谈中小企业内部控制制度——以Z公司为例

龚昌洪

（重庆正成鑫实业有限公司，重庆 401320）

一、企业内部控制的重要性

中小企业有着自身的经济规模和经营特点，企业内部控制的重要性主要体现在：完善的内部控制机制能够实现企业所拥有资源的优化配置提高资源使用效率，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，促进企业进入大市场，参与市场竞争，通过各项控制措施可以将各岗位工作职责做到更明确及预期经营目标更加清晰，从而使得经营活动有序进行，运营效率得到提升，利用内部控制和风险管理的技术方法，将内部控制与风险管理做到整合与统一，及时发现内部管理过程的风险并进行预警提示，对风险的目标进行设定、识别、分析和应对，使低风险带来的经济损失的概率得到有效降低。

通过内部控制可以在保证全面性的基础上，对重要业务事项和高风险领域进行关注，利用更严格的措施，利用制衡性和适应性原则，在考虑成本效益的情况下，对经济业务活动的审批、执行、监督进行有效控制。

二、公司内控缺陷案例回顾

Z公司是2020年1月成立的加工生产电线铜丝的企业，由于产品的特殊性，对数量（交货称重）和价格（网络行业行情价）都是按照特殊的计量方式进行，成立的宗旨是做西南地区最大在电线铜丝生产企业，今年以来，很多电线行业的上游企业经营受影响，有综合实力的铜丝生产企业很少，达到供货条件的更少。

公司内控缺陷案例具体经过是：同时交货同一规格的产品（只是重量不一样）到两家不同的客户，其中一家A客户在用完产品时，发现产品包装用的标签同送货单核对后有差异，故电话公司销售总经理要求我公司按送货单补足产品差量，理由是送货单据同标签上记录的数量差异距大，在收货时公司人员没有过磅称重，签收人缺乏专业知识，而公司在同一批送货中，另外一家B客户的也按单据签收，但是B客户的标签却在A客户的包装上出现了，且送货单的数量大于标签数量。而销售总经理在维护客户的利益的情况下，同意补足差量，对送货员和公司发货人员进行处罚。而在此事件中，经公司销售、生产、财务各主要部门仔细分析，明确公司内部控制的重要性，以及公司目前内部控制存在的主要问题，并对重要的，主要的提出改进建议，对该公司整个内控流程相关的业务层面的事项进行完善，有更加完善的内控机制才能更好地提升企业形象，增强企业产品、服务实力。

三、通过该事件分析企业目前内部控制存在的问题

（一）销售业务控制下客户信用调查不到位

客户管理不到位，未防范信用风险，比如案例中的A客户在会议上没有找到相关的信用调查依据，出没有以往的交易情况记录。销售过程可能存在欺诈舞弊行为，比如送货人员可能的客户及销售人员三方建立同盟，否认事实；对销售政策和策略制定不当，比如在该事件发生后，公司销售部门没有找到类似的相关文件政策来划分责任和处理该事件，可能导致企业经济利益受损。

（二）企业合同业务各环节的服务和跟踪缺乏管理

合同管理存在重大风险，未订立或未经授权订立合同，合同主体资格未达要求，比如在该事件中针对A客户的合同中A客户并未指定收货人；对合同履行或监控不当，合同纠纷处理不当，案例中出现A客户的投诉和索赔应按程序调查清楚后做出决定，销售总经理在接到投诉立即做出赔偿欠妥，都可能让企业形象和经济利益受损。

（三）公司内部信息系统管理不到位

信息系统缺乏和规划不合理，信息系统的建立，运行传递的维护控制不到位，该案例中每一件产品都有一个编号，该编号对应相应的客户，B客户的产品标识出现在A客户那里，说明公司库房有对该产品信息传递失误的风险。

四、完善相关内部控制的建议

（一）完善客户信用调查

企业应当利用市场调查，确定信用方式的方法要合理，公司的信用管理具体需要依抿：信用信息的获取、评估信用信息有分析评估、各种授信和各种债权保障、相关债权得以实现四个环节组成，信用信息获取是企业信用管理活动的基础是有效的信用信息， 必须给予高度重视，公司可以利用的信息来源有；已有往来客户之间的交易记录、同行业内部信息的共享、相关公共资源的查询信息、专业机构如征信查询机构等四种， 公司信用管理部门应按照这四种信息的特点和公司自身的情况进行综合利用。企业必须建立客户信用档案，建立严格的信用保证制度并执行。

利用客户之间的往来信息：可以从自己的下游客户处进行纵向调查需要发展的新客户的情况，如同类产品的报价，同行的评价，市场产品分销商和客户的评价，同行业内部信息的交换：企业可以通过同行业横向进行了解，如同行对该客户的评价，款项的付款情况及对业务过程的综合评价。

