科技档案的更改管理

郑悦萍

摘 要：档案具有原始记录性，其更改需要经过严格的审批，遵循特定的流程。本文探讨了科技档案更改规范和操作要求。

关键词：科技档案;更改

关于科技档案更改问题，档案界有两种不同的观点。支持者认为，科技档案要客观真实准确地反映科技活动，当科技档案所反映的客观对象情况发生变化时，应当更改有关内容以保持一致。反对者认为，档案是社会实践活动真实的历史记录，科技档案作为档案的一种，不应被篡改。

1 科技档案的更改依据

本文认为，科技档案可以更改，但要注意规范。

依据2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》规定，禁止篡改档案。我认为要区分更改和篡改。更改科技档案要有合理的原因，依据一定的要求和方法，遵循规定程序，并严格更改权限控制。篡改则是为了达到不可告人的目的，逃避正义力量的合理控制，采取手段改变档案的真实内容，以达到歪曲历史事实的不良用心。

科研机构档案部门接收归档的部分科技档案，实际上仍处于文件的现行期或半现行期，对科技档案的更改和补充，往往也是针对这些现行文件和半现行“文件”的。例如，基建档案记录的建筑物还需进行改建、扩建;设备档案反映记录的机电设备等，仍在正常使用或运转，或需要设备维护、检修。这些基建档案和设备档案发挥的效用与归档前并无本质差别，因此，应视为现行文件。

不可避免的，现行文件反映的对象发生变化时，科技档案也应如实反映科技对象发展变化的情况，使科技档案能为历史研究和科研活动提供可靠的依据和凭证。

为维护科技档案的准确性，应建立和健全更改、补充制度，在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案合理地进行更改。以基建档案为例，《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）明确规定，当竣工图图面变更面积超过20%时，施工单位要重绘竣工图。重绘图应按原图编号，图幅、比例、字号、字体应与原图一致。档案反映的施工对象客体发生了变化，科技档案自然应随之而更改。如果档案记录的内容缺乏真实性、准确性，尤其是记录内容描述不准确，档案价值要降低许多，档案无法起到依据和凭证作用;如果不准确的程度很大，就可能使该套档案从根本上丧失档案作用[1]。

2 更改程序

更改可以按以下步骤进行：

2.1 更改建议

由科技档案产生部门或使用部门提出。

2.2 更改审核

建议经过原编制部门或原文件的设计主管人员审核同意。

2.3 更改会签

通过传递和会签更改内容的办法完成。

2.4 更改批准

科技档案编制部门的有关负责人，在更改件传递会签返回后，审查批准。编制者必须在编制栏内签名及登记时间，同时，也应有校对、审查、复核、标检、批准等手续并由相应的人员在相应的位置签名及登记时间。

2.5 具体实施

依据已批准的更改内容执行更改。采用更改原件还是换发新页要由执行者根据实际情况确定，执行者须持签署完整的更改批准单到档案部门按要求更改，更改完毕后，更改单交档案部门留存，以备日后查证。

3 更改具体操作

纸质科技档案更改方法，主要有以下几种：

3.1 在原件上更改

可以在原件上主要用杠改或貼图的方式更改。杠改适用于文字、数据和简单线条等图形为主的科技档案。画线将修改部分划去，在其上下空白行间或用线条引至空白处，填写修改后的文字或数字。贴图适用于修改内容较多且位置集中的科技档案。将需要修改的部分用新的图纸编制好，粘贴到被修改的位置上。粘贴时，注意与原文的衔接[2]。

3.2 在复制件上更改

复印原件一份，在复印件上进行更改，更改后，把修改件与原件放在一起归档，修改件在前，原件在后。

3.3 填写更改单

对于需要保留原件内容，又需要进行更改的科技档案，可采用更改单的方式进行更改，建立更改单与原件的关联，在科技档案上注明更改单号。

在实践中，档案部门主动承担起了对科技文件材料的管理，往往在科技文件材料其形成之后，文件现行阶段，档案部门就已经对其实施超前管理，将其收集归档。档案具有原始记录性，其更改不同于文件现行阶段的修改，档案更改需要经过严格的管理，制定科学的更改规范，明确更改要求，使科技档案真实准确地反映科技对象，对于更好的发挥档案依据和凭证作用具有重要意义。

参考文献

[1]王巍.关于“科技档案更改”问题的思考[J].山西档案，2007（4）.

[2]刘金霞，黄存勋. 谈科技档案更改的依据与方法[J].山西档案，2005，（1）.