电力工程建设项目档案管理存在的问题及对策分析

孙峰 孙霞

摘 要 随着经济社会迅猛发展，电力生产建设也同步加快。由于各种原因，工程建设项目档案（简称项目档案）管理还存在一些困难，致使其完整、准确、系统、安全和有效利用未能真正实现，制约了档案工作科学化管理。针对这个问题，国网临沂供电公司深入思考，牢固树立“大档案”理念，不断完善内外联动、协同管理工作模式，有效提升了项目档案管理水平。

关键词 档案管理;信息升级;夯实管理

1项目档案归档管理存在的问题

项目档案是电力企业档案的重要内容之一，包括电网建设项目在立项、招标、勘测、设计、设备材料采购、施工、监理、调试、竣工验收及试运行全过程中形成的经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像、实物等形式的项目文件，内容庞杂，其管理工作非常重要且具有一定难度。就国网临沂供电公司来说，每年新建电网工程30个左右，扩建、改建项目10个以上，生成档案千卷以上。目前实行的“谁形成，谁整理”的模式虽然有利于档案的专业化分工，但是，由于人员、制度、管理等问题，项目档案管理仍然存在一些问题和不足。

1.1 档案形成周期长，数量大，完整收集难

电力基建工程在固定的场所露天作业，受自然界及其他因素影响大，建设周期长，一般一个工程需1-2年才能竣工投产。项目档案形成周期长，给档案的收集整理带来了很多不便。实际工作中，每个工程要形成100-200卷档案上千个文件。由于经办人员经常变动，项目竣工后，有的出现档案丢失现象，有的不能在规定时限内向管理单位移交档案，有的现场资料与工程实体建设不相符，有的档案错误太多需反复整改等，都造成了档案不齐全、不完整、不系统，有的根本无法弥补。

1.2 档案产生单位多，不专业，质量保证难

电力工程建设环节多，涉及面广，一个项目从可行性研究开始到竣工投产结束，涉及规划、环保、设计、施工、监理等很多单位，各单位行业不同、地域不同，产生的文件材料都需要建设单位归档保存，增加了档案收集的难度。特别是各参建单位的资料员多为兼职或临时安排，频繁更换且未经过培训，开展档案工作难度较大。整理的资料内容上粗制滥造、生搬硬套，如证件过期、工程与资料不符、文件之间无有机联系等。外观上杂乱无章、粗糙简陋，如用印不规范、代签严重、档案破损、纸质版电子版不对应等，这些现象屡禁不止，某些低级问题反复出现。

1.3 档案重视程度差，轻监管，过程控制难

相当程度上还存在重工程实体建设，轻档案资料整理的情况，部分单位做不到资料收集整理与工程建设同步开展，而是采取事后突击补资料的方式。有的单位在人员配备、职责划分、标准制度执行上与上级要求差距很大;有的开工前培训不扎实不深入，走过场;有的施工过程中对资料整理不指导不检查，嫌麻烦;竣工后，对档案移交工作不关注不过问，应付事等，甚至有的直接将档案送到建设单位后就杳无音讯，长时间联系不上，最长的拖2年之久，严重打乱了正常的工作计划，阻碍了项目档案工作进程[1]。

2加强项目档案协同管理的主要做法

2.1 厘清內部责任，强化执行联动

项目档案管理办法对于项目档案的管理职责进行了划分，但是涉及市级供电公司多个责任部门，其职责定位还不是很清晰，我们认真研究，结合项目建设工作实际，对各部门具体责任进行再落实。

（1）明确归档责任。建设部对项目档案整体负责;项目管理中心主要对过程资料负责;档案室主要对移交档案的保管负责。建立“三张清单”制度，牢固三者相互负责的关系。工程竣工后，业主项目部组织参建单位进行资料自查，确认档案正确齐全，签订《移交审核单》报建设部审核;建设部审查后，确保档案有效规范，签署《项目档案移交清单》送档案室审查;与档案室签订《项目档案移交进馆三方协议》，明确移交档案的数量、审查时间、整改期限，确保移交的档案系统、规范、完整。

（2）建立沟通机制。项目档案的特殊性造成责任部门多，每个部门的作用都是不可替代的，环环相扣，缺一不可。如果各自为政，互不通气，势必造成管理的壁垒。为此，公司以项目档案管理机构为核心，建立了周沟通、月汇报定期协商制度。档案室每周汇总档案审查情况报建设部，需要整改的材料由建设部组织整改;建设部每月初通报上月档案审查情况，发布下月审查计划，提前通知相关单位，档案审查公开、有序，实现计划管理。

