论污水处理厂的档案管理

任先博

宁夏太阳山水务有限责任公司 宁夏银川 750004

1 企业档案管理介绍

1.1 总则

（1）公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。

（2）档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（3）重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。

1.2 归档范围

（1）行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录[1]。

（2）工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。

（3）合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等

（4）财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

（5）其他类：供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。

1.3 归档时间

（1）公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24 小时之内办理归档手续；

（2）未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。

1.4 归档份数

（1）原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。

（2）使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

1.5 档案的收集

（1）由各部门指派专人，每周对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

（2）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。

（3）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

1.6 档案的整理

（1）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

（2）档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。

（3）电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

1.7 档案使用与归还

（1）档案使用：公司员工需要使用档案时在《档案使用登记薄》上登记，档案管理人员根据该名员工的工作岗位及使用档案的必要性核准使用。

（2）档案归还：档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经档案管理人检查无误后在《档案使用登记薄》登记。（使用人归还的档案发生损坏、丢失的，或归还时内容发生变更的由使用人承担全部责任）。

2 本人参与吴忠市太阳山移民开发区污水处理厂新建工程简介

工程概况：吴忠市太阳山移民开发区污水处理厂位于吴忠市太阳山移民开发区盐兴公路和西环路（慧心公路）西南角，占地约38．8 亩。已建建筑于2010 年建成包括生产线建筑物（进水井、粗细格栅、提升泵站、沉砂池、CAST 池、脱水间）及生产管理用房，2017 年新建包括四部分，其一是利用原有池体、设备更新部分；其二是新建、构筑物部分（事故池1座、磁混凝池1座、加药间1座）；其三是原有CAST 池体改造为MBR 部分；其四是利用原有单体设施和设备。提标改造后在原污水处理厂1．5 万m3/d 的规模基础上，将污水出水标准升级至一级A 标准。污水厂尾水满足直接排入下游水体要求[2]。

3 结合吴忠市太阳山移民开发区污水处理厂新建工程论述现场综合安全管理

建设和发展中形成大量有价值档案资料，在当前生产中如何将当前资料做好管理，促使其更好地应用在生产建设中。

3.1 健全档案管理工作的机构

在目前的发展中，清远市城市建设以及人民物质生活水平得到了较快提升，城市污水处理一方面是城市建设发展的基础设施，同时也是城市现代化建设中最为重要构成部分，也会影响到城市的整体面貌以及形象，对城市居民的身体健康造成影响。所以，必须对城市污水处理做好档案管理，其对于城市建设以及人类环境保护有着十分重要的意义，也可以最大程度上适应当前新时代污水处理工作的必须。第一要求领导重视档案管理工作，做好机构建设，在城里档案室以后，将综合档案室作为中心，通过分管领导以及兼职档案员构成档案管理体系，综合档案馆主要承担了档案工作的规划、组织、管理以及协调等工作，促使档案管理工作逐渐开始趋向于科学化、规范化、标准化以及现代化的方向发展，为了保证档案管理工作资金要求将档案管理工作纳入到年度财务计划中，并且纳入到总体规划中，如此就可以确保档案管理工作进步，也可以给污水处理事业档案收集管理奠定基础[3]。

3.2 污水处理长档案管理工作优化探讨

为了确保档案管理工作得到较好推进，可以不断给生产经营以及设备管理多项工作来服务，制定同档案管理相关制度，做好档案材料的收集、整理以及归档等诸多环节的工作。

3.3 收集档案管理资料

应该参与到对于各部门档案的培训以及整理工作，对文件材料进全面的收集，都可以将反映本单位工作活动内容进行反应，有着可以查考利用价值的文件材料都纳入到收集的范围中。可以参考国档发1987]27 号文《机关文件材料归档和不归档的范围》，并且同我单位工作实际结合，将收集范围划分为三种类型：

3.3.1 上级机关的相关文件材料

主要包括有上级机关召开的对于要求执行的会议文件，并且印发一些属于本单位主管业务或者是要求贯彻执行各种类型的文件材料。

3.3.2 本单位的文件材料

对于此类文件材料包括的内容有；本单位召开的多种综合性会议材料，包括有工作计划、大事记、职称评定、 退休、总结以及简介等相关材料。本单位全部红头文件的正（底）稿、一些重要文件的修改稿以及请示同上级的批复。建筑工程需要签订的各种类型的合同、移交清单以及协议书等内容。年度统计报表，一般包括有会计年报表、业务统计年报表以及劳资统计年报表等，比如说新城污水厂作为实例进行分析，简要介绍档案资料的收集。

新城污水处理厂从开始动工到投产运行中，形成了申请书、设计任务书、可行性研究报告、工程图纸、协议合同书等诸多文件材料，文件的收集和整理，应用了跟踪上门的形式，但凡上级来文都会进行登记、传阅、确保档案人员可以依据登记序号做好收集整理，一旦发现有一些缺页的文件、图纸，立刻进行查找，保证资料的完整性。与此同时，为了促使图纸做到成套以及成卷。应该通过两种渠道进行收集。第一是上门的索取，对于还存在图纸资料的单位或者是个人，将图纸第一时间收回，并且上交给档案室，比如说，在进行竣工验收时，一些工程往往只是报送了施工图，但是竣工图同设计图却没有及时报送，因此要求第一时间进行查找，促使竣工图同变更图都必须补齐。

3.3.3 同级单位的文件材料

对于同级单位颁发的一些非本机关主管的业务，但是必须执行的文件材料或者是同级单位同本单位之间进行联系、以及协商工作相关重要文书。

3.4 档案资料的整理工作

（1）在文件接收前，对于各个部门的档案做好检查工作，对于不符合要求的文件，依照《档号编制规则》相关帮助进行整理。

（2）对于负责资料的管理工作，依照《中国图书分类法》来对图书做好分类整理工作，同时严格依照档案管理的相关要求，同时建立建全资料接收、整理以及管理体系。

3.5 对档案资料做好检查利用

在工作中必须认真进行查阅登记工作，依照相关要求进行填写，方便提供具体效益的线索以及来确定能否进行跟踪调查。

3.6 保护档案资料

主要是负责对档案资料做好安全管理，可以定期对数量以及保管现状做好全面的检查，填写相关登记簿，来对的档案资料室内温度以及湿度根据具体要求来进行调控，及时对档案资料做好除尘以及消毒工作，定期对库房卫生做好清理，做好安全检查，没有出现相关事故。

4 进行科学编目，优化档案查找

依照档案管理规范化的要求，做好对档案的整理以及编目，污水处理厂的机械设备一些是从国外引进，在进行整理时必须翻译文字说明等相关资料。