试析企业档案管理保密工作的重要性及相关对策

罗李春

摘 要：我国企业档案管理的制度化、规范化建设已取得了一定的成绩的。通过上级督导和逐级分管的模式，档案管理水平基本可以满足我国企业建设中的总体要求。档案的重要性随着在新时期企业发展的作用，越发的凸显出来。探讨和总结我国企业档案管理保密工作的重要性及管理中存在的问题，对我国企业档案管理保密工作建设的法制化，规范化是有着十分重要的意义的。

关键词：企业档案管理;保密工作;对策研究

一、企业档案管理保密工作的现状以及重要性体现

1.1企业档案管理保密工作的现状

一段时期以来，在借鉴国外档案管理模式的基础上，我国企业的制度化、规范化建设是取得了一定的成绩的。通过上级督导和逐级分管的模式，企业档案管理水平基本可以满足我国企业建设中的总体要求，现阶段的企业档案的类型可分为：图纸类、图表类、影像资料类、文档类等，这些文件性材料在信息时代的普及中，也出现了相应的数据稿，但数量的匹配度不足。这些材料主要是用于记录在企业项目立项、项目论证、产品验收、设备维护等企业生产的过程性环节，具有十分重要的实用性，成为企业效益和产品等诸多问题评定的可靠数据，推动了企业整体效能的最大化。在无纸化新时代办公理念背景下，越来越多的档案资料存储在电子类设备中，并通过建立档案的多效标签，来应对企业管理、安全生产等问题的不同主管部门对企业保密工作的督导。

1.2企业档案管理保密工作重要性体现

企业的档案管理保密工作是企业管理的人员对企业发展的整体方向的经营状况进行了解的有效手段，可以为企业发展中的计划与建设方面，提供有效的决策数据支撑。同时，也是社会对企业效能的成果认定的基础，为企业综合发展模式下提供具有企业文化和历史特色的支持性资料，是企业在市场方面竞争中，凸显核心竞争力的有效路径。企业的档案管理人员依法科学的进行档案管理工作，将全面性的服务于企业的产品的生产、经营销售、设备维护与更新、技术管理、财务方面管理的多个环节。成为企业中发展方面的重要支撑，同时也将成为国家档案的有效组成部分。

档案是企业的有效资产组成，生产活动和经营活动的档案，都是全体员工劳动结晶和智慧积累，是企业发展历史背景下的记录和再现。在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案资料中，将记录着企业产品和管理经验的创设和创新，是一代又一代的管理者和员工们才智与汗水在这一特殊形式载体的体现。同时，档案中也承载着企业特有的信息内容、知识、观念，在市场经济与知识经济浪潮中，企業的核心竞争资料的保密程度将会直接影响到企业独有的技术产权和研发方向，含有企业核心信息资料的整理和保管失时或失效，将给企业造成无法挽回的损失。

二、企业档案管理保密工作问题的常见成因

2.1企业档案管理的人员配备不足

随着企业发展的深入，档案生成的周期是很长的，同时档案的种类及涉及专业又是十分广泛的，在档案管理人员配备不足，对档案的保密工作方面的认识还不够深入，面对大量的信息型企业档案，没能建立起高效、规范的档案管理模式。这些记录着企业发展历程和生产的详实资料，因企业档案管理岗位人员不足等原因或疏漏、或总量不足。

2.2企业档案管理人员缺乏保密意识

企业管理部门，对档案的过程性督导力度不足，当档案保密工作的认识还停留在资料的被动整体阶段。对档案保密工作的总体功效利用不足，没能形成良好的交流和共享机制，没能推动企业工程核心竞争力的有效提升，成为留存在档案橱和电脑硬盘中的单一见证性记录。现阶段我国企业的经营模式为垄断式经营，企业的发展运营没有竞争对手，导致企业在风险防范工作方面重视程度不够，企业档案管理人员缺乏保密意识，从根本上限制着我国企业的可持续发展。

2.3管理人员的专业素养有待提高

档案的管理人员一般是有刚入职或要离休的老同志组成，负责企业档案的收集、整理和再分析，受限于经验或体力，岗位的能动性不大。日常保密工作的开展主要是以被动应付为主。对档案的归类和利用能力不足，导致档案的文本化缺失，没能达成有效地档案管理。档案收集的实效性不强，部分档案出现补档现象是十分严重的。

2.4对企业档案负主管责任不明确

档案管理的多重监管模式下，对企业档案负主管责任不明确。企业档案保密工作的实施过程中，档案收集方面的工作存在不规范情况，档案管理的制度化也存在不清晰的问题，导致部分档案涂抹或关键档案缺失情况在企业档案保密工作中时有发生，成为某些企业主管或法人逃过法律追究的有效捷径。档案管理人员的法律责任有待进一步的明确。

三、应对企业档案管理保密工作中常见问题的策略

3.1落实岗位责任，加强档案管理保密工作监督

各企业的档案管理保密工作负责部门，要对档案管理保密工作落实责任，建立档案的分管和汇总机制。落实档案管理人员。改变在行政化的批示和档案的被动收集形式，可以开创性地实施第三方档案管理模式。做到对产品质量评定和企业设备的维护、改造和扩建的系统化的公平、详实记录。

3.2提高管理意识，增进档案管理保密工作能力

突破传统的企业档案的记录模式，开创企业档案的大数据建设，通过岗位经验积累、个人档案管理能力提升培训等形式，在落实岗位责任，提升档案管理意识的同时，优化档案管理途径，充分利用信息设备的传输速率和存储上限，多样化地实施数据标签保密工作，为应对各级主管部门督查和档案管理的分类和存档，建立保密工作基础。

3.3推行制度化建设，依法依规实施记录

根据国家档案局颁布的相关档案管理方面的法案，制定与企业发展进程相匹配的，分层档案管理要求和岗位制度。企业档案管理的保密工作实行法制化与制度化。强调档案管理中保密工作的法律效应。做到归档的文件材料完整，且能够准确地反映企业的生产、科研、基建方面和经营类管理等各项活动的真实性。

3.4发挥档案效能，提高企业档案利用率

新时期下，档案管理保密工作应为企业的核心竞争力服务，通过对企业历史档案的有效整理，实现企业的文化在新的时期下具有新的活力，为企业的发展注入新鲜血液。同时达成企业档案管理的在企业不同职能部门间的交流，让企业档案在更大的平台下，实现新生。

结 语

通过以上对企业档案管理中保密工作的详细探析，得出重视企业档案管理保密工作的规范与制度，方才能为企业的安全生产与企业的经济效益的评定提供准确数据保障，对企业档案管理人员的合理调配与培训管理、强化人员的岗位职责及档案管理新模式等策略的应用，都会在日后的企业档案管理保密工作方面，优化档案管理制度，充分发挥档案管理的作用，服务企业发展等方面做出指标性的提升。

参考文献

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[2] 胡淑英.浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2018，000（016）：94.

[3] 王霞，王婷婷.信息时代对档案保密管理工作的挑战及对策探微[J].现代交际，2018 No.485（15）：122-123.

作者简介： 罗李，性别：男，学历：本科，职称：政工师。