对档案管理工作的几点思考及对策

李瑾

单县行政审批服务局 山东单县 274300

在当今信息化的时代中，档案管理工作的进行并不是一帆风顺的，信息数量之大，传播速度之快在带来便利的同时也带来信息的不安全性，给档案管理工作带来了一定的挑战和风险。信息化时代中，以处理数据信息为主要工作的档案管理工作也应当顺应时代发展的要求，不断为适应社会而对相关工作进行创新。从规章制度的制定上、人才的培养上、宣传和监督力度上、服务机制上等等，积极促进档案管理工作的现代化、科学化、合理化、有效化，从基础上对档案管理工作进行革新，不断进行转型升级。将档案管理工作落实到实处，真正实现档案管理工作的更好的发展[1]。

1 档案管理工作常见的难点

1.1 档案缺失的现象十分严重，管理工作难以进行。

档案保存期长，而其管理也是一个长期的工作，因为时间跨度长，很多档案遗失或是散佚，使得一些基础性的资料丢失而无法进行弥补。档案的缺失在很大程度上会影响管理工作的正常进行，连贯的整理行为无法开展，事件也不能很好的衔接起来，因此，档案缺失现象对档案的管理工作有着重要的影响，也是档案管理工作正常开展和进行下去的一大阻力。

1.2 档案管理工作受管理决策层的桎梏

档案管理工作是对档案的信息进行管理，理应是对数据的客观反应，不应受到其他外来因素的影响；但是，事实并非如此。一些拥有决策权力的人员为了自身的利益而干预档案管理工作的正常进行，增添了人为的因素，使得档案的内容缺乏真实性，对档案管理工作的发展有着消极影响。

1.3 档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。

2 档案管理工作存在难点的对策

2.1 落实好档案管理的制度

将档案资料散乱、丢失的现象进行改进，制定一套科学的管理制度对档案进行合理管理。从档案的收集、整理、保存等等一系列步骤都要进行严格的规章制度的制定，以防档案的散落、丢失。明确档案保存借阅的流程和方式，完善相关的程序，将档案管理的制度落实到实处[2]。

2.2 对档案管理工作进行严格的监督

档案管理工作不仅需要管理部门进行一定的制度规范，对从事档案管理工作的人员进行专业水平的提高，更重要的是要对档案管理的工作进行监督。相关部门定期检查档案管理工作的进行情况，因此，档案管理部门要提高监督的意识。

2.3 完善服务的机制

伴随着信息化时代的发展，信息数量的庞大、传播速度迅速，单纯地靠一个小小的档案管理部门是无法处理好的，因此，这就要求各行各业的档案管理部门进行一定的合作，建设一个共享型的档案管理体系，信息共享、分工合作。完善档案管理的服务机制，通过建立相关的档案管理的平台，提高人们的档案管理意识，促进档案的更好的管理，实现良性循环，不仅适应新的时代要求，更是满足社会信息的需要[3]。

2.4 加强档案管理队伍建设

要提高档案管理工作，需要一支思想政治水平高、专业技术过硬的档案管理队伍。需要积极引进专业的技术人才，优化队伍的年龄结构，整体提高管理队伍的业务水平。定期对于当前从事档案管理的人员进行档案知识技术培训，根据工作中的实际情况来开展针对性的培训。提高从业人员的计算机应用能力、数据分析、筛选的能力，以及电子档案管理的能力，这些都是要培训的内容，通过技术培训，不断地提高档案管理人员的专业技术水平，更好地为现代化档案管理服务。

2.5 做好档案信息的开发利用工作

档案管理的目的是为了提供信息服务，因此，要更好地发挥档案信息的价值和作用。在这一理念下，档案管理人员要树立为用户提供信息服务的意识，开展编研工作和咨询服务，改变传统的服务模式，主动地将数据资料库向应用人群进行推广。利用大数据分析用户的需求，定向地将档案信息提供给用户，开展有针对性的服务。

2.6 档案管理的安全保障

正如前文所说，由于信息时代的档案管理涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。针对这一问题，必须要加强安全保障，例如，加强对档案信息安全系统的建设，对档案信息资源的安全进行一定程度的保证。当然，仅仅是加强系统建设还不够，相关部门还需要加强投入，对档案信息数据库的稳定性进行维护。档案信息数据库的维护需要从两个方面入手：首先，是对储存信息的维护，保证储存安全，防止数据库信息入侵。其次，是对使用过程的维护，针对使用过程中的安全措施，应该利用实名登记的方式，严格审查信息使用相关人员的信息[4]。

3 结语

社会各个行业都面临着对庞大的数据如何进行有效管理的挑战，当然档案管理也不例外。档案管理工作主要是保存档案，提供档案，主要任务就是原始数据的收集、整理、检索、保存以及有效利用等。在大数据时代，每天产生的数据量非常庞大，对于档案管理从业者带来了很大的挑战[5]。