化妆品代理行业内部控制的问题及对策探讨

徐邦明

（青岛金王应用化学股份有限公司，山东 青岛 266100）

化妆品代理商作为化妆品销售重要中间环节，对化妆品品牌从市场定位到品牌营销变现，均起到不可替代的作用。但近几年代理商大而不强，出现化妆品品牌频繁更换代理的现象，主要原因是化妆品代理商自身的内部控制建设的缺失，对公司战略管理到各项业务管控没有清晰的标准及风险意识，最终导致经营困难甚至失败。本文从化妆品代理商存在的内控管理问题出发，有针对性地提出几个方面的改善措施，希望为相关行业人士提供参考。

一、化妆品代理行业的业务特点及内部控制的必要性

（一）化妆品代理行业的业务特点

1.消费群体广泛，终端渠道复杂多样

化妆品有广泛的受众基础，社会各层次人群均对化妆品存在不同层次的需求。随着人们可支配收入的提高及移动互联网络应用的不断完善，化妆品需求层次及销售终端渠道日益多元化。

化妆品行业主要有经销、直销渠道。较长的一段时间主要集中在线下的日化专营店CS渠道、百货、商超等KA渠道。随着电商的迅猛发展，B2C、C2C等线上渠道不断对传统的化妆品代理商冲击加剧。不同渠道此消彼长，呈现复杂多样性特点。

2.销售市场具有区域性、季节性

化妆品代理商往往是按照大区或省级划分，具有明显的区域性特点，这有利于深耕本土市场，及时了解区域消费习惯及特点，从而使得销售市场最大化。同时，化妆品销售存在明显的季节性差异，一般秋冬属于旺季、春夏属于淡季。

3.化妆品代理商存在“重业务、轻管理”的思想

化妆品代理商的业务性质决定了其主要以市场业务为导向，以销售业绩最大化为主要目标，其他部门建设及管控相对较弱，在达到一定规模后，管控弱化反而成为代理商进一步发展的瓶颈。

（二）化妆品代理行业内部控制的必要性

化妆品代理商的业务渠道复杂性，区域性和季节性决定了化妆品终端销售市场瞬息万变，稍有不慎导致市场判断失误，会失去自身的竞争力和品牌的代理权。代理商的投融资、采购、财务管理等相对弱化，极易造成代理商内部控制失衡，抗风险能力弱。内部控制是一个支持系统，起到为企业保驾护航的作用。代理商只有提高管理层内部控制意识、规范内部控制制度、设立清晰岗位职责，才能规避运营过程中的各种风险，提高经营的效率，实现企业战略目标。

二、化妆品代理行业内部控制现状及存在的问题

（一）化妆品代理行业内部控制环境薄弱

企业的内部控制环境是企业在经营过程中，参与部门形成的相互遵守、配合、制约的制度，是企业内部控制得以有效执行的基础。

化妆品代理商主要以省为单位，组织结构简单。在较长的一段时间，管理层始终以营销为核心，在承接新的品牌，快速占领市场，提高销售规模等业务上投入较大的精力。这种管理层亲自挂帅，各项决策均由管理层迅速决策的管理模式，对企业初创期克服经营困难，扩大生存空间有重要的作用。但随着代理品牌越来越多，销售规模越来越大，许多管理层没有较强的内部控制意识，仍然存在管理层凌驾于内部控制之上现象。管理层没有意识到加强代理业务的内部控制，对于企业防范风险，避免因盲目夸张而导致市场销售不畅、资金链断裂等风险有重要的作用。管理层内控意识薄弱不利于化妆品代理企业长远稳定发展。

（二）内部控制设计不完善

有些化妆品代理企业表面上制定了较为完善的内控制度，实际却是照搬《企业内部控制评价指引》或其他企业的内部控制制度简单修改而成，主要是为了应付外部审计、政府部门的面子工程，与企业实际业务不符，使得内部控制制度无法切实执行。实际上，评价内部控制制度设计是否合理，取决于是否能够控制代理商业务关键节点，该控制关键节点需要不相容职务分离，能够提前发现并纠正运营舞弊等重大风险。

（三）内部控制执行不到位

大部分代理商管理层仍然存在着偏重销售业务思想认识。在扩大业务之后，虽然制定了很多的内部控制制度，但由于缺乏专业的能够胜任的人才，部分重要的岗位由管理层亲属担任。这些制度只是为了应付检查，符合监管部门要求，从而使得内部控制制度虽然符合代理商的实际业务需求，但是也会因其无法执行到位，而无法发挥其对重大风险的事前预防，事中管控作用。

（四）信息化水平不高

化妆品代理商由于销售政策、返利计算等灵活性较大，且由于成本费用的考虑，会使用较小软件公司的销售订单系统、仓库管理系统以及财务系统。各系统模块相对独立，无法实现真正互通。同时，各系统模块的权限修改随意性较大，使得内部控制通过信息化手段的时效性、一贯性大打折扣。甚至有些化妆品代理商仅仅使用财务系统，对于销售订单管理、客户返利计算仍然以人工为主，一方面容易出错，另一方面会因主观可操作性导致舞弊行为识别滞后。

