大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设的策略探讨

摘 要：人事档案是事业单位了解和记录员工信息的工具，为单位发掘人才和人事任命提供了重要的依据。当前网络技术被广泛应用，这也给事业单位的人事档案管理改革制造了新契机。基于此，本文前一部分对事业单位人事档案信息化管理的现状进行简要分析，后一部分探讨了大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设的措施。以此来供相关人士交流参考。

关键词：大数据;事业单位;人事档案管理;信息化建设

引 言

随着数字信息技术的成熟，人事档案管理也逐渐向信息化管理方式转变。与传统的档案管理方式相比，信息化管理将人事档案都收录在安全保密的计算机中，工作人员可以使用电脑来进行档案信息的检索和利用，极大地提高了工作效率，提升了人事档案的使用频率和保管质量，使得档案管理工作更加简洁高效。因此，事业单位应积极地推进人事档案管理的信息化改革。

一、当前事业单位人事档案信息化管理的现状

（一）对人事档案的作用认识不足

在事业单位中人事档案是非常重要的工具，不仅记录着相关人员的个人信息和发展历程，也为单位的人才选调、人事任命和职称评聘提供了凭据。但是，在当前事业单位的人事管理中，对人事档案的作用认识不足。对纸质档案的保存和管理工作做得不到位，使得在电子档案的录入存在缺页漏项、材料不完整的情况，这些问题加大了档案信息化的难度。

（二）管理制度不健全，信息化基础薄弱

人事档案包含了考核、职称、工资、任免，培训等方面，事业单位在纸质档案的收集保管过程中不能及时存入档案，往往人员调动，需要转递档案时，才集中进行补充，具有滞后性。另外，信息化的前提是纸质档案材料整理得完整，人事档案在形成和利用过程中缺乏制度约束，档案的收集、利用归还不及时，常造成人事档案资料的“遗”“漏”“缺”现象，严重影响了人事档案信息化进程。

（三）信息化建设缺乏相应的设施和人员

当前，很多事业单位对人事档案管理工作不够重视，人事档案的管理没有配备相应的设施和充足人员。加之设备更新缓慢和管理环境简陋，制约了档案管理信息化的发展。单位中的人事工作人员缺少专业学习的机会，没有掌握过硬的信息化技能，工作效率难以提高。且当前的事业单位多是采用各自的管理系统，没有形成统一的标准和数字化信息加工方法，使得人事档案的转接和利用存在不畅通的问题。

（四）人事档案保管安全性不足

要实现人事档案管理的信息化，首要的工作就是将纸质档案资料输入或者是扫描到系统中，变成电子化档案。在这个过程中，很多单位没有重视对纸质档案的保存和备份，容易出现档案信息的外泄，资料不齐、缺页的问题，造成人事档案管理的安全漏洞。且当前我国的事业单位对于档案管理系统的安全维护重视不够，没有一个稳定的系统集中储存这些电子化的信息，一旦系统老化，安全性不够容易造成信息丢失等问题。所以，应该更加重视人事档案管理的安全建设，保障档案资料的完整性和安全性。

二、大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设的措施

（一）提高信息化建设意识，做好试点推进工作

在大数据时代，人事档案管理工作应该紧跟发展脚步，实现管理的信息化。因此事业单位应该根据实际工作需要，制定出合理的制度和计划，加大宣传力度，多方面配合工作，大力推进单位人事档案管理信息化的脚步，提升人事档案管理的工作效率和质量。可以先选择一部分部门或者人员进行档案管理信息化的试点，分批次、分层级开展数字化工作，同时积极向已进行信息化的单位学习先进经验，邀请专业技术人员来进行工作指导，并结合这些经验来改进工作方法。在试点取得成功后，迅速组织人员将成功经验进行传播，实现事业单位档案管理的整体信息化[1]。

（二）完善档案信息化制度建设、开发信息化系统和数据库。

人事档案信息化建设是单位的信息化建设中的重要部分，要加强制度建设，使信息化工作落实在具体的制度中，规范工作程序、人员权限和档案整理的基本要求。要积极争取经费支持和技术支持，开展档案信息化系统和数据库建设，从系统开发阶段就对人事档案进行分模块，分主题、分类别处理，才能利于人才资源的开发，为单位人才的选拔提供精准信息。

（三）提高人事档案管理人员的专业技能

当前大多数事业单位在进行人事档案管理是都安排了专职人员，这部分人员的工作技能直接关系着人事档案管理工作的进展程度。因此，在人事档案管理的信息化过程中，应该对管理人员进行业务培训，提升工作技能。首先，应该做好档案管理人员的思想教育，人事档案管理关系到单位人员的职业发展和人事调动，因此档案必须整理完整、齐全且真实有效。这就要求档案管理人员具备良好的思想素质，工作素养，耐心、细致地进行管理。其次，当下事业单位的档案管理人员还停留在传统纸质档案的管理方式，在进行人事档案管理信息化的过程中，应该重视对工作人员的信息化专业技能的培养，使工作人员了解档案数字化的程序、重点、难点尽可能地掌握数字化工作技能，学会进行系统升级和维护。

（四）提升人事档案管理工作的安全性

人事档案对于单位和个人都有重要意义，因此在信息化的过程中，应该做好安全工作，保障档案信息的完整和机密。首先，在信息化过程中，应该注意保护好每一份纸质档案。电子信息在输入和保存中难免会出现输入错误和信息缺失，这时纸质档案能够及时进行核对和查缺，确保档案信息的准确性和完整性。其次，在档案信息化建设过程中，应该对单位的信息系统及时进行更新维护，做好病毒和黑客入侵的防御工作。同时应该对数字化信息进行加密保存和备份，并做好对档案信息查阅权限的审查，保证档案资料的机密性[2]。

三、结束语

大数据时代的到来给事业单位的档案管理带来了新契机也提出了新要求，因此事业单位的人事管理部门应该抓住机遇，充分把握当前的发展形势，明确自身的发展需求。积极转变工作方式，推进人事档案管理的信息化发展，使人事档案能更好地为事业单位的人才流动、人员晋升、人事任免提供参考和支撑。

参考文献

[1] 鄭明伟， 王锋华. 探讨大数据时代事业单位档案信息化建设策略[J]. 电脑迷， 2019， 000（002）：16-17.

[2] 魏明. 大数据时代下人事档案管理信息化建设探究[J]. 发明与创新（职业教育）， 2020， No.792（02）：137-137.

作者简介：杨鸿芳（1988-），女，侗族，贵州锦屏人，硕士研究生，贵州省社会科学院，研究方向：行政管理、档案管理、档案信息化