续还要对档案进行升级，则需要放置在更大容量档案这个类别当中，从而方便后期管理减少管理的冗余。另一方面，在档案管理的过程当中，要按照归类入档案袋、归类入档案和未归档库、已归档库来进行分门别类的管理，按照数字化管理原则，来对档案信息进行编目，从而方便后期查询工作顺利开展，在立卷的基础之上，来操作数据库的管理工作，尤其是要按照不同用户的需求和不同管理部门的需求，标定好不同的档案数据库的应用信息。在删除、查询、传输、复制的过程中充分应用这个信息来进行全面的维护，实行批量挂接。

除此之外，在档案管理的过程当中，还要按照科学的管理原则，对于不同信息的编辑类型进行特殊的注意，如果统一归档之后，发现数字信号对接错误的问题，就要进行及时的处理。编目整理过程当中，要对立卷后的档案划入不同的类目库，从而完善归档库的信息，在经过编目之后，对于档案的数据信息进行全面的核对。发放不同颜色的编码，按照不同的类型进行收规，建设统一的管理体系。

3 信息化背景档案管理工作中的注意事项

1）电子档案审阅格式方面的注意事项。微软公司推出的windows操作系统，目前在电脑端占据绝对的“统治”地位，尽管智能手机发展迅速，安卓和苹果系统呈现出分庭抗礼的态势，但是在信息化背景，电子档案依然以windows系统下的word文档作为主要媒介。曾几何时，人们对于正版、盗版操作系统，金山旗下WPS办公软件与word办公软件的兼容问题头痛不已，很多档案经过网络传输之后，轻则出现“格式错乱”问题，重则直接导致档案源代码错乱，进而内容“全毁”。时至今日，随着微软公司公布了word的有关代码，兼容性问题得到了极大改善，但是，这并不意味着档案管理人員可以放松警惕，一些微小疏忽仍然会给档案管理工作造成麻烦。

2）电子档案存储筛选方面需要注意的问题。上文提到的WPS及word办公软件，在文件名结尾处往往存在.docx、.doc等后缀，但此类后缀究竟代表什么意思，很多档案管理人员不甚理解，故而在执行批量筛选、存储作业时，经常在不经意间，漏掉了一些重要档案文件。比如，某些档案文件夹中收录的信息较多，在筛选时，档案管理人员往往选择“按文件格式查看”的选项，由此导致.docx和.doc文件相隔甚远，在批量复制备份时，轻则顺序错乱，重则文件丢失。一般来说，.doc文件可以被视为纯文本文档，即打开、关闭方式非常直接，控制程序并未执行其他操作;而.docx文件出现在word2007版本之后，其实质上是一种“半压缩”文件，每次打开、关闭的过程中，系统控制程序执行“自动解压”“自动压缩”命令。由于速度极快，用户并不会感受到任何异常。于是，很多时候出现电子档案丢失时，管理人员无法弄清究竟在何处出现了差错。由此可见，档案管理人员在开展日常工作时，必须注意此类问题，每当系统、软件升级时，需要反复查验，保证档案的完整性。

4 结论

综上所述，通过模块划分以及编码管理等方式，档案管理的水平可以不断提升，适应当前的信息化背景发展背景。从本文分析可知，研究提升档案管理信息化水平的路径，有利于我们从问题发展的角度看待目前档案管理当中存在的不足。因此，我们要加强系统性研究，不断丰富研发的路径，进行系统的科学设计，提高档案管理的实际应用效果。

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