乡镇政府档案管理信息化建设路径分析

阿丽美娜·达吾列提别克

摘要：档案管理信息化是指在信息技术的支持下对档案管理工作的一种优化方式，其实质是将传统的纸质文档向信息时代中电子文档形式进行转化，以此来提高档案管理的效率。接下来，笔者将以乡镇地区的政府部门为例，对其档案管理的信息化发展及相关建设路径展开详细地探究，旨在为从事档案管理工作的相关人员略陈管见。

关键词：乡镇政府;档案管理;信息化建设;路径分析

档案管理信息化不仅可以满足新时期乡镇政府部门的档案管理需求，同时还可显著提升档案管理效率，降低档案管理工作的强度，其重要性不言而喻。对此乡镇政府部门可通过强化信息化理念、建设网络电子档案、完善配套设施以及引进专业型人才等措施来推动信息化管理建设进程，这也是笔者将要同大家分享和讨论的主要内容。

一、信息化管理

（一）主要内容

对于乡镇政府部门的档案资料而言，其信息化管理主要体现在以下几点：第一，将纸质的档案信息资料向电子化方向进行调整和转化，提高档案管理的安全性。第二，从档案信息的接收、存储、管理、整理、使用等各个方面融入信息技术，以提高档案整理的效率。第三，档案管理人员还可借助先进的信息技术针对所处部门构建档案信息共享平台，通过这种方式来推动档案管理的信息化发展，提高档案信息资源的综合利用率。

（二）应用优势

与传统的档案管理方式相比，信息化管理的应用优势如下：第一，有利于满足档案管理工作的需求。随着社会的不断发展与进步，乡镇政府部门的档案信息管理工作量也越来越大，管理工作也变得越来越復杂。为了可以更好地满足信息时代档案管理工作的建设需求，工作人员可以将信息技术与档案管理进行有机融合，推动档案管理工作向信息化方向进行发展。第二，有利于提升档案管理效率。传统的纸质档案文件在管理过程中不仅查询操作复杂，且容易出现受损或遗失等情况。而信息化管理则可以有效地改善这一现状，将纸质的档案文件转化为电子文件的形式，不仅利于信息查阅和提取，提高档案管理效率，同时也可以提高档案信息的安全性，大幅度降低信息泄露或遗失的概率[1]。第三，有利于降低档案管理工作强度。在传统的档案管理工作中，管理人员通常需要以人工的方式对档案进行管理，查阅一份档案文件通常需要消耗大量的时间，但在信息化管理的模式下，档案文件均是以电子档案的形式进行储存，工作人员只需要输入相应的编码或名称即可快速找到相应文件，极大地降低了档案管理工作的强度。

二、建设路径分析

（一）强化信息化理念

乡镇政府部门的档案管理人员应积极顺应信息时代的发展，转变自己传统的管理理念，加强信息化管理的意识，制定符合乡镇地区档案管理工作发展需求的信息化建设目标，在经济条件允许的前提下适当地增加信息化建设的资金投入，并创建专业的信息化管理团队，以确保乡镇政府部门的档案文件管理工作能够朝着信息化方向进行稳定发展。

（二）建设网络电子档案

根据政府部门的档案文件建设相应的网络电子档案是推动档案管理信息化的重要基础，对此乡镇政府部门的管理人员可采取以下措施：第一，结合乡镇地区政府部门的具体情况创建一个独立的网站平台，管理人员可将与乡镇政府相关政策消息通过该网站平台及时地传递给地区人民。第二，在网站平台中为档案管理工作建立相对独立的网页。第三，管理人员可以将乡镇政府部门中储存的纸质档案文件以扫描的方式进行保存，并上传至网站平台中，同时对其进行系统分类管理[2]。第四，为了可以进一步提高电子档案的查询效率，档案管理人员还可将存在内部联系的档案及档案室进行关联，例如户口档案与户籍部门相关联，保险相关档案可与保险部门相关联，这样人们在查询户口信息时，便可以同时获取其保险、教育以及其他相关档案信息，极大地提高了档案查询的效率。

（三）完善配套设施

为了确保档案管理信息化能够在乡镇政府部门中得以落实，乡镇政府需适当地加大对信息化管理的投资力度，积极引进先进的信息化设施和技术，建设档案室或档案馆，通过完善配套设施来确保信息化管理能够在乡镇地区政府部门中贯彻落实，首先，档案管理人员需购进扫描仪、除湿器、复印机等机械设备，并将其升级为信息化管理系统。其次，管理人员需要将纸质档案文件转化为电子文档，并将其归类划分[3]。最后，管理人员还需在乡镇政府部门内部建立局域网，以此来提高档案管理信息化的安全系数，同时也在一定程度上提高了档案资源的利用效率。

（四）引进专业型人才

信息化管理虽然可以有效地减少管理人员的工作量，但却无法取代人工管理，因此管理人员依旧是档案管理工作中不可或缺的一部分。由于信息化管理对档案管理人员的专业技能有着较高的要求，因此乡镇政府部门需积极引进既有丰富的档案管理经验又具备较高的信息管理能力的综合性人才，为档案管理团队注入新鲜的血液，切实有效地提高管理团队的综合管理水平，确保信息化管理工作能够顺利实施[4]。

结语：现阶段，信息化和智能化已然成为各个领域未来发展的重要趋势，对于档案管理工作而言，传统的档案管理工作存在很多弊端，如纸质档案易受损、管理效率偏低、查阅档案操作复杂等等，而信息化管理则可以有效地解决上述问题，为人们提供更加优质的档案信息查询服务的同时也极大地减轻了档案管理人员的工作负担，与传统的档案管理相比，信息化管理模式下的档案资料更能发挥其自身价值。

参考文献：

[1]王明伟.试论乡镇政府档案管理信息化建设路径[J].农民致富之友，2019（06）：214.

[2]武玉玺.乡镇机构档案管理信息化建设途径分析[J].中国高新区，2018（06）：238-239.

[3]赵永伟.乡镇政府档案管理信息化建设路径探讨[J].产业与科技论坛，2017，16（22）：202-203.

[4]崔美荣.乡镇政府档案管理信息化建设路径探索[J].产业与科技论坛，2015，14（14）：223-224.