如何做好新形势下科研项目组的内部管理

黄荣，郑文俊

如何做好新形势下科研项目组的内部管理

黄荣，郑文俊

（中山大学 地球科学与工程学院，广东 珠海 519085）

在国家推出一系列科技管理体制改革措施，大力提倡“放管服”的大背景下，高校科研项目组面临着新机遇和新挑战。在传统管理体制下，科研项目组内部缺乏过程管理，将管理置于科研之上，科研人员积极性不一，信息化程度不高，科研助理制度不健全。在新形势下，探索“松紧有秩”的管理方法，在研究方式、人员投入、专题研讨、信息共享、技能培训等方面应当尽量为科研人员松绑。在日常管理过程中，守住财务和科研底线，并按计划完成既定目标任务。通过制定项目组内部管理规定、落实工作、加强监督，以保障项目组的日常工作秩序。做好团队内部的“放管服”工作，不仅有助于政策落地，为科研人员松绑，也能保障项目组圆满完成研究任务，进而推动优质成果产出。

科研项目；放管服；内部管理；新形势

1 引言

随着《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）[1]的实施，国家各部委进行了一系列科技管理体制改革，包括重构国家科技计划体系、调整部门管理权责、强化科研经费监管力度、出台“放管服”重大政策等。这些举措的实施，不仅对项目管理过程提出高要求，也给科研项目承担者带来新挑战[2]。

在这种大背景之下，国家倡导简政放权、优化服务、规范管理，给科研人员松绑，预留足够的时间从事科研，并争取将更多的经费管理权限下放到项目基层承担单位及项目组。但伴随而来的是针对项目结题考核和财务验收更加严格，针对违规行为的处罚力度更大。

目前，各高校纷纷围绕“放管服”等政策性文件修订现行管理规范。在这种新形势下，做好项目组内部管理是圆满完成科研任务的重点。

新政策的出台，必然会带来新机遇和新挑战。科研项目组面临的新机遇主要包括：①无需应对重复、多头和过度检查；②科研助理制度的推行节省了科研人员的时间；③各类信息化手段的推出以及各种政策的再修订，减轻了科研人员的负担；④科研项目组在劳务费和间接费的使用方面拥有了自主权，有助于调动团队积极性[3]。

科研项目组也面临着新挑战，主要表现如下：①如何有效调动成员积极性，提高效率和成果质量；②如何厘清“放”与“管”的边界，避免对政策过度解读而出现“无章可循”的可能；③如何有效防范项目执行过程中的财务风险，有效杜绝徇私舞弊和经费滥用；④如何有效地发挥科研助理的作用，提高其工作水平。

2 传统模式下项目执行的问题分析

2.1 两头紧，中间松

传统管理模式下，为了彰显学术影响力，高校科研部门把管理重点放在项目申报和结题验收方面，缺乏针对项目实施阶段的检查、协调及监督。比如邀请校内外专家举办项目管理讲座，这种做法有其局限性，并不能提供长期指导[4]。这种大管理模式必然会影响项目组的内部管理。项目组成员通常能积极参与项目申报，却往往轻视立项之后的过程管理，具体表现在针对不断推出的新制度，忽视了学习的过程；由于缺乏有效的沟通机制和媒介，以及成员主动性不强等原因，致使组内学术交流不够充分、信息共享不够全面；针对任务书中制定的考核目标，选择就低不就高，导致成果质量低下；由于缺乏监管体系，导致不少成员无法辨别违规行为，更有甚者出现踩“红线”的行为[5]。总体看来，这种“两头紧、中间松”的过程管理办法容易导致成果低下、违规行为层出、拼凑成果等，导致项目完成质量大打折扣，直接影响结题验收。

2.2 重管理，轻科研

传统管理模式下，高校的科研管理部门往往重管理而轻服务，其精力多放在常规管理方面，较少针对如何做好科研工作提供实际指导。管理人员专业知识储备有限，无法在学术上给予指导[6]；目前部门考核多落在项目申报数量、立项数量及结题成果鉴定等管理性事务上。再者，财务部门、人事部门等其他行政部门也会从制度方面约束项目组，而由 于部门之间缺乏协同机制，导致项目组疲于应对资料的重 复填写，部门间就某些问题的口径不一或相互推脱的状况时有发生[7]。

