公文档案精细化管理的路径

胡大利

摘 要：公文档案作为一种专门档案，在单位行政管理事务中发挥着重要的作用，具有极高的利用价值和凭证价值。然而，如何对公文档案进行精细化管理，许多单位仍然处于摸索阶段。故此，文章就公文档案精细化管理的现实意义进行分析，阐述公文档案管理中常见的不足，并提出合理建议，旨在落实公文档案精细化管理要求，更好地发挥公文档案价值。

关键词：精细化;公文档案;路径;问题;现实意义

1 公文档案精细化管理的现实意义

1.1 有利于确保公文档案管理工作有序进行

21世纪是知识、信息呈现“井喷式”增长的时代，是一个强调信息整合、信息服务和信息利用的时代。同时，随着单位各项业务工作进一步推进，业务工作中产生的各类信息资源不断增多，公文档案管理工作难度随之增加，容易无序化的现象[1]。一方面，从精细化的角度对公文档案进行管理，不断细化档案环节、管理分工，改进和完善单位档案管理方式，能够进一步对单位公文档案进行信息加工、资源重组、数据挖掘和知识采集，提升档案管理实效。另一方面，精简公文档案的类别、流程，立足于单位规章制度对公文档案进行存储、处理、评价、分析和收集，可以更全面、准确、真实地反映单位公文管理质量，塑造良好的部门形象。

1.2 有利于满足公文档案利用需求，发挥公文档案价值

公文档案具有重要的社会价值、经济价值、政治价值、文化价值以及其他价值，是单位政策拟定、决策咨询、决策参考、法规参考、落实政策、行政管理的重要资源[2]。一方面，从精细化的角度对公文档案进行管理，将精细化管理理念渗透到档案管理、档案利用和档案服务的各个要素和环节中，可以提升档案立卷归档、档案管理、档案开放、档案利用、档案鉴定、档案开放、档案公布、档案销毁、档案更新等各项工作效率，实现管理理念、方法、理论创新等目标。另一方面，从精细化的角度对公文档案进行管理，可以反作用于公文档案编研、公文档案数据库建设，满足相关主体利用公文档案的需求。

2 公文档案管理中常见的不足

2.1 公文档案立卷归档工作不规范

公文立卷归档是公文档案管理的起点，立卷归档时效将影响后续的档案管理与利用[3]。当前，许多单位公文档案之所以无法实现精细化的目标，主要是立卷归档工作不规范。一是公文的立卷归档范围不明确，尚未做到应归尽归，公文档案的连续性、完整性有待提升。部分单位没有从制度上明确公文归档范围，许多档案资源被闲置。二是公文的立卷归档时限不明确，立卷归档效率低下，导致档案在闲置过程中发生损毁、遗失等问题。三是公文立卷归档的格式不明确，没有制定统一的格式，存在重复加工问题。

2.2 公文管理分工有待优化，人才队伍建设不科学

公文档案要实现精细化管理目标，必须要打造分工合理、相互配合的管理机制，必须要正式人才队伍建设。然而，当前部分单位公文档案管理分工不明确，公文全部由档案管理部门负责加工处理和归档，不仅加重了档案管理部门的工作压力，而且不利于对专业性的公文进行处理。部分单位内部各个部门没有安排专责对公文进行初步处理，而是直接移送档案管理部门，不利于部门之间相互配合。除此之外，部分单位人才队伍建设滞后，档案管理人员的数量以及档案管理人员的素质却并没有跟上，公文档案各个环节缺乏负责人。

2.3 公文档案管理制度修编滞后

当下，部分单位公文档案管理制度修编滞后，没有及时结合最新的政策法规和本单位实际制定或者修订规章制度，难以厘清权责界限，不利于档案精细化管理。一是公文收发与归档之间的衔接度不足，对于纸质公文、电子公文收发与管理没有进行详细规定。二是绩效考核与责任落实不足，对公文规范化、精细化管理的绩效占比过低，档案管理人员责任意识有待增进。三是公文档案数字化处理的规定缺失，没有结合当前数字化管理环境对公文数字化处理的标准进行规定，无法适应办公自动化的要求。

