浅析事业单位电子档案管理存在的问题及改进措施

闵天媛

摘 要：信息化时代的来临要求事业单位的电子档案管理工作必须进行优化，通过建立电子档案提升事业单位的档案管理水平及工作效率。现实情况是部分事业单位对档案管理的信息化建设并不重视，缺乏专业的电子档案管理人才，电子档案管理制度也并不完善，因此事业单位的电子档案管理工作落实效果并不理想。本文针对事业单位档案管理过程中出现的问题进行简要分析，针对性地提出具有可行性的改进对策，以促进事业单位电子档案管理工作的顺利开展。

关键词：事业单位;电子档案管理;改进措施

中图分类号：D630 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）12-0234-02

信息技术的快速发展推动了各个行业的信息化管理水平，事业单位的档案管理必须要进行改革，积极引入信息技术手段，紧跟时代的步伐，推进电子档案管理的建设进程。电子档案管理是提升档案管理效率的有效途径，有利于提高档案信息的查阅速度，也使电子档案的存储更加便捷，数据信息安全性更高，是提升事业单位档案管理能力的有效途径[1]。

1电子档案管理建设的重要性

1.1提高档案管理效率

事业单位的档案管理并不全面，形式化过于严重，档案管理效率低下。实现电子档案管理以后，采用先进的信息技术手段可以实现档案的合理分类与总结，档案管理效率得以大幅提高，避免出现人为操作失误的情况，有利于提升事业单位档案管理的精准程度。

1.2节约查阅时间

电子档案具有整理快速、便捷的特点，档案信息录入后，可以自动生成目录并进行文献检索，同时，科学合理的档案分类有利于阅读者的档案查找，只需输入关键词就可以快速获取需要的档案信息，大大节约了档案信息查找时间。

1.3提高存储安全性

电子档案受到外界的干扰较少，安全性能更高，有效避免了档案丢失或损毁的情况。电子档案的存储容量大，一旦出现档案信息的缺失，也可以及时进行信息补录。计算机防火墙的设置以及安全登录设置都可以提高信息存储的安全性。

1.4有利于提升档案利用率

在网络技术与信息技术的应用下，电子档案信息数据可在网络上共享，可对用户的查阅与使用权限进行设置，用户可在网络上选择任意时间及地点进行档案资料的查阅及使用，档案调取与使用过程更加便捷。同时，在电子档案使用过程中可及时进行缺失信息内容的增补，以使档案信息的完整性更高[2]。

2事业单位档案管理中电子档案管理现状

2.1档案管理重视程度不足

事业单位的档案管理意识不足，专业的档案管理人才缺失，存储的档案资源并不完整，且分类极为混乱。由于资金投入不足，电子档案的建设缺乏充足的软件与硬件条件，电子档案管理设备极度缺失，电子档案管理工作的有效开展受到了阻碍。

2.2档案管理制度不完善，管理方式不合理

电子档案管理方式较为科学，然而由于其具有易篡改性以及易复制性的特点，在管理过程中存在较高的安全风险。档案管理制度的缺失会导致出现档案信息泄露以及被随意修改等问题，电子档案的发展势必会受到影响[3]。

2.3电子档案管理专业能力不足

电子档案的收集与整理都要求档案管理人员具有过硬的计算机操作技术能力。然而，事业单位的档案管理人员年龄结构偏于老龄化，计算机操作技术能力不足，阻碍了电子档案管理工作的正常开展。

3事业单位电子档案管理的优化措施

3.1 提高对电子档案管理的重视程度，配置软件与硬件设施

事业单位要提高对电子档案管理工作的重视程度，使电子档案管理成为事业单位的常态工作之一。安装电子档案管理所需的软件与硬件设施，提高对档案管理过程的有效监管，保障电子档案管理工作的顺利开展。由于档案管理工作具有延续性，因此要从人力资源管理层面保障档案管理人员的稳定，避免出现电子档案管理人才流失而导致档案管理中断、档案信息整理不完整的情况。

3.2 制定与完善电子档案管理制度

电子档案管理有利于提高檔案管理效率，为了使电子档案管理走出无序管理的状态，事业单位要制定明确的电子档案管理制度，明确电子档案管理的制作、审核、收集、分类、存储以及补录等各个环节的流程，并对整个管理过程予以严格的监督，约束档案管理人员的操作，实现电子档案的规范化管理，提高电子档案的完整性，保证档案信息内容真实准确。事业单位还要根据单位职能和单位档案的特点及时进行档案信息的完善与补充。