（五）内部控制监督考核机制不完善

有效的内部控制制度得到一贯的执行和实施，需要强有力的监督及考核，否则在内部控制制度执行的过程中会流于形式，无法树立内部控制制度监督考核的威信，最终不能实现真正的风险控制。部分化妆品代理商设立专门的岗位负责对业务部门的业绩进行考核，但忽略其与业务相关内部控制执行过程进行监督，使得业务部门为了自身业绩指标而做出不符合公司内部控制制度的舞弊行为，给公司带来较大风险，不利于公司长远发展。

三、改善化妆品代理行业内部控制的对策

（一）提高代理商管理层内部控制重要性的意识

内部控制环境分为软环境和硬环境。软环境是指企业的管理理念、控制文化、风险意识、人的素质与品德等。硬环境是指企业的所有权结构、法人治理结构、组织体系、权利分配等。管理层的内部控制意识提高，对于完善内部控制环境具有重要作用。化妆品代理商应当通过培训，加强内部控制软环境和硬环境建设，不断提高管理层的内部控制理念及风险意识，培养对企业文化的认同感，建立完整的治理结构及组织架构。

（二）建立健全内部控制制度

化妆品代理企业应根据自身业务发展需求，综合运用不相容职务分离控制、授权审批控制等控制原则，建立完善的内部控制制度。同时结合企业实际情况，综合考虑内部控制的实施成本及效率，细化各业务条线的具体控制制度。

由于化妆品代理商内部控制基础薄弱，自己制定内控制度往往无法摆脱主观性因素，因此建议管理层聘请会计师事务所、律师事务所等专业的咨询机构，从客观专业的角度对企业内部控制的关键节点及重大风险进行系统化梳理，以此作为化妆品代理企业制定内部控制制度的参考。但是由于外部机构对本企业不能深入了解，所以对其内部控制优化建议应当予以甄别，不能生搬硬套。对于新设计内部控制制度，应当组织各部门学习并试运行，逐步摸索、测试，最终制定出一套符合化妆品代理行业的内部控制制度。

（三）严格一贯执行内控制度

一贯性原则，是指企业的内控制度必须具有连续性和一致性，不能朝令夕致，随时变动，否则就无法贯彻执行。只有严格一贯的执行实施才能发挥内部控制制度对风险的预警，减少因内控缺失而造成舞弊风险长期未被识别，而给企业带来更大的损失。化妆品代理商可以聘请外部专业的审计机构对公司货币资金控制循环、销售与收款循环、采购与付款循环、仓储物流循环进行穿行测试，根据关键控制节点的重要程度，区分重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。对于重大缺陷及重要缺陷应当上报管理层及时落实责任、限期整改，防止给企业运营带来重大风险。

（四）整合信息系统，实现业务数据实时共享

销售系统、采购系统、财务系统、仓储系统相对独立，会造成化妆品代理企业业务不协调的状况，导致滞销品库存积压，占用资金无法变现，而畅销品因资金占用无法预付货款影响销售规模。因此需要通过一套信息系统打通采购、仓储、销售、财务各个环节，实现信息沟通顺畅、资源共享、线上审批、流程前后互相监督，减少各项业务的沉淀成本。

（五）建立有效的监督考核机制

首先，应当设立专门的内部控制部门，并提高其行使职权的独立性。内部控制部门应当隶属于董事会等类似权力机构，定期检查各部门流程规范情况，及时向董事会报告内部控制缺陷和不足。董事会应当重视内部控制部门的监督成果并支持其提出的整改优化方案。

其次，要针对各部门设立考核制度，将全体员工对各部门的控制制度执行情况纳入其绩效考核当中。对于遵守公司内部控制制度，并在执行过程中检查纠正舞弊问题，给公司挽回损失的行为应当予以奖励。对于违反内部控制制度，消极怠工或越权审批，给公司带来损失的行为予以严肃警告并处罚。让全体员工认识到内部控制工作的重要性，提高员工的风险意识和内部控制的主动性。

四、结束语

总而言之，化妆品代理行业经历由单一品牌到多个品牌，销售区域范围从县市扩展到跨省销售，业务范围的扩大需要完善的内部控制制度来为企业规避运营风险、提高资产运营效率。本文阐述了化妆品代理行业的业务特点及内部控制的必要性，发现了化妆品代理行业内部存在的问题并提出了相应的解决对策。期望化妆品代理企业应当完善治理结构、组织架构等控制环境，制定符合本企业的内部控制制度，加强风险控制部门的监督考核力度，确保内部控制制度得以有效执行，真正为化妆品代理行业的长远发展保驾护航。