浅析台账式管理对高校办公室工作的积极意义

【摘要】高校办公室由于其特殊的工作性质，导致工作繁杂而责任重大，这就更加要求采用高效的管理方式，使办公室业务水平提高，而科学化、细致化、标准化的道路成为必然的选择。本文就台账式管理对高校办公室工作的积极意义进行浅析，探寻台账式管理在办公室各业务中的可能性及积极意义，着力于促进业务的高效化，提升工作质量和水平，推动高校办公室工作更加规范化、更加专业化。

【关键词】台账式管理 高校办公室 意义

一、台账式管理的定义及优势

所谓台账式管理，是指某項职位针对其职责范围内的管理工作，流程记录及建立台账，并细化工作内容及流程，形成清单，将工作内容的明细清晰列出或控制要点，便于检查或考核。台账式管理的优势是超前，较为突出全面、细节的提醒和简单实用等特点，具体应用优势主要体现在以下三个方面：一、可以较为清晰的将工作的进展情况全面展示出来，便于反应整体工作任务的来龙去脉，使工作任务的当事人对自身工作情况有较为清楚的认识，使管理者能及时跟进任务进展洞察可能出现的问题。二、将各类工作业务列出清单，即职工工作职业分工，可以更加让工作更加程式化，让职工工作更加标准化，做到有章可循，对职工的业务水平有很好的提升促进作用，并可以降低工作中失误减少漏洞。三、通过台账式管理可以显著提高办公室工作的效率和质量，可以使管理者将注意力更多的放在战略性、全局性工作。

二、办公室台账式管理思路

（一）清晰台账式管理理念。近现代社会很多企业采用丰富多样的管理模式，例如质量管理、负面清单管理等等，但就高校办公室而言并没有意识到台账式管理对行政工作的重要意义。众所周知，高校办公室的职能是处理高校方方面面的综合行政业务，工作及具体且繁杂，因此要求每一位职工必须熟练的、充分的了解工作细则，提高工作效率，才能将管理工作做精做细。实行台账式管理，前提是让职工了解并树立正确管理理念，做到事事有计划、有思路、有跟进，从而解决工作职责不清晰等问题，What、How、How far一目了然。

（二）建立台账式管理目录。台账式管理需要具体落实和构建工作标准，根据不同办公室的工作情况，明确办公室职能台账，任务台账和执行台账，落实责任到人。通过建立办公室台账式管理目录，可以使每位所在办公室的职工了解工作职责，明确业务流程，清晰工作任务，使办公室管理者更便于对工作进行全局把控。

（三）建立动态督导体制。为确保台账任务落实到位，高校办公室应定期开展职工工作上报制度，认真督查每位工作人员的近期工作进展情况，对每项台账任务进行动态督导，直至办结归档。在督导过程中，应就具体事项合理制定考核标准，细化工作内容和流程，对可量化工作规定可量化工作指标，对个别不能量化、主观因素较强的事件，设计相应定性指标。

三、办公室台账式管理的积极意义

办公室台账式管理主要具有使工作标准化、流程化、细化、系统化等优势，通过具体实施台账式管理，可以从以下三个方面体现对高校办公室工作的积极意义。

（一）提升办公室专业队伍素质。通过建立台账式管理意识，可从根本上提升办公室职工的业务素质。在进行台账式管理的工作中，可以培养每一位办公室职工按照流程、标准、时限完成任务，从而实现高质量、高水平专业团队。

1.树立观念，提升职责认识。曾国藩曾经说过“天下大事当于大处著眼，小处下手”。高校办公室职员要明确细节的重要性，要对台账式管理的理念进行了解，树立危机意识，强化管理意识，无论是公文、承办会议、还是综合性事务，树立流程、时限、标准意识都是至关重要的。“点滴的创造固不如整体的创造，但不要轻视点滴的创造而不为，呆望着大创造从天而降。”一陶行知。

2.促进学习，提高业务水平。通过台账式管理加强动态督导体制，可对办公室职员进行在岗二次培训。针对不同科室，紧密结合部门领导干部的指导下，将不同层次、类别、岗位的特殊性有效结合起来，完成高校办公室整体统一，实现办公室全体职工的全覆盖培训。通过台账式管理使每位工作人员明确本职工作的情况下，还可以实行定期开展办公室内部业务督导，网络新媒体知识问答，参加校外高水平业务提升培训班等方式，积极促进办公室整体队伍业务水平。

3.实行工作台账制，改善工作习惯。通过实行工作台账制，提高办公室职工科学有效的时间利用水平和统筹工作的能力，降低疏漏，从根本上防止重大失误。一是制作日常事务工作台账，包括领导日程安排，领导综合事务保障及服务，承办各大型会议，安全综治等。工作完成后制作台账，细化到人员及流程，归档备案，以备查询。二是制作个人工作业务台账，对职责范围内的工作进行详细记录，可以一个月或一季度作为时间线分割，便于个人或领导及时了解工作进展和完成情况。三是制作突发工作或首次事项台账。对临时性，突发性的公做建立首次事项台账，详细记录时间、工作事项、处理规则参与制定规则人员及备注等，归档备案，以便日后再出现类似事件有有章可循。

（二）通过台账式管理制度，实现高校办公室科学管理。通过台账式管理制度，可优化高校办公室的业务流程，营造高效率的工作环境，规范提高办公室的服务，可使业务工作标准化、专业化、流程化，从而提升团队整体工作水平。制作办公室职责分工台账，明确各科室、职工工作任务保证每个岗位分工明确、详细，避免互相推诿责任，引发不必要的问题影响工作效率。制作业务管理台账，根据学校学年工作涉及办公室的重要节点，制定办公室任务计划，可按月制作动态月工作台账，也可按周细化制作动态周工作台账，以确保办公室工作按时正常推进。制作工作流程台账，将每项工作任务细化，制作详细台账，确保每项业务有章可循，按标准、按规定执行。真正做到办公室按职分工，不缺位不越位、事事有人干、责任落实到人。

（三）督导机制使办公室业务考核常态化。形成“三查、三明、四报”工作氛围和工作体系，“三查”是指查岗位认识、查工作责任、查在岗作风。“三明”是指明任务起点、明任务进度、明结果成效。“四报”是指呈报、汇报、专报、通报。通过学年计划台账、月工作台账、周工作台账等考核责任人是否按照工作标准、计划、流行执行。并将督导机制实际应用于部门职工的应聘.晋升和年终考核中。

作者简介：李孟凯，男，吉林长春人，硕士研究生，吉林大学珠海学院管理干部，研究方向：高校行政管理。