高校合同管理规范化探析

米建波 魏亚同

电子科技大学，四川 成都 611731

高校合同管理指高校在法律法规的约束下，借助由具备相关专业技能的工作人员组成的专门机构，在配套管理制度下对合同从起草到签订、履行等多环节、全过程实施的监管行为。

近些年来，伴随国家不断推进高等教育体制改革，高校在社会主义市场经济中的职能不断多元化。在这种新形势下，高校的合同管理的重要性也因此愈发凸显。

合同是高校参与社会经济生活的重要表现形式，高校与其他平等主体签订的合同是否合法合规，能否发挥其作用，关系着高校经济效益的发挥与相关工作的开展。在新形势下推动高校合同管理纳入规范建设的轨道，有利于促进高校实现治理体系和治理能力现代化。

基于以上对高校合同管理的阐述，我们对高校合同管理的规范化提出以下对策建议：

一、构建高校合同管理程序化制度

制度是大家共同遵守的办事规则或行动准则，为管理人员提供参照模式以及程序保障。目前我国高校合同管理制度存在着高校合同管理制度原则性条文多、不同行政部门的制度和流程复杂等问题，从而大大降低了合同管理的效率。

而合理的管理流程使管理工作有条不紊，明晰各环节所对应部门的工作职能。合同发起部门首先应做好各项背景调研，制定预算并且进行可行性分析，最后起草合同；合同经该部门负责人或该院负责人组织会审进行集体审议。若审议通过，则合同进行立项程序，此过程由合同发起部门执行；若审议未通过，则返回发起人，重新制定。合同经过发起部门初次审查之后，转送至合同管理部门进行二次审查，同时交由专业的法务人员进行合法性查阅，此过程需聘请专业人员和法律从业者参与；审查若未通过，按照批复意见进行修改；若通过，则由合同管理部门等相关负责办公室依次确认盖章，合同正式成立［1］。此外，该合同留档于合同管理部门，方便日后相关部门调阅，进行核实账务。

为了使合同订立更加规范，高校需建立健全与合同管理制度相配合的其他配套制度。合同管理办法应自觉遵守《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招投标法》等法律法规的相关规定，按高校实际情况对合同的策划、起草、审核、授权、签订、归口、执行、监督等环节进行严格要求［2］，落实职责到各部门及办公室，并相互进行制衡；且对于各环节涉及到的主要负责部门进行权利划定，设置权利界限。其配套制度内容以各个环节为主，敲定实施过程中的细节，提高合同管理的执行速率，确保管理工作顺利运行；同时制定紧急方案，保障在出现合同签订完成后由于意外事件导致无法履行、相对方恶意损坏我方正当权益等情况时，学校的正当利益可以通过有效的救济手段进行救济。

二、建立高校合同管理部门

目前我国高校合同管理存在着组织部门管理混乱的问题和合同管理人员专业能力不强的问题，缺乏对合同预期存在的风险感知能力和风险管控能力。因此高校需建立合同管理部门，进行合同审查、法务审核、授权管理以及归口管理等工作。合同管理部门需配备专业的法律人员、财务人员以及审计人员等工作人员以保证合同管理的流程完整、风险可控。再根据学校本身涉及到的签订合同特点，进行合同的分类，由此确定学校统一的合同管理模式。并且根据不同的合同类别，成立合同管理小组，将涉及到相关业务需求部门的专业人员组建成为临时组员，参与到相关领域专业合同的签订和执行过程中。同时要强化合同管理机制，明确各环节职责权限，对合同执行全过程进行监督，以确保当事人按合同合法、合规及时履行相关义务。

三、建立高校合同管理信息系统

合同管理系统是以先进的管理思想为指导，利用信息技术，对合同起草、审批、变更以及合同履行全过程进行管理的系统，可以对合同数据进行集中管理，改变合同资料分散化的现状，提高合同管理效率，从而提高合同管理能力。

高校合同管理信息系统应由学校相关技术部门负责开发、维护以及运行监督。合同管理信息化贯穿合同的策划到合同履行完成的始终，所有信息都通过线上系统，记录在册，且通过借助信息化手段，于系统上登记有关的合同详细信息，如金额、时间节点等，然后系统自动生成标准合同，这样会使合同格式统一，便于合同的审核。合同管理系统可以与财务管理系统实现信息对接，将合同管理系统中存有的合同数据，同步到财务管理系统之上，对涉及到资金流转的合同进行监督并记录在册，从而可以有效地规范资金的流动与使用。

四、建立监督考核评价体制

在以往的合同管理中，很多时候合同管理人员只处理合同的起草签订审核业务，合同的实施过程基本是由负责该项目的主管部门进行监管。由于这些部门对相关领域知识的局限，而疏于对合同实施过程中的监督，［3］从而易产生合同纠纷隐患。

因此，高校应建立健全监督机制。在策划合同前，合同发起人需进行需求论证和可行性分析调查工作。在合同执行的过程中进行财务控制，按合同内容以及合同实施流程合理规划预算，定期提交预算执行报告；合同管理工作者通过制度构建明确预算监督职能、项目合同跟踪定期提交报告职责等，从而加强对合同执行、验收和监督工作；配合使用合同管理信息系统，按阶段从线上调取查看合同执行情况，从中及时发现问题，处理问题，再次预防问题。

以合同管理工作的成效为指标，健全合同管理部门评价机制。设立合同管理部门管理人员绩效奖惩制度，同时部门内部构建工作记录档案，并且与之工资、晋升机会建立联系，督促工作人员严谨处理业务，并刺激工作人员积极性。

五、合同管理应贯穿依法治校理念

为了使合同管理更好贯彻依法治校的理念，高校合同管理者既需从思想上重视高校合同管理，重视学校管理机制体制，也需要强化法律意识，规范合同订立的内容、程序，并对合同管理人员进行专业培训。

高校合同管理要做到符合法律，从规章制度中溯源。法，即是指由国家立法机关制定的法律及其法律解释；章，即是由高校自主订立的规章制度，如高校所制定的如何管理合同收集、按照何种程序审核合同、合同主体如何授权以及最后如何管理合同归档等的办法。［4］合同管理办法，通过程序化的手段分类收集管理学校合同，有助于提高合同管理的效率与速率，节约时间成本，同时为合同管理人员提供管理规则指导，减少潜在的人为错误。合同审核制度，通过规定高校合同管理人员对合同内容的审查，对于不同性质合同有其具体规定，具体到合同的主体审查、有关时间、履行流程、金额、所附条件等，有助于不同专长的合同管理人员分门别类的对合同进行审核。授权制度，主要规范以学校名义所订立的合同。高校的法人代表为正职行政负责人，若学院以及校部门需要以高校名义与校外机构签订合同，需经校长授权，以保证合同签订的知情性、有效性以及预防合同的签订有损学校名誉的潜在问题。合同归档管理制度，旨在完善合同存档。合同是高校经济合同的有效凭证，完善归档制度，便于其他有关部门的调取和查看，配合高校账目查询，进行账单清算。以上措施诸如建立合同管理办法、合同审核制度、授权制度、归档管理制度等，只有贯穿依法治校的理念，才能将高校合同管理工作的开展进一步科学化与规范化。

综上所述，高校合同管理的规范化进程不是一蹴而就的，需要我们认真分析问题发生的原因并对症下药，积极寻找适合本学校的合同管理制度准则，这样才能更好实现高校有效防控经济风险，促进高等教育事业的健康发展。