研究生档案管理机制服务于就业工作的几点思考

赵红梅

（新疆师范大学研究生处，新疆 乌鲁木齐 830054）

研究生的培养，较之其他的教育层次，有着明确差别的地方，就在于研究生招生、培养、学位、就业等多个环节上，更加细致，而研究生档案正是上述内容的最好体现，所以高校研究生档案管理不仅是高校档案管理中的一项重要工作，同时也是此后形成的干部人事档案管理的一部分，因为研究生档案体现了研究生培养的全过程，也是其在校学习期间的真实记录，是了解研究生成长过程的最佳的资料。适当地活用研究生档案管理的政策，使得社会上针对着研究生资源的需求，特别是通过研究生档案可以更具体地了解研究生的学习内容、个人特点，是最好的文献文本。

一、研究生档案的特点

研究生档案管理集中地反映了研究生培养、管理工作的主要成果，因此其具有以下几个特点：

（一）研究生档案具有的层次感强的特点。研究生自入学到毕业，其培养过程的每一个环节都有着很具体的规定，并有着明确的结论性的评价，这是一个研究生成长过程的总汇。这些资料清晰地反映出研究生发展自身能力的每一个阶段特征，有利于用人单位更好地了解研究生的全面情况。

（二）研究生档案具有信息量大的特点。研究生档案中除了学习成绩以及社会实践方面的成就外，研究生在读期间，在导师指导下的科研与社会实践活动，有明确的记载，其中许多的内容是一般的成绩表所不能完全揭示的，其属于研究生个人能力以及研究生面对社会现实所能做出应变能力的全面展示。这对于研究生用人单位而言，是极为重要的人力资源信息。

二、研究生档案存在的问题

在研究生档案管理制度不断规范的同时，也存在着一些问题，主要体现在以下几个方面：

一是细致的研究生档案虽然可以清晰地反映出研究生培养的全过程，甚至是其中的细节，包括研究生个人的特点。但是研究生档案管理中，研究生档案的出发点是以培养单位使用研究生档案的便利为指向的，以此与研究生用人单位的需求有很大的距离，而且此种背离的趋势还有不断强化的趋势。

二是研究生档案管理制度的规范化，以及使用上责权的制度化，实际上导致了研究生档案纸本化的深入，形成了庞大的档案森林，很不利于更有针对性的反映用人单位所需要的研究生信息资料，也导致了培养单位研究生档案管理人员为查找这些信息，必须付出巨大的手工劳动。

三是在过于关注不使研究生个人信息流失的背景下，培养单位对于研究生档案管理历来是从严的态度，实际上在研究生档案使用方面，人为地设置了无数的门槛，手续极为繁琐、复杂，使得用人单位在获得研究生档案信息方面，实际上存在着无从下手的局面。上述的问题，如是单从研究生档案管理的角度，自然也是无可厚非的事，但如果我们是着眼于研究生培养的终极目的是要让很多的研究生及时就业，为社会发展提供更多、更好的人力资源的角度，可以认为，旧的研究生档案管理制度已经不适应今天社会对研究生教育的要求了。

三、完善研究生档案主要措施

基于上述的思考，我们从适应社会对于研究生的需求入手，提出几点看法：

首先是要建立一个以研究生电子档案与纸本档案相结合的新管理制度，研究生档案管理的目标也设定为长久保存研究生档案资料和为研究生用人单位提供更好、更快捷的信息。针对用人单位的需求信息，应该建立相应的研究生档案数据库，利用电子储存信息量大，编辑、复制迅速网上检索便利的特点，使得用人单位按照自己对需求，可以实现更有针对性的、便捷查询。实现这一过程，当然会增加研究生档案管理老师们的工作量，这也是应该考虑到的问题。此外，在对外公布研究生的信息之前，应该针对保护研究生个人信息，要充分尊重研究生个人的隐私要求；也要进行广泛的调研，摸清研究生用人单位的基本要求，做到有的放矢的开放研究生个人信息，又可以满足研究生用人单位的信息要求。

其次是研究生档案管理政策方面要有所突破，即针对研究生档案管理的权限问题上有所变化。长期以来，我国在各类档案的管理、使用上都有着很多的规章制度，有些的确是完全必要的。对研究生档案管理来说，在电子化档案的背景下，实际上档案理论上实现了全开放的条件下，如何实现使更多的档案信息提供给用人单位，就要制定合理的保护研究生个人信息与有利于用人单位需要，满足就业必需的资料政策。在此提出三点建议：一是应该征求研究生的意见，即实现研究生授权研究生培养单位有一定的研究生个人信息发布权；二是制定相应的管制、协商制度，全面规范研究生档案使用单位在查询、获得、使用档案中摘录的权限问题。其三是要有相应的电子技术的保障。在信息公开的时候，要做到信息不流失，电子窗口实现有效的管理，规定管理员的权限及设备维护人员的权限。同时，当然还需要有效的电子软件的配置与技术的维护。

四、结束语

综上所述，在研究生教育大发展的时代，研究生教育已经是我国高等教育中最重要的教育层次，而维系这个不断发展的局面，就要以实现研究生的全面就业为主要的前提。我们认为，要实现研究生的全面就业，在研究生档案管理方面，还有很多的工作要做，其中以服务于研究生就业这一重要的目标，应该是研究生档案管理的终极目标之一。