（3）严格考核制度。考核是全面检验档案管理成果、提高人员档案素养、提升档案管理水平的重要手段。将项目档案工作纳入电网建设工作整体规划，与项目建设同规划、同部署、同检查、同考核。建设部负责工程关键环节管控，将项目档案归档纳入关键业绩考核指标。特别对于不按范围归档、不按期归档，超期未整改，档案不完整等问题考核到业主项目部具体负责人员，做到可追溯。

（4）实施智慧升级。实施信息系统升级工程，以智能管控、智慧服务为核心，推广档案库房智能管理平台，并将档案服务延伸到建设专业，实现线上审批、线上浏览，提高借阅便利度。突出项目档案信息一体化服务，“重管理、更重利用”，充分发挥档案资源作用，建成服务电网建设项目的综合服务档案平台。

2.2 理顺外部关系，强化过程管控

参建单位在生产过程中形成的档案分散程度高，管控难度大。必须坚持“谁形成、谁整理”，构建参建人员共同参与的项目档案管理体系，将项目档案纳入项目建设的业务流程。关键要抓好开工前培训、施工中管控、竣工后验收三个环节，畅通工程建设的“最后一公里”。

（1）加强前端管控，夯实管理基础

项目管理中心全面承担项目档案管理主体责任，完善组织体系，加强标准制度落地执行。项目部负责开工前培训，实施“123”培训举措，提高档案素养。一个计划：梳理年内各项工程建设的性质、开竣工时间，施工、设计、监理单位以及资料员、项目部经理配备等情况，编制归档计划，开工前下发到各单位对照执行。两个规范：各单位配发国家电网公司《业主项目部标准化管理手册》《电网建设项目档案管理办法》，培训学习工程档案的管理标准、整理工艺，做到应知应会。三个样板：将110千伏桃花峪变电站、220千伏沙河变电站、220千伏梓河变电输电线路等三个工程的档案，整理成样板观摩学习，直观教学。

（2）加强过程管控，提高文件质量

将项目文件的形成、积累和管理纳入建设计划和部门、人员的职责范围、工作标准，优化项目档案现场指导、质量监管机制，确保档案进度、质量与工程进度、质量同步。推行一表一单。编制《工程资料分类表》，将工程全面体现在过程资料中。归纳档案整理中20个问题，印发《项目档案整理常见错误清单》，源头避免档案整理问题。开展“一对一”帮扶。落实“四参加”制度，工程建设中，档案管理人员会同监理人员，定期到现场督导，指导资料员加强文件材料收集、整理，做到“收集一卷、整理一卷，验收一卷”。建立资料整理“大讲堂”，各专业资料员参加讲评，促进了经验传送。建立“三查”制度。围绕项目资料，参建单位每天自查，监理人员组织项目进行互查，项目部每月2次检查，发现问题拍照并下发《整改通知单》，各单位反馈《整改回复单》。公司每月至少抽查4个现场并通报检查情况，建设部定期开展在建项目档案检查，根据考核得分控制进度款发放。

（3）加强后期管控，提升整体水平

在档案移交阶段，严把档案验收最后一关，并积极开展多种形式的“定制”服务，将普遍服务与个性服务体现到项目档案产生的全过程。编制移交指南。明确项目档案移交的内容、程序、时长等，编制《工程项目档案移交进馆指导书》。面向参建单位，制定不同的档案移交计划，实行错避峰移交，增强了档案移交的时效性。建立项目档案中转室。针对外地单位移交档案路途远，周期长，物力浪费严重的情况，建立中转室，配备设备设施提供加工服务。拍摄装订学习视频，统一设计打印案卷封皮等，提高工作效率达20%。开展二次核查。档案室对归整理规范，主要核查文件材料齐全度、案卷整理规范度、图章用印正确度以及纸质电子档案对应度等。查出问题限期整改，合格后向建设部门出具书面接收意见，彻底堵塞管理漏洞。档案移交与工程款支付挂钩。将档案整理要求作为条款写入施工、监理合同，对于出现不按期移交资料、资料移交不全等5类问题的，提出考核意见并在档案质量保证金中兑现，有效杜绝了延期归档、移交粗放等“顽疾”。