3.3提供充足的资金支持

在电子档案管理过程中需使用现代化设备及计算机系统，还要引入先进的科学技术，因此，事业单位应提供充足的资金用于档案管理部门进行基础设施建设与管理工作的开展，对档案管理环境进行优化，确保档案管理运行资金充足进而推动管理效率的有效提升。同时，事业单位还要对资金的使用过程及用途进行严格监管，确保专款专用，进而保障事业单位的档案管理部门可满足社会发展下事业单位的档案管理需求[4]。

3.4提高电子档案管理人员的综合素质

电子档案管理人员的素质与能力是档案管理工作能否顺利开展的重要影响因素。事业单位可以在人力资源部门的配合下，聘请档案管理知识全面、计算机操作技术熟练的专业电子档案管理人员负责本单位的电子档案管理工作，也可以在本单位内定期开展电子档案管理相关知识与能力的提升培训课程，强化电子档案管理人员的技术能力。同时，电子档案管理人员要严格按照事业单位的电子档案管理制度开展档案管理工作，及时进行电子档案管理软件的升级与优化，加强计算机硬件的防火墙设置，设定安全登录密码，防止他人非法侵入事业单位的档案管理电脑，盗取或篡改档案信息，保障档案信息数据的安全。此外，还要重视电子档案管理人员道德素质能力的提升，提高其职业素养，避免出现随意修改档案信息的情况。

3.5加强信息化档案建设的安全存储工作

在社会高速发展、经济快速增长的当下，事业单位的信息数据量日益庞大，因此，事业单位应加强信息化档案建设，将先进的技术手段应用于档案管理工作当中。事业单位应在计算机信息管理系统的基础上实现人事档案信息库的建立，使用多种存储管理方式，并对系统的安全性进行有效强化，对信息内容进行补充与完善。同时，为了减少档案资料丢失或损毁等问题的出现，相关部门应重视信息化档案建设中的安全存储工作，尽可能降低档案泄露问题的出现。档案管理人员首先应根据档案资料的重要性而对电子档案进行安全等级划分，对其网络数据信息进行分类存储，并采取等级不一的加密方式，确保档案资料的安全性。同时，还要对计算机系统的运行状态进行实时监控，检测到异常状态要及时进行原因分析与处理，以确保信息数据可以在安全的环境下进行存储与传输。

3.6 制定与推行电子档案备份制度

为了保障电子档案信息的安全，事业单位应制定电子档案备份制度，将原有的纸质档案通过扫描制作成电子文件，并分别进行纸质档案与电子档案的保存，将纸质档案作为保存原件，以电子档案作为副本进行归档与管理。同时，如发现电子档案的生成与传送后无法判定档案的可靠性时，应参照原件档案进行电子档案的整理与归档[5]。

3.7 实现大数据档案管理模式

大数据时代背景下，档案管理部门应建立档案信息资源网络平台，以实现档案信息数据的有效共享。应立足于检查服务的基础上建立检索中心，以此将大数据的作用充分展现出来，高效、快捷地对数据库中的数据进行检索与使用，提高检索效率。同时检索中心的建立可有效降低人力、物资及资金成本，降低了档案数据信息资源的重复建构成本。各级档案管理部门可对大数据库检索中心加以利用，实现档案数据的高效审批、借阅以及使用，进而使档案信息的归档与存储更加规范。大数据时代，档案管理工作应对平台的优势充分发挥，事业单位应强化自身的信息化建设，确保建立起大数据操作平台，同时实现档案管理业务与大数据平台的有效整合，提高档案管理工作流程的精细性与科学性。此外，还要对加强内部制度建立，以保障档案信息资源的安全性。

4结语

事业单位的档案管理工作要与时代的发展相适应，积极引入信息化技术手段，促进电子档案管理的建设。现阶段，事业单位的电子档案管理問题较多，因此，必须制定合理的电子档案管理制度，优化电子档案管理流程，建立专业化、高素质的电子档案管理团队，提高档案信息的安全性及完整性，同时还要对电子档案管理工作人员的工作效果进行及时评价，保障事业单位电子档案工作的正常开展。

参考文献

[1] 赵晶.事业单位档案管理中电子档案管理分析[J].经贸实践，2017（24）：176.

[2] 贺兰瑛.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理[C].“决策论坛——地方公共决策镜鉴学术研讨会”论文集（上），2016.

[3] 黄鸿辉.事业单位档案管理中的电子档案管理探讨[J].文化创新比较研究，2017（24）：127-128.

[4] 刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（5）：199.

[5] 李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017（16）：10-11.