具体到项目组内部，有些在项目获批之后就停滞不前，不愿或是不能保证认真投入科研，马虎应付各类节点的工作检查；有些则把大部分时间花在经费报销、填写报告、应付检查及结题验收等事务当中，缺少认真投入科研的时间和精力；有些则缺乏诚信科研的意识，出现了论文抄袭、剽窃、甚至数据造假等违规行为，更有甚者将他人成果据为己用。

2.3 核心成员与参与成员积极性不一

传统管理模式下，科研组内部人员包括项目负责人、核心成员与一般参与成员。科研人员是科学创造的核心力量，其主动性直接影响项目的整体运转和成果质量。然而在目前的管理体制之下，大部分责任落在了核心成员甚至只落到项目负责人上，包括负责各环节的答辩、参加各类会议、组织各专题考核等。而核心成员也拥有大部分权限，包括绩效分配、经费使用等。这就导致一般参与成员的积极性下降，其原因在于利益分配不公、缺乏有凝聚力的带头人、学术腐败之风盛行等[8]。

具体到项目组内部，有些只关注自己的研究领域或具体承担的任务，对于相近学科的前沿进展知之甚少，且不主动更新自己的知识和技能；有些则只注重完成自己的任务，对于团队进展不闻不问，造成重复工作；有些则另外申报项目，或者将主要精力放在其他项目上，马虎应付当前参与的项目；有些则在论文发表等成果产出上接连受挫，自信心和积极性受到打击，进而产生惧怕甚至抗拒的心理。

2.4 项目信息化程度不高

在项目的申请立项、中期检查、结题验收等工作中，会重复提交大量的格式性文件。在传统体制下，项目组需要打印多份申报书或报告书，提交到管理部门接受层层审批。针对项目答辩及评审环节，大多采用现场会议的形式进行。对于项目运转过程所产生的各类材料的检查，大多要求提供纸质版，这是对人力、物力和财力的浪费。究其原因，是项目管理过程信息化程度不高，无法实现材料和信息的电子化和有效流转。

在项目组内部管理中，针对各单位及各成员之间的交流，大多依然采用现场会议的形式，较少采用视频软件作为辅助工具来实现讨论效果的最大化。同时，档案的存储也缺乏电子化管理。重要原因是缺乏统一标准，建档和归档过程的形形色色导致了材料的完整性下降、准确性不高、利用率低下等。传统的纸质材料管理已无法满足大数据储存的需要，有必要在电子端口实现材料的优化储存[9]。

2.5 科研助理制度不健全

《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政 策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）（以下简称“《意 见》”）[10]要求“项目承担单位要建立健全科研财务助理制度”。当前，虽然不少项目组会选聘助理来处理经费报销、会议组织、材料准备等事宜。但在传统委派模式下，高校科研助理制度在执行中存在诸多问题，包括不守纪律和互相攀比等[11]。科研助理的工作内容与绩效分配多由项目组内部决定，缺乏来自人事部门的监督，容易出现里外不一的情况。再者，针对科研助理的专门培训相对欠缺，这并不利于实际工作的开展。

具体到科研助理个人，由于专业知识和岗位晋升的局限性，容易出现如下问题：缺乏主动学习的意识，对于项目的专业知识和规章制度一知半解；把管理置于服务之上，缺乏耐心的指导和周到的服务；缺乏与各层次人员的沟通，在处理问题上凭经验、想当然；由于晋升困难、收入不高等原因，工作积极性并不强。

3 新形势下改进项目管理的思考

在新形势下，国家倡导为科研人员松绑，其目的是把科研人员从报告、报表和报销等琐碎事务中解放出来，营造和谐的学术氛围，给予各成员充分的自主权，使其可以安心从事科研，进而有效推动科研成果产出。《意见》要求项目资金管理进一步精简，包括将差旅费、会议费及国际合作与交流费三项合并、提高间接经费比例、简化设备招标程序、简化经费报销流程等。2018年印发的《关于深化项目评审、人才评价、机构评估改革的意见》（中办发〔2018〕37号）文件[12]，提出避免重复检查、加大减负与激励力度、精简人才帽子等历史问题。2019年，科技部、财政部、教育部和中科院联合召开减负推进会，大幅精简项目报表和基地牌 子[13]。比如国家重点研发计划项目层面的表格已由36张精简为6张，课题层面则由21张精简为5张，而国家基金委项目的申请已基本实现无纸化[14]。