3 公文档案精细化管理的路径

3.1 规范公文立卷归档，做好事前管理

“基础不牢，地动山摇”。对于公文档案管理而言，如果不能做好立卷归档工作，那么将容易发生二次加工、二次处理等问题，不利于提升公文档案精细化管理水平。为此，一是要明确立卷归档范围，最大限度地保障档案资料的真实性、准确性以及完整性。通常而言，单位可以按照政策类、法规类、上行文、下行文、平行文或者其他类别对公文的归档范围进行细化，为档案管理人员立卷归档提供指引。二是要明确立卷归档时限，避免超期归档等问题发生。单位应进一步明确相关部门的归档责任和归档时限，避免公文长时间堆积和限制，充分保障公文的完整性、准确性和原始性。尤其是对于涉密公文，更是要尽快归档，避免发生泄密事件，维护单位形象。三是要明确不同类别公文的归档格式。其中，应当重点明确份数、页数以及其他细节，确保公文档案齐全完整。

3.2 细化公文管理分工，打造专业化人才队伍

第一，要细化档案管理部门与其他业务部门的分工，尤其是细化办公室与档案管理部门的职责，形成相互配合、协同高效的公文档案管理机制。单位各个业务部门可以设置兼职的档案管理专责，由其对档案材料和业务性强的公文材料进行初步处理，之后再转交档案管理部门。第二，要打造专业化的人才队伍，具体而言，可以从以下三个角度做好队伍建设。首先，重视临聘人员队伍建设，结合单位现阶段档案工作量和工作难度，充分通过劳务派遣、合同制等方式招纳档案管理人才。其次，提升培训内容的针对性，了解档案管理人員的需求，打造体系多层次、内容多元化的培训模式，强化档案管理人员在档案分类、利用、整理、收集等领域的能力。最后，开展以“公文档案精细化管理”为主题的档案培训活动，深化档案管理人员在信息技术应用、立卷归档、档案规范管理、档案高效利用等领域的知识和技能培训，打造专业化人才队伍。

3.3 做好公文档案管理制度修编工作，为档案管理人员提供指引

实践证明，公文档案管理制度是指导、评价公文档案管理工作的重要工具，是实现公文档案管理精细化的抓手。为此，单位要结合档案管理法规、公文档案管理要求做好制度修编工作。一是要确保公文收发与归档之间能够有效衔接，减少收发与管理的中间环节，实现一站式归档。同时，要制定公文更新与销毁制度，及时对公文进行更新和销毁，确保公文的时效性，发挥其在决策咨询、决策参考领域的作用。二是要强化绩效考核与责任落实，从精细化的角度设计公文档案考核指标，提升档案管理人员责任意识。三是要制定公文档案数字化管理制度，拟定数字化环境下公文档案管理的标准和要求，不断适应时代发展趋势。

4 结束语

公文档案管理的改进与完善是一项常态化、动态化、系统化的工作，会随着技术进步、理念更新和科学发展而改变。但总体而言，鉴于公文本身的特点，必须要减少公文档案管理中的失误，不断推动公文档案精细化管理，走出一条高效率、高质量的管理道路。具体而言，一是要规范公文立卷归档，做好事前管理;二是要细化公文管理分工，打造专业化人才队伍;三是要做好公文档案管理制度修编工作，为档案管理人员提供指引。

参考文献

[1]张天晔.从体系化建设到精细化管理[J].质量与标准化，2020（06）：10-12.

[2]高晓明.精细化管理在档案管理中的应用实践[J].办公室业务，2020（11）：71-72.

[3]刘佳.精细化管理在档案管理中的应用[J].城建档案，2020（04）：68-69.