事业单位档案管理做好安全保密管理的思考

谢云龙 保定市竞秀区行政审批局

档案管理是事业单位日常运营管理工作中的重要内容，在档案管理中，安全保密管理是档案管理的核心，这是由于事业单位的特殊性质所决定。事业单位的档案信息中，涵盖了各个方面、多个领域的重要信息，具有高度的机密性。尤其在当前复杂的社会环境下，信息技术的应用，在切实提升事业单位档案管理质量和档案管理效率的同时，事业单位档案的安全性也面临着一定的威胁。所以，在新的发展形势下，要应用有效的管理方法与路径，切实做好事业单位档案安全保密管理工作。

一、事业单位档案管理安全保密工作中存在的问题

（一）缺乏对档案安全保密重要性的正确认知

影响事业单位档案安全保密管理质量提升的原因是多方面的，有管理制度的原因，也有管理人员个人的原因，更有认知的原因。要提升事业单位档案管理的安全保密性，首先要具备正确的认知，要将事业档案安全与社会和谐相联系，要将档案管理安全与社会有序发展相联系，要将档案管理安全与事业单位整体管理水平的提升相联系。唯有正确认知的前提下，才能够更充分的认识档案管理的安全保密性，才能将相关的制度与要求落实到位，从而起到良好的档案安全保密管理效果。但从当前的实际情况来看，事业单位的档案安全保密工作中所暴露出来的问题，从侧面反映出了对于档案管理安全保密工作的重视度不够，对于档案安全保密的重要性与必要性缺乏正确的认知，从而造成了在具体的安全保密工作中缺少对策与方法。

（二）档案安全保密管理制度落实不到位

事业单位档案安全保密管理的有效性，在很大程度上建立在档案安全保密管理制度的落实上，一旦没有按照制度要求来规范档案管理过程，就会存在档案信息泄漏的风险。比如，在档案管理工作中，一些重要档案，机密档案的归档不及时，一些工作人员会由于懒怠心理没能将立卷归档制度落实到位，或是由于其他工作上的安排，工作人员有了临时的任务调离岗位，一些重要的档案资源在短时间内无法得到立卷归档。长此以往，就会使得档案信息越积越多，一些档案需要及时更新补充的内容也就不了了之。由于相关制度的落实不到位，档案管理过程的不够规范化，最终使得档案管理的安全保密管理工作得不到保障，从而也埋下了档案安全隐患。

（三）档案管理的信息化能力不足

在当前的社会发展形势下，以及技术变革速度下，随着信息技术的深入利用，使得事业单位的档案管理从模式到路径都发生了根本性的变化。也正是因为有了先进技术的应用，大大的推动了事业单位档案管理的现代化进程。信息化管理模式的运用不仅大大的提升了事业单位的档案管理效率，而且在档案资源的筛选与利用上也具有十分显著的优势。众所周知，信息化档案管理模式是以互联网和信息技术为依托的一种先进的管理模式，而互联网是一个完全开放的环境，所以并不存在绝对的安全。一旦由于系统的漏洞，或是安全技术不到位，系统升级不及时等问题，就会导致档案信息的安全隐患发生。这就从侧面反应出了事业单位档案管理信息化能力还存在着不足，无法为事业单位的档案管理安全性提供有效的保障。

二、事业单位档案管理做好安全保密管理的有效路径

对于目前事业单位档案管理在安全保密方面存在的一些不足，管理人员需要采取针对性措施，对档案安全保密管理进行优化构建，切实提高档案安全保密的整体水平。

（一）加强档案管理标准化建设

从事业单位档案管理安全保密管理工作中所暴露出来的问题来看，很大一部分隐患是由于档案管理流程不够标准所导致的，而且基于事业单位档案管理的复杂性，在具体的实施的过程中还牵涉到许多的流程，这就需要对档案管理流程进行规范化与标准化建设。事业单位的档案管理包括资料的收集、分类、整理、管理、溯源、应用等多个环节，每一个环节的操作模式与管理重心都不同。在管理上也会存在着细微的差别。所以，这就需要针对事业单位档案安全保密的具体要求，以及当前事业单位档案管理流程的特征，进行优化和标准化建设。一是要对当前事业单位中一些重复性的档案管理进行优化，减少不必要的管理步骤。二是要对优化后的流程实行标准化管理，比如信息的收集实行标准化作业，对档案信息的电子化录入、储存、共享、访问等进行标准化管理。以规范化的流程为具体的档案管理提供指引，创造条件，确保档案管理安全性的提升。