面对新形势，科研项目管理更应做到“松紧有秩”。何时“松”？在科学研究方面可适当放松，给予科研人员充分的自主把控权，助其潜心科研，推动协同创新。何时“紧”？在遵守制度、任务考核等方面需要收紧，以确保项目组成员不触碰各类“红线”，不出现违规行为，而亦能完成既定目标。何谓“有秩”？通过制定项目组内部管理规定、落实工作、加强监督，有助于维持项目组内部运转的秩序。

3.1 “松”——国家“放管服”政策的落地

开展丰富的科学研究：新形势下，科研人员在研究内容和研究方式上拥有了较多的自主权，这有助于推动优质成果产出。在项目组既定研究领域内，科研人员对于研究对象和研究方式具有充分选择权。可提倡项目组成员从不同角度、采取不同方式去寻找和解决问题，不局限于成员的以往经历和个人喜好。通过加强成员间的协同合作，充实研究内容和方法，则能够完成高质量的科学研究。

鼓励多层次的人员投入：新形势下，科研项目组成为高校师生投入科研的基础单位，因此首先应当鼓励人员投入，包括项目组既定成员、中后期引进或培育的人才、研究生等。项目组应打破核心成员与非核心成员的界限，做到一视同仁，调动积极性。鼓励除了项目组成员外的、不同研究方向的科研人员、博士后和研究生等参与项目工作，并为其开展协同合作提供必要的条件保障，以此加强不同学科的交流。

组织多角度的专题研讨：专题研讨是思想交流的平台，也是实现协同合作的重点环节。为有效推动项目的科研进展，可不定期组织线下或线上的专题研讨会。每一期提前确定举办的时间、形式和主题，可以针对当前的科研热点问题，也可以针对各成员研究中的具体困惑。打造轻松交流的平台，使各成员能各抒己见，进而推动学科创新。

做好全方位的信息共享：科技创新为信息存储和共享提供了媒介，比如网盘和硬盘等。做好信息共享工作，有利于发挥群体效应，实现信息效益最大化。因此，项目组内成员可依托数字化平台、移动储存设备等媒介，及时共享研究报告及论文、讲座资讯、专题培训会内容、数据、影像资料等。针对涉密信息的组内共享，需做好保密工作，谨防泄密。

提供多类型的技能培训：新形势给科研人员的专业技能提出了新要求，也带来各类针对性的培训机会，比如专业设备、软件和仪器的使用技能培训。可邀请组外专家、或目组内擅长某项技能的成员，通过线上线下两条途径来指导，以便更有效地发挥新技能的优势，避免少量人操作而造成的认识局限和应用局限。

倡导多样化的成果产出：新形势下，成果转化与推广成为了项目考核的重要一环。多样化的成果产出不仅可以展现科研水平，更能创造社会经济效益。因此，除人才培养、文章发表、专利获取外，应当多鼓励新理论、新产品、新方法和实际应用解决方案的推出。与此同时，倡导科研成果转化，对于在转化数目和收入上作出贡献的成员，给予绩效奖励。

开展高水平的后续合作：项目成员间的合作交流不应受限于某一次项目的开展，高水平的后续合作有助于打造优秀科研团队，凝聚标志性成果产出。因此，在项目结题后，项目组成员可交流经验、分享体会、共享成果；可继续保持学术合作，共同申请其他项目；也可将项目研究成果二次运用，推动后续研究。特别是对于项目结题后仍未解决的学术问题，成员间可继续开展相关的合作研究。

3.2 “紧”——项目组内部管理的合理化

3.2.1 科研过程管理——诚信规范、守住底线

坚守科研诚信：诚信是开展科学研究的道德底线。项目组成员应当根据任务书既定目标，扎实推进科研工作。项目组要围绕任务书其开展研究工作，切不可拖拉滞后，马虎应付各类节点检查，降低成果产出。更应守住诚信科研的底线，避免下列情况出现：文件、资料和数据弄虚作假；对于取得的突破和出现的问题，存在瞒报、漏报等情况；未按要求报批重大调整事项，私自调整；存在论文剽窃、抄袭等严重失信行为。

