城建档案利用中存在的问题及对策探究

郑雅丽

摘 要：档案的利用价值就在于它能够为各项工作的开展提供最原始的依据和参考。对城建档案的充分挖掘与利用可以极大的推动城市建设的发展。档案所涉及的内容包括了城市在发展过程中的是如何规划、设计、施工和维护的，是如何就一些城市建设与民生问题之间所产生的纠纷和问题的。这些内容真实的反映了城市发展的历程，也为城市的可持续发展提供了有力的参考。但由于人们对档案管理意识的薄弱使得档案资料的利用率并不高，再加上档案管理活动的组织机构、管理模式等有着明显的滞后性，极大的影响了档案管理工作质量的提高，进而影响了其的利用价值。在此，文章就着重对城建档案的内涵、在利用中存在的问题等进行了分析，由此提出了对应的解决对策作为参考。

关键词：城建档案;利用服务;存在问题;解决对策

1 引言

城建档案是整个城市发展历程的浓缩。在20世纪80年代召开的全国科技档案工作会议中，党和国家就重视起了城建档案管理工作，并多次强调了它在城市建设和发展过程中的利用价值和作用。由此城建档案的管理工作体系也在逐渐的完善和成熟起来，并渗透到了社会生活的各个领域中。随着社会经济的快速发展，城市的建设以及人们对档案资源的需求发生了巨大的变化，城建档案管理工作也面临着极大的困境和挑战，再加上其他各方面主客观因素的影响，整个城建档案管理工作也还存在着很多不足之处，档案的利用价值也受到了一定的限制。若想改变现状，提升档案利用服务的质量和水平，满足当前工作的现实需求，档案管理部门必须要转变思想，树立服务意识，并积极创新管理工作的方法和途径，尤其是利用信息技术对档案资源进行深入的挖掘和利用，推动档案管理的信息化、数字化建设。

2 城建档案概述

城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料，是在城市规划、设计、建设、管理等活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、模型、信息数据以及特定实物等各种载体形式的历史记录。它是为城市建设活动服务的，其工作原则、范围、成果最终由城市建设活动的内在规律所决定。它反映出的不仅仅是今天我们开展的任何城市建设活动，更重要的是它记录着这个城市的建设历史。

3 城建档案利用中存在的问题

1）档案利用意识薄弱。档案管理人员缺少必要的服务意识。通常来讲，城建档案的管理机构并不是完全开放的，它几乎很少会参与到其他部门的工作中，也不会积极主动地去提供相应的服务，只是等着用户需要时才予以配合;同样其他部门也对该项工作保持着不作为的态度，不会积极的去配合该工作的开展，这样的一种信息闭塞的状态不可避免的会引发系列与用户之间的矛盾和冲突，缺乏调研和引导需求的规划和策略。

2）档案管理机制单一。档案部门所收集的内容和信息并不全面和丰富，来源也不够均衡。一般来讲，城建档案的管理主要集中在建筑类档案资料上，很少有与社会民生有关的、与百姓生活有关的档案资料，这种单一性就严重的削减了档案资料的公平性、完整性、系统性和真实性，无法全面客观的反映这个城市的面貌。比较常见的就是在所有的档案中，房地产移交的数据和资料居于大半，城市基础设施以及地下管线等这样类型的档案数量相对偏少，但需要具体利用档案的工作人员查询的内容往往都是地下设施建设的领域，从而导致了收集与利用的错位。

3）档案管理机制滞后。城建档案管理过程中政府在其中扮演着重要的角色，但它制定的相关规定却缺乏灵活性。比如在城建档案管理规定上并没有相关的章程予以规定和制约。“公开的时间和范围是会根据档案资料的价值有所不同”已成为人们默认的共识，但这个“不同”却没有具体的界定。其次，对档案资料的利用是需要收取一部分费用的，像综合性的服务费、查询费、复制费等，但相对于其他档案，城建档案的费用就略高。尤其是机构组织所查询的不是本单位的城建档案，它的收取费用标准就高于个人，并且查阅的费用是与查阅的次数成正比的。

4 城建档案利用问题的有效解决对策

1）要积极整合馆藏资源。如前所述城建档案的范围十分狭窄，无法充分的被利用，因此我们要对档案资源进行有效的整合和配置。比如，根据城建项目的不同，来建立 不同的管理目录，并对整合后的档案资源进行集中管理，最大限度的消除档案实体“各自为政”与社会利用之间的冲突。另外，还要根据城市文化品味的提升，加强对当地特色档案的调查、整理和收集，比如著名的景点、文化古迹、有年代感的建筑物等，这些都要纳入档案的收藏和管理范围，让馆藏结构更加丰富。

2）要强化管理队伍素质。档案资源的存在价值是通过发挥自己的知识、研究价值来服务用户，满足不同需求。因此档案资源管理机构要做好对资源的推荐服务，以各具体的文献描述、知识单元分析为基础建立科学索引库，运用多种渠道挖掘档案资源及内容，扩大用户的体验范围;其次从业人员要对用户检索档案的习惯、用户类别等进行调查，增加彼此的认知，从而有效的把握不同用户的不同需求，进而增加用户对档案资源知识价值的探索和利用。再次，将知识服务落实到位，根据不同用户特征、不同需求以及所面临的不同问题进行综合分析，采取有针对性的服务解决方案。

3）要创新档案管理模式。首先要充分利用信息技术和网络技術，建立信息开放服务中心，对资源信息开发利用，实现信息资源的安全共享。比如可以将语义技术应用在资源检索环节，在固定领域的资源范围内建立本体知识库，形成共享模式，在此基础上再对此资源按照不同的模块予以具化和标注，并保持与本体知识之间的关联性;另外对于用户多元需求的检索系统，制定个性化的结果界面，以规范化的结果输出形式来保障用户所检索出的结果符合自己的实际需求，让用户获取额外受益的档案资源。

4）要制定合理收费制度。城建档案管理部门所在辖区的政府机构及其他相关组织部门要认清档案资源管理的目的，要根据社会需求和社会发展规律制定出合理的收费制度，而档案管理部门也要对自己的工作有明确的界定，要知道自己的工作是具有公益性特点的，要在对资源予以利用的过程中严格按照相关规定、按照服务时长和劳动量来减少甚至减免普通用户的查询费用，从而最大限度的满足不同用户的需求。

5 结语

面对快速发展的社会，城建档案利用所展现出来的价值愈加明显和突出，同样面临的挑战和困境也越来越艰巨，为了更好地发挥档案资源的服务利用价值，档案管理部门应该正视档案利用过程中存在的问题，并通过分析原因制定出可行的解决对策，比如积极开展信息化建设、培养专业团队、创新模式等，从而推动档案资源管理的进一步发展，全面提升档案资源的利用率。

参考文献

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[2]许英.当前城建档案利用中存在的问题及对策分析[J].编研与利用，2016（02）：33.

[3]祝庆.城建档案利用存在的问题及对策[J].交流，2014（09）：21-23.