（二）加强档案管理信息化建设

在信息化时代背景下，先进技术在各个领域的越来越深入，事业单位中也是如此。利用互联网的资源优势以及信息技术的渠道优势，来提升事业单位的管理质量与服务水平已经成为共识。但是在档案管理的信息化建设上还存在着一定的不足，这也就在一定程度上制约了事业单位档案管理安全性的提升。所以，为了突破传统档案管理的局限性与单一性，事业单位在档案管理上也要突破传统的认知，积极的利用信息技术的优势性来提升档案管理的有效性。一是从硬件上加强建设。计算的主机、电源、散热设备、存储设备等做好维护与定期的备份工作，避免因为硬件损坏而造成系统瘫痪或是数据丢失。二是从软件上不断升级。事业单位的档案管理担子极重，且内容十分多样化，为了更好的实现管理质量，就需要不断地对软件系统进行升级，结合软件在使用过程中出现的问题来进行不断地研究与优化，尤其在权限的设定上要符合事业单位档案管理安全保密工作的实际需求。三是选择合适的加密技术建立起有效的信息防火墙。事业单位的档案信息往往十分敏感，必须借助技术力量来加强对系统的安全防护，同时也要做好日常数据的备份工作。四是结合事业单位档案管理的特征，来形成档案数据库。一方面有利于档案的安全保密管理，同时通过数据库的建设，也有利于档案资源的共建共享，在这个的前提下，有利于事业单位档案资源的有效利用。

（三）加强档案管理法治化建设

基于事业单位档案管理安全保密工作的重要性，仅仅局限于管理流程标准化建设与管理模式的信息化建设上还远远不足，还需要从法治化建设上着手，利用法治的约束作用提升档案管理保密管理工作的有效性。法治化建设，一是根据体制机制的变化，及时修制定相应的管理制度、流程，规范管理部门及各单位使用部门的管理职责，积极拓宽管理思路，确保档案管理的有效性与档案资源利用的高效性。二是对档案管理人员进行法制教育，从《档案法》的高度来切实提升档案管理人员的风险意识，切实提升事业单位档案管理的安全水平。

（四）加强档案管理队伍综合能力建设

显而易见，在新的时代背景下，无论是从档案管理质量、效率上出发，还是从档案管理安全保密的角度出发，其根本都在于档案管理岗位上的每一个工作人员。只有充分的发挥出岗位工作人员的积极性，主动性，责任意识与奉献精神，才能够将档案管理制度落实到位，以更规范的档案管理办法来落实档案管理细节，以更强烈的责任心来发现档案管理中的漏洞与不足，并应用个人的专业能力进行有效的预防。所以，要结合当前事业单位档案管理工作的现实需求，以及档案安全保密管理的特殊性，采取内外结合的形式来切实提升档案管理队伍的综合实力。一是要进行针对性的培训，包括理论知识培训与实践技能培训，包括档案管理具体实施的要点，重点，实施过程中可能出现的问题的应对方法。除此之外，内部提升还包括利用有效的激励考核制度来强化档案管理人员的工作责任心与积极性，鼓励有想法，有能力的工作人员积极提升自我，不断的对档案管理工作进行提升与创新。从外而言，一是促进内部队伍的外出交流，学习更多先进的档案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升，并将先进的管理理念与当前实际的档案管理工作相融合，使之更契合单位档案管理工作的实际需要。二是要积极引进高素质的档案管理专业人才，以新鲜血液的加入来提升现有管理人员的综合素质，从而更好的促进档案管理安全保密能力的提升。

三、结语

综上所述，事业单位档案管理的安全性关系到国家、地方、相关的部门的重大决策、重要指示、发展方略，需要做好高度的保密工作，以此来确保重要信息不被泄漏，保障档案管理的本质安全。尤其在当前的社会形势下，互联网以及大数据等先进技术的应用，以及多元化档案管理模式的实施，使得事业单位的档案管理保密工作面临着更加严峻的挑战。很显然，这就需要充分发挥档案管理的制度优势、队伍优势，认真研究档案管理中安全保密工作存在的问题与不足，深入研究问题的根源所在，并结合时代变化与事业单位档案管理的现状，采取针对性的措施来强化档案安全保密工作。通过安全技术的应用，高质量队伍的建设，以及管理制度的持续完善，来切实提升事业单位档案管理安全保密水平，确保信息安全，档案安全。