规范过程记录：重要过程的记录不仅有助于项目组自查进度，更是结题验收的重要检查对象。为了做到有据可循，项目组成员应及时更新实验、测试、观察、调查、资料整理等工作记录，以备检查。重要的设计图纸、数据处理文件、照片及录像带等材料，应交由科研助理妥善保存。对于行政管理事务，科研助理应遵照“有流程、有依据”的要求来记录入册，并做好文件编排工作。特别注意各类红头批文、已签字盖章的协议等重要文件的留存。

界定成果产出：尽管项目组要倡导全方位的成果产出，但是更应该做好相关的界定工作。从内容上而言，成果需与研究内容相关、标注资助项目号。从时间上而言，论文投稿时间和接收时间必须在项目开展期内。从人员上而言，成果的完成人需是项目组成员。从这三方面来界定成果管理，则能够避免滥竽充数的情况。

及时准确归档：项目执行的各阶段材料要及时、准确、按照统一标准来归档，不仅能实现材料使用价值的最大化，也能从容应对突击检查。项目立项阶段，必须保存申报书、立项批复、任务合同书及重要往来函件。如果有保密协议、预算申诉材料，也需纳入归档范围；项目进展阶段，必须保存年度执行报告、重要成果的原始工作记录。如果有申请变更，则变更批复等材料也需归档；项目验收阶段，必须保存验收申请书及承诺书、审计报告等材料。如果有第三方评估报告、产业化审核报告等成果转化类文件，也需归档。

3.2.2 财务管理——依法合规、勿踩红线

经费使用要合法：合规合理的经费使用，是项目开展与审计验收的基础。项目经费到位后，应当及时准确对参与单位拨付，避免因为延迟拨付或无故不拨付而影响项目正常运转。经费支出要规范、相关、合理，避免以下情况出现：套取、截留、挤占、挪用、违规外拨、转移科研经费；提供虚假的财务会计资料；未按规定执行和调整预算；资金使用存在违规问题而不整改等问题。财务档案保存要清晰、合规，应根据预算书内进度来开支经费，尽量做到执行率不超前、也不滞后。

预算调整要规范：在项目开展过程中，由于实际与预期存在差别，预算调整时有发生。如果出现预算调整，应当详细说明具体原因，咨询相关部门，并履行必要的审批手续。原则上，任务考核指标不予调减，预算调整有一定的比例限制。调整事项需要获得专业机构批文方可生效，在此之前需按照原定任务书来执行。

4 “有秩”——有规可依、监督落实

4.1 制定规定，有章可循

所谓无规矩不成方圆，如果没有制度约束，团队就会成为一盘散沙，无法按时完成计划任务[15]。因此，各项目组应当参照相关制度，制定内部管理规定，做到有章可循，以此厘清“松”与“紧”的边界，在规范日常操守的同时活跃科研气氛。内部管理规定应当明确各方工作职责、制定责任体系，内容涵盖从项目启动、年度进展到中期评估、结题验收的全过程。与此同时，如果上级部门做出政策调整，项目组内应当及时响应。

4.2 各司其职，团结一心

新形势下，项目组内成员各司其职、团结一心是完成任务的基础，也能够有效避免成员间积极性不一等情况。项目负责人对任务完成、经费执行负主要责任。应当根据项目任务书的分工安排，按质按量推进研发进展。全面掌握项目实施情况，做好定期调度和节点控制工作。对于影响项目实施的重大事项和重点问题，应当及时上报专业机构，寻求解决对策。

项目组参与人员对各自的任务、经费开支部分负责。应根据任务书要求，有序开展工作。多参加集中研讨、专题交流等活动，及时共享信息，报告研究进展以及获得的重要突破等。配合项目进展全过程的管理工作，以增加文章、专利、标准等优秀成果的产出。

科研助理主要为项目组提供服务和后勤保障工作，包括报表填写、经费报销、材料印制、会议组织、成果推广等。应当遵守制度、积极参加培训、学习专业知识、提高文字编辑和材料报送水平、加强与各部门相关人员的沟通，查缺补漏，全面提升服务水平。