2.3 踏准创新节拍，推进政企合作

“统一领导、分级管理”是档案工作的基本原则。必须坚决服从上级主管部门和行政管理部门的监督指导，严格遵循相关制度和要求，上下联动，才能保证工作的科学性和正确性。

（1）严格执行新制度。将2019版《国家电网有限公司电网建设项目档案管理办法》《国家电网有限公司电网建设项目档案验收办法》作为项目档案管理的指导书，通过印发教材、专项培训等形式全力推动执行落地，最新要求向基建管理人员、相关业务单位传达到位。组织集中办公，对照新标准整治档案资料中存在的突出问题，按期完成2019年结算工程资料归档。新建工程全部执行新办法，避免产生“两套档案”。

（2）认真落实新要求。省档案局出台的《山东省档案工作业务建设评价办法》，省公司推行的项目档案全过程管理，都对工作提出了高标准严要求。特别是加强市县一体化管理，要求必须坚持问题导向，补齐县公司项目档案管理短板。基于此，我们有针对性地管理提升，分类举办项目档案制度标准、整理规范专项培训。参加档案業务培训，专兼职档案员全部持证上岗。开展50项档案法律法规过关考试活动。组织档案工作交流互查，对口帮扶。参加省档案工作科学化管理示范创建，倒逼加强项目档案管理，7个单位获得示范单位称号，有效缩短了管理差距。

（3）积极探索新路子。坚持创新发展、持续提升，推动档案工作理论与实践创新。2019年4月，公司以新云线开断至梓河变输电线路工程为试点，率先在全省系统开展项目档案专项验收，组织参建单位对144卷档案，先后经过自查整改、预验收、正式验收“三轮排查”，累计发现整改问题213项。期间，与临沂市档案局成立联合工作组，现场指导并建立排查问题清单。10月份，一次性通过项目档案专项验收，专家组给出了“案卷质量达到国家和行业标准”的评价。公司及时总结试点经验，制发施工、设计、监理3个专业档案归档范本，并推广应用于14个新竣工电网建设项目，积累了政企联合加强项目档案管理的新经验。

3协同管理取得初步成效

由于坚持主动作为，深化协同管理，强化一体推进，项目档案管理水平逐步提升，效果逐渐彰显，有效服务了公司工作大局。

3.1 推动部门联动，提高工作效率

各部门在项目档案管理中的责任明晰，守土有则，相辅相成，共担公司项目档案管理重担，责任链条运转有力，杜绝了以前责任不清造成的推诿扯皮、档案移交拖延等现象。项目管理中心加强现场管理，每天到工地检查指导工作形成制度和常态;建设管理部门加强制度建设，制定的考核激励措施切实可行;档案室不断提高服务水平，由以前的“坐等收”变成“主动催”，年接收项目档案达1200余卷，共存储管理项目档案3万卷。

3.2 创新管控举措，提升档案质量

管控关口的前移，帮扶措施的实施，推动了参建单位对档案工作的重视，按制度要求开展工作，自觉地将项目档案与工程建设同步抓，档案整理逐渐由“事后补”向“及时整”转变。各单位都能按照约定在规定的期限内办理档案移交。据统计，近三年来，共归档项目档案3300余卷，移交的项目档案验收正确率从70%提高到95%以上。参建单位未有因档案问题扣罚保证金的情况发生。

3.3 实现信息升级，提高利用效率

加快数字化档案建设，并将数字化全面应用到项目档案管理中。存量项目档案完成全部数字化加工，非涉密工程归档实现了100%数字化，馆藏档案实现数字化检索。利用电力系统融合契机，加快信息化系统贯通，通过大数据海量储存，打通档案系统与各业务系统平台端口，包括项目档案在内的全部档案信息实时归档，推动案信息资源数据管理、档案开发利用功能合一，实现档案工作“矩阵式”管理。

4结束语

项目档案是施工过程和项目真实面貌的直接反映，对于工程实体的运行、维护、管理，企业的建设、成长、壮大具有不言而喻的重要意义。在电力生产建设大发展大创新的新时代，抓好项目档案管理不是一个或几个部门的事，必须上下联动，齐抓共管，内外配合，全面推进，才能确保高效运作，取得实效。

参考文献

[1] 陈美吉.建设完善企业现代人事档案管理新模式[N].通辽日报，2020-09-06（003）.