利用公共资源的查询信息：企业可以通过政府官网如在工商信息网上查看企业工商注册情况，了解公司股东情况、资产情况、人员情况，通进税务网站查询公司的信用级别以及税收情况，有无欠税等税务信息。通过劳动和社保信息上的查看有无拖欠工资和社保情况。

专业机构查询：如征信查询机构，银行结算机构，对企业进行相关信用调查。在现实中可能有些信息无法获取，销售部门在建立客户档案时力求尽善尽美。关注重要客户资信变动情况，对于老客户和新开发的客户应当建立有效的信用保证制度并严格执行，这样为下一步签订购销合同准备谈判信息基础。

（二）对合同管理各环节的服务与跟踪要严格做到位

销售合同的合同内容如果存在重大疏漏，企业合法权益可能会受到侵害。公司应当组织相关专业人员如法律，技术，财务方面有经验的人员参与合同的拟定，在自愿公平原则下明确双方的权利义务和违约责任，必须有完整的条款和内容、必须有准确的表述文字、必须有完善的手续，以免出现重大漏洞，应当仔细分析研究，有必要应对合同条款提出修改意见。

对合同风险防范及内部控制的机制企业应提前建立，如合同建立标准通用版本的应用，企业在合同签订前做好资信调查及评审的专题会议，对合同执行的前和执行中的风险预判与对应措施的执行。重大合同应进行组织人员会签，合同在执行前，对合同内容相关部门必须熟悉，对合同执行的分析与预判需要加强，找出执行过程中的关键点与薄弱点，加强合同执行的监控与交货质量的监管。

公司合同跟踪和履行部门须有合同管理台账，各项计划有优化完善方案，对合同进度进行跟踪，对合同要求的相的要求的各项工作进行有效监控，对过程中出现的所有不符合合同要求的偏差进行整改。如在合同上规定验收收货人，如果收货人与合同中不一样，应及时得到对方授权。

合同对有技术资料及技术要求的管理。对于合同中对方未按合同或协议约定向企业提供产品技术资料及技术配合的，有提供技术资料及技术配合的要求时，在下生产订单时需要得到对方确认，明确对方在企业生产要求的时间内提供与合同说明的技术资料。这是利用订单生产保证交货质量的最重要信息因素。

交货、须遵循合同约定。有应按合同双方协商处理数量、质量问题。企业在收货方反馈的产品质量问题信息时，应有企业相关处理的规定，并将处理意见在有效时限内及时回复对方。

应收款项的催收符合法律规定。对于相关票，保证金，财务结算方式，应收账款的核对等应按财务管理要求写进合同里面，要求对合同的变更、解除及转让进行风险评估。当合同因其他原因需要变更，转让和解除的，公司需组织相关部门人员按合同签订流程重新进行评估，办理相关书面手续。企业如果因销售合同履行不符要求出现合同纠纷，对重大合同需要进行事行调查跟踪，并制定新的防范手册，对未来进行合同风险把控。

企业通过对合同纠纷个案进行分析，－追溯合同风险防范和内控管理过程中的薄弱环节产生的原因，问题研究的共性分析，提出整的合理依据和建议，合同管理的漏洞得到有效堵塞。

企业在合同中应尽量做到以上情况的内容，提升企业合同管理水平与抗风险能力。

（三）对企业内外各部门的信息传递要加强

信息的传递应及时性、准确。首先销售内勤需通过书面形式或者网络传递工具向车间、库房、运输传递当日生产计划和送货计划，库房应查库存情况，是否满足当日送货要求，并根据包装情况分配产品到客户送货单上，运输部门根据送货量和送货线路及客户要货时间要求安排人员和车辆送货。期间各环节（车间入库－库房出库－运输－交货）人员认真履行工作职责对货物的交接必须做到单据，实物相核对，避免形式上的签收。

对包装用的工具在回收后应安排专人对其进行清理，并对生产各环节进行相互监督，避免各环节在包装工具上出现信息传递的重复性，出现无用或过期。

对库存余额信息进行实时申报和查询，否则可能出现货物短缺现象，对公司声誉带来很大的负面影响，在很大程度上使企业的经营效益下降，还有可能让产品错过出售的良好时机，失去客户信任。

重视科学的信息管理工具，重视对存货的管理，有效的存货管理制度，通过制度的规范提高企业的资产管理水平，通过制度的约束保证有关人员在进行存货信息管理工作时能够严格按照规定具体实施，杜绝滥用职权现象。通过岗位责任分离制度，能够确各项信息工作具有准确性，提升管理的效率。

五、结束语

企业应该建立严格的信用制度及客户信用评价记录，制定合理的合同签订评审程序，提升企业合同管理水平与抗风险能力。制定有效合理的信息传递管理手册，提高企业信息管理层次，促进企业实现长期可持续发展的目标，并在此基础上，完善企业人力资源管理，组织系统管理，企业文化系统的建设，规范自身内控制度，以自我检查，以行业领头为标杆，完善企业完善内控制度，实现可持续发展。