4.3 监督检查，奖惩分明

内部检查：为督促项目组成员有序推进科研进展，及早发现问题并提出整改建议，项目组负责人可采用项目组外同行评议、第三行评估等工作手段，组织内部定期检查、不定期抽查。定期检查包括工作进展报告、中期检查和结题验收。不定期抽查可分月度、季度进行，应当根据项目组成员的实际工作来调整。检查的内容包括人才培养、文章产出、经费开支、成果应用等。

绩效评估：奖惩分明有助于调动成员积极性，减少违规行为的发生，因此项目组需要做好绩效评估工作。可参照平日检查结果，对比成果产出，通过第三方评估或组内自评的方式，对于工作成绩突出的成员，不分核心成员、参与人员与科研助理，应当在绩效发放上予以倾斜，以资鼓励。对于违规失信等行为，项目组将采取零容忍的态度，上报上级机构处理。奖惩分明，以提升团队工作积极性。

信息公开：新形势下，公众对于高校信息公开提出了新要求，这不仅是公众的一种权利，更是对管理透明化与制度化的考验。具体到科研项目组内部，应当通过信息共享系统，适时做好内部信息公开工作，包括会议纪要、工作记录、科研进展、经费使用明细等材料，接受项目组内全员监督。针对信息公开所暴露的问题，有则改之，以规范日常行为操守。

5 结语

在“放管服”的新形势之下，科研项目组面临着诸多新机遇和新挑战。面对内部过程管理两头紧和中间松、重管理和轻科研、核心成员与参与成员积极性不一、信息化程度不足、科研助理制度不健全等问题，项目组应当采取“松紧有秩”的管理办法，把握好“放”与“管”的事项，厘清“松”与“紧”的边界，并通过制定项目内部管理规定、落实各方职责、扎实推进工作、加强监督来维持内部秩序。从而能够在项目组完成既定任务、不违规、不违法的前提下，为科研人员减负，营造轻松的学术氛围，助力成果产出与协同创新。

［1］国务院.国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见［EB/OL］.［2014-03-12］.http://www.gov. cn/zhengce/content/2014-03/12/content_8711.htm.

［2］侯祚勇.加强新形势下科研项目的全过程管理［J］.科技与创新，2018（18）：98-100.

［3］陈丰，许敏.高校科研经费“放管服”改革对策研究［J］.教育财会研究，2017，28（3）：40-43.

［4］康文彦，刘彦芝.高校科研项目管理的问题及对策［J］.山东教育（高教），2019（12）：52-54.

［5］陈伟.浅议高校科研项目管理［J］.企业家天地（理论版），2011（6）：111-112.

［6］陈树.浅谈如何提高我国高校科研管理人员水平［J］.黑龙江教育学院学报，2002，21（6）：44-45.

［7］康文彦，刘彦芝.高校科研项目管理的问题及对策［J］.山东教育，2019（12）：52-54.

［8］徐贵伍.论高校科研团队的建设［J］.教育理论与实践，2012，32（21）：12-13.

［9］郑鹏，谢洁芬，倪慧群，等.高校科研管理存在的问题剖析及对策建议［J］.科技与创新，2019（5）：5-7.

［10］中共中央办公厅.国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》［EB/OL］.［2016-07-31］.http://www.gov.cn/xinwen/ 2016-07/31/content_5096421.htm.

［11］林丹凤.高校科研财务助理管理模式及其创新［J］.企业改革与管理，2017（14）：152.

［12］中共中央办公厅.国务院办公厅印发《关于深化项目评审、人才评价、机构评估改革的意见》［EB/OL］. ［2018-07-03］.http://www.gov.cn/zhengce/2018-07/03/content_5303251.htm.

［13］进一步为科研人员减负：科技部财政部等四部门联合推进七项行动［EB/OL］.［2019-03-05］.http://www. xinhuanet.com/2019-03/05/c_1124196857.htm.

［14］张耀方，韩海波.大学科研人员减负：缘起、实践与展望［J］.中国高校科技，2020（Suppl 1）：30-34.

［15］管靖，胡澄宇.浅议高校科研团队的建设与管理［J］.武汉科技大学学报（社会科学版），2004（1）：22-24.

G311

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.18.044

2095－6835（2020）18－0111－04

黄荣（1992—），女，硕士，党政管理人员，主要从事科研项目管理。郑文俊（1971—），男，博士，教授，主要从事地球动力学研究与科研管理。

〔编辑：严丽琴〕