论事业单位档案的规范化管理策略

文/朱瑞侃，山东省菏泽市单县广播电视台

档案管理是事业单位一项基础工作，主要是对单位事务、人员档案进行收集、整理与保管，为事业单位发展服务。加强档案规范化管理为事业单位各项工作的高效运行提供了有效保障，同时，也能提高单位的管理水平，助推单位的健康持续发展。然而从实际来看很多事业单位对档案管理重视不足，档案管理规范程度不高，极大制约了档案资源的作用发挥。为此，有必要加强对档案规范化管理的研究。

1 当前事业单位档案管理存在的问题

1.1 重视不足，档案管理制度有待完善

由于档案工作的特殊性，无法在短期内为单位带来实际的效益，而且需要投入较多的人力物力，因此，很多事业单位为了节省经费，经常忽视了档案管理工作。因为对档案管理不重视，档案管理制度也严重滞后，表现为责任划分不明确，工作流程不清晰。有的事业单位档案资料编制体系不完善，未按档案归档与修建标准使用档案资料用纸。这增加了档案人员的工作量，也影响到档案管理效率。还有一些事业单位只关注档案收集工作，而不重视分类整理工作，档案编排、划分、整理比较混乱，降低了档案检索效率。有的未严格对档案进行保密管理，未按相关流程操作擅自销毁本该继续保存的档案资料。

1.2 档案信息化水平有待提高

信息时代的到来促使了各行业管理模式的转变，信息技术被大量应用于企业管理当中，极大提高了企业管理效率。事业单位档案数量与种类也逐渐增多，传统的手工管理方式跟不上实际发展的需要。这种粗放的管理模式不仅会增加工作人员的工作量，而且档案管理效率不高。还有部分事业单位虽然实现了档案管理信息化，但工作人员对档案管理系统与相关软件不熟悉，不能熟练运用，也极大制约了档案信息化水平的提升。

1.3 人员素养跟不上发展形势

由于档案管理工作得不到重视，将档案管理等同于资料整理与保管，这种有偏差的认知使得档案人员对工作缺乏热忱，大部分人员认为只要确保档案资料完整，没有丢失档案就行。在这种观念意识下导致档案管理水平较低。此外，事业单位没有投入充足的人力物力开展档案工作，对档案人员也未给予有效的培训，致使档案队伍的整体水平不高

2 新时期加强事业单位档案规范化管理的对策

2.1 提高对档案规范化建设的重视度

思想是行动的先导，事业单位领导要充分认识到档案规范化建设的重要意义，将这项工作摆在重要的议事日程上。要认识到虽然档案管理工作不能在短期内为单位带来利润，但对单位长远发展是有益的。为此，要放眼未来，高瞻远瞩，给予一定的人力物力支持，尽快完善档案管理的软硬件设施，购进先进的设备与软件，加强档案库房建设，为档案管理工作的开展做好硬件保障。然后，通过单位内网、短信、教育培训、文化活动等途径向员工宣传档案规范化管理的意义，增强全体人员的档案规范化管理观念，获得各部门的配合与支持。

2.2 进一步完善档案管理制度

档案部门要与单位领导充分沟通，围绕档案管理现状制定适合本单位的档案管理制度。对档案收集、整理、编目、保管、利用、鉴定与销毁等工作环节要配套明晰的工作流程与制度规范，加强对档案的规范化管理。同时，由重要领导与部门负责人组建档案管理网络机构，将责任明确到各部门的负责人，各部门安排一名档案员，明确其职责与工作要求，完善部门间的管理机制。采用档案工作联络员制度，制作各部门资料收集、移交时间表，安排档案工作阶段性目标与任务，保证档案管理工作的有序展开。

2.3 重视档案保密管理工作

档案有可复制的特性，特别是电子档案更易被复制、删改。为避免档案资料泄露外传，确保档案的安全性，必须加强档案的保密管理。首先，根据国家有关法律规定，建设专门的档案室，档案人员办公室与档案存放库房必须有所区分。对档案室与库房的门窗要加固，避免偷盗问题发生。其次，由专人负责档案室的开关，严禁无关人员进入。参照档案的不同密级程度，明确相应的利用对象与利用范围。关于涉密资料要求只能在阅文室内查阅，且涉密材料严禁进入编研范围。工作人员也禁止在公共场所谈论保密内容。若有资料需要销毁应先通过上级领导的批准，并交给鉴定部门鉴定，获得允许后在数名工作人员参与监督的过程中销毁文档。必须严格防范泄密事件发生，如将需要销毁的资料卖给废品站，对于泄密者严格按法律追究责任。最后，培养档案人员的保密意识，定期组织档案人员学习《保密法》，加强保密教育，强化他们的保密意识与法治意识。

2.4 加强档案信息化建设，提升档案队伍整体素养

随着信息时代的到来事业单位应加大档案信息化建设力度，配备先进的档案管理软硬件设施，实现纸质档案向电子档案的转变，提升档案信息化管理水平。同时，要重视对档案队伍的建设。首先，要选拔专业、优秀的人才进入档案管理队伍，优化档案队伍结构。其次，结合单位实际制定培养方案，加强对人员的职业道德素养、专业能力、信息化能力方面的教育培训，不断提高其业务水平。其中，特别要抓好计算机操作技能的培训，使其熟练应用档案管理软件。最后，加强业务考核，采取有效的奖惩措施，激励档案人员更积极的投入到日常工作中，主动学习专业知识，提升档案管理效率。

3 结语

总之，加强档案规范化管理能提升档案管理质量，使档案资源得到更充分的利用，对事业单位的发展有着积极的作用。为此，要围绕单位实际尽快构建一套完善可行的档案规范化管理机制，实现档案管理的规范化、高效化。