基于课题管理的科研项目档案规范化研究

陈燕虹

摘 要：科研项目档案是科研计划项目在立项、研发及具体应用环节中产生的，它是后续制定及落实相关科研计划的重要依据，同时也是我国科技发展进程的重要见证资料。因此，相关部门必须对其引起高度的重视，逐步完善科研项目档案的规范化管理。对此，本文就围绕课题管理背景下的科研项目档案规范化进行了全面的探究，并对此提出了一些可行性措施。

关键词：课题管理;科研项目档案;规范化管理;有效措施

1 简述课题管理模式的涵义及作用

1.1 课题管理模式的涵义

所谓课题管理主要是指遵循择优支持及公平竞争的基础原则，设立相应的科研课题，围绕课题展开相关研究，设置专业的课题小组，开设课题组织、课题管理及课题研究等相关活动的科研管理制度，通常会运用于国家财政拨款支持的各项科研计划项目。较传统管理模式而言，课题管理模式推动了科技管理机制、科技项目内容及科技项目验收标准等的转变，突破了人员、单位与专业之间的局限性，不仅提升了管理水平，还优化了资源配置，更加符合我国现代科学技术的发展需求，除此之外，在漫长的运营环节中，逐渐形成了科学完善的课题招标、网上审核、中介评估、节点拨款及监管体制[1]。

1.2 课题管理模式的作用

课题管理模式对科研项目档案管理的作用主要有以下几点：

其一，改变责任主体。在传统的科研项目档案管理中，相关部门通常是围绕具体项目加以管理，经科研单位发出申请，主管部门加以审核，之后由单位承接科研任务，由此可以看出，主管部门和承接单位既是档案归档责任主体，同时也是档案形成主体。而在课题管理模式中，相关课题负责人在预算范畴及计划任务内具备一定的自主权，具体项目管理不再是主管部门的工作重心，其重心变为对相关机制与体制的指定工作，同时还包括对项目实施环节的监管工作。科研计划项目中，课题组是研究性档案的形成主体，而主管部门则成了管理性档案的形成主体。

其二，改变档案内容。传统科研项目档案管理内容主要包含准备、科研、鉴定、成果申报及应用转化五部分形成的各项文件资料，课题管理主要针对前三个环节，成果申报及应用转化则是由其他部门加以负责，档案内容涵盖了制定立项审批体制和预算管理体制，此外还应重视监督管理体制逐步完善，并依据科研项目的内容对管理内容加以合理的调整。在具体的管理过程中，相关部门应对文件资料的收集范围适当扩展，确保其涵盖名称、审核意见、审计情况及监督情况等。

其三，改變档案载体。纸张是传统科研项目档案的主要载体，并在长期的管理过程中构成了较为完善的管理规范，而课题管理模式中，网络化和信息化管理则是项目管理的主要手段，它不仅可以促进科研项目档案的规范化管理，还能提升档案管理的整体水平及效率。在具体的管理环节中，电子数据则成为项目档案的重要载体，对此，档案载体的转变就需要相关部门必须加强对管理策略的不断革新。

2 浅析基于课题管理的科研项目档案规范化管理的有效措施

基于课题管理模式下，要想加强科研项目档案的规范化管理，我们可以以下几方面入手：

2.1 完善档案管理职责

首先，应对归档职责加以完善。在科研项目档案管理中，针对项目落实过程中所产生的相关文件资料，项目管理部门必须对其实施收集及归档处理，待项目完成且验收合格之后，再根据相关要求，将文件资源移交给专门的档案管理平台，加强统一化管理，档案在移交时应确保其完整性和时效性。对此，课题负责人则应该安排专人妥善处理好科研成果的整理及归档移交工作，以此来保障项目档案的完整性及精准性，同时加强对归档职责的明确[2]。项目依托单位应充分发挥出自身的监管及指导作用，在项目完成验收之后，针对课题组移交档案的接收及管理工作进行及时妥善的处理，以便于后续工作的顺利进行。

其次，将有关归档问题的相关条款加入到档案实施合约之中，针对项目档案的收集、整理及归档问题，则应该在相关合同中明确其合理要求，实现档案归档工作的有章可循、有规可依，以此加强对科研项目研究性档案归档工作的有效管理。

最后，应对档案部门的监管职责加以完善，充分发挥出本单位各级档案管理部门的实际效用，落实好每个部门的管理职责。比如，档案行政管理部门主要负责科研项目档案的宏观管理，因此，其必须落实好科研项目档案的监管及定期检查工作;针对一些重大科研项目的验收及鉴定工作，严格遵照相关规范来落实项目档案的验收工作，待验收合格后应出具相关的认可文件，最后将相关文件反馈给项目相关单位。

2.2 优化档案管理制度

科研项目档案管理应在课题管理模式基础上，遵照档案管理的相关要求，逐步完善和优化其档案管理制度。在档案管理方法需要修订时，科研部门应与档案管理部门进行协作，加强互动交流，对管理制度中的档案管理要求加以明确，将归档职责落实到相关主体。在制定档案管理的相关规范时，相关部门可以对项目管理的相关政策加以考量，明确具体的管理要求，将档案鉴定、档案验收、档案保管及归档范围加以细化，确保其与课题管理方法的一致性，以此来保障档案管理工作的顺利实施。

2.3 完善档案归档范围

档案管理部门应对文件归档范围进行合理的调整与完善，以此来保障档案管理的有效性。其一，对能够反映课题管理全貌的综合性文件应适量增加，其主要包含绩效评估文件、立项指南等。其二，应增加项目管理环节中产生的关键性文件，其主要包含项目进展评估、信用考评、经费审计及专家评审等。其三，应对研究性档案归档工作加以重视，在原本工作报告及技术报告基础之上，增加成果专利及检测报告等相关文件。

2.4 加强项目节点监管

节点拨款制度作为项目管理中非常关键的制约手段，不仅可以加强对科研项目实施进度的监督力度，还可以针对执行困难的课题进行及时的调整，这样做除了可以确保项目按时完工，还可以有效的避免资金浪费现象[3]。因此，项目档案管理工作应对节点监管加以重视，充分运用项目中相对重要的节点，如合同项目转正节点、项目年度检查节点等，通过加强项目档案归档工作的监管力度，来确保档案归档的实际效果。在进行节点监管时，应重视项目验收节点的归档控制，在进行项目验收工作之前，必须落实好相应的归档文件验收，针对没有经过档案验收，或在验收过程中未达标的科研计划项目，相关部门无需对其实施验收或鉴定处理。此外，相关部门可以将归档文件验收作为项目验收及科研成果申报的基础保障，从科研管理及档案管理两方面入手，来保障科研项目档案的完整性及规范性。

3 结语

综上所述，档案管理工作在科研计划项目中占据着重要位置，因此，相关部门必须引起足够的重视。将课题管理模式灵活的运用于科研项目档案管理工作中，通过行之有效的管理手段及方法，来提升科研项目档案管理的规范性及有效性，以此来推动我国科研事业的蓬勃发展。

参考文献

[1]沈娟.课题制管理模式下科研计划项目档案规范化管理探讨[J].城建档案，2019（02）：68-69.

[2]沈铭慧.基于课题管理的科研项目档案规范化分析[J].办公室业务，2018（14）：45-46.

[3]张芝慧.课题制管理模式下科研计划项目档案规范化管理[J].中国档案，2017（03）：70-72.