内部控制视角下 基层行政单位的财务风险——以某市A产业园管委会为例

顾思静

（江苏省镇江市京口区财政局，江苏 镇江 212000）

行政单位在提高单位管理水平的同时，财务目标的制定应顾及风险防范问题，内部控制目标的制定应着眼于是否可以促进公共服务的效率和提高人民群众满意度，在为人民服务的准则上，高标准高要求的保证国家资产的安全。

本文研究对象是某市A产业园管委会（以下简称管委会），目前该产业园正处于快速发展阶段，各项目不断推进，资金需求量巨大，但存在专业人员缺乏更新较慢等问题，由此带来了一定财务风险，在基层行政单位具有一定的代表性，作为研究样本，可以对基层行政单位分析财务风险、强化内部控制提供借鉴作用。

一、基层行政单位财务风险防范的意义

在当前复杂多变的经济环境和财务全面预算化的背景下，行政事业单位正逐渐摒弃过去粗放式的经济习惯。不断加强财务预算、整合内控渠道正逐渐成为各家防范财务风险的共识。

此外，行政机构财务风险的控制可以确保财务信息真实且全面地反映经济活动，从财务的角度，促使开展业务的部门和人员是依法进行的。就防范财务风险的出发点而言，无疑是必须而必要的，行政的合规合法性是人民政府的基本义务。对内，财务风险控制能确保单位资产安全和有效利用，在业务流程的每一个环节点上防止腐败和欺诈，是单位安全的重要防线。可以说，一个单位的财务风险防范能力，是保证单位按既定路线运营的基石。

二、基层行政单位财务风险分析

（一）行政成本过高风险

行政成本通常是指政府因为需要开展非营利性行政活动，其业务行为对经济资源的消耗，这一部分行政成本本身，很多甚至是全部的花销，并不会在短时间内带来肉眼可见的直接账面收益，但是其公共服务的属性却决定了这些成本又是无法省略的。政府业务在带来高效的行政结果的同时，其负面效应也是很明显的，那就是在经济方面忽视了成本，财务风险点主要为日常业务预算不严和项目工程支出失控。

（二）日常业务预算不严的财务风险

此处的运行成本包括园区内所发生的办公支出、文印纸墨、场地租赁、工资福利等各项日常运行费用。在日常工作中，业务执行者出于迫切地想要抓住行政业务所面临的环境机遇，或者基于上级交代任务而带来的压力，不顾财力地片面强调速度和推进目标，挤占本就不宽裕的行政预算。

根据预算安排，如果某一部门的预算超出进度，则需要进行预警，如果超出全年预算，则暂停报销或者等待部门提请增加预算后再予以报销。但是实际情况下，受制于计算能力的限制和财务的滞后性，无法快速的统计各部门的资金使用量，自然也无法有效的利用预算来约束报销行为。

例如，某部门某年度短时间报销金额激增，在接近年末时，该部门已用完年度预算额度。尽管可以通过借用其他部门预算余额的手段进行弥补，但是一旦此类现象逐渐增多，那么整体资金缺口一定就会出现，到那时再缩减部门支出将会是一项艰难的任务。

（三）项目工程支出失控的财务风险

1．工程开启较为随意

管委会并没有专业的人员对项目进行财务方面的控制，这也就意味着工程的开启与否，并没有过多地从财务的角度进行评价，也没有考虑到是否会对未来的资金流造成何种影响。

以道路为例，一般而言，道路的建设应以周边地块的通行要求为基础，兼顾社会责任和经济效益。综合道路管网建设情况，观察其连接的区块使用情况，发现部分道路并没有起到应有的作用，周边地块长期处于闲置状态，短期内亦无进一步建设或上市的准备。换言之，这些项目近期很难产生经济效益和社会效益，不具备造血功能，给未来的资金流造成了隐藏的财务风险。

2．工程总支出预算很难被估计

工程在开工前一般会给出工程的预算造价，并且会有3%至5%的预算浮动，但是管委会目前的工程预算工作，由于缺乏专业把控，其一开始的预算造价往往不具有参考意义。支出项目不是跟随预算变化，而是跟随现有资金量变化，容易使已经开工的工程拖延进度，集中的工程款支出也极易掐断本不充裕的资金流。

3．混乱的工程项目记录难以计量

由于目前管委会的工程尚未编号，还是使用传统的文字表述方式，加之建设专业和财务专业的视角不同，资源信息没有共享，导致建设部门的项目台账与财务部门的项目明细账不一致。

就目前所有的工程支出记录情况而言，几乎无法快速详尽的导出任何一个工程项目的支出明细，尽管每次工程报销时，财务人员都会进行核对，但是基于各类限制，工程支出项目的多付、错付、漏付的风险极大，并且由于工程项目的逐渐增多，单靠人工搜索几乎已经无法胜任核对工作，此类风险还在不断地升高。

（四）财务信息风险

本文所指的财务信息包括财务工作中收到和产生的所有数据信息及其实体介质。

1．财务信息的数据风险

管委会财务数据主要储存于财政所服务器上，全局备份的更新时间为每月一次，备份场所为一块移动硬盘。在没有其他的容灾手段下，服务器承担了几乎所有的财务信息的保存工作。据查，管委会的服务器曾经发生过一次硬盘损坏，丢失了约两周的财务信息，恢复数据和重构工作花费了近一个月，严重的迟滞了财务工作的进度。

并且，受制于服务器运算能力的限制，多账套的取数报表等高级功能也成了摆设，财务数据需要手动逐个汇总，效率低下自然是不言而喻，人工所带来的信息差错也时有发生。

2．财务信息的实体风险

管委会财务实体介质主要储存于财政所档案室中，其中当前年度的实体介质储存在财政所办公室。一般而言，财务信息的实体介质会使用不同于一般文件材料的纸张和油墨，其特殊性决定了财务档案室必须有其独特的温度湿度要求。据查，财务档案室目前的环境并不适合储存纸质介质。

目前，储存时间在五年及以上的资料，已经出现了不同程度的破损，不少字迹也处于勉强可读的状态，部分机打票据由于年代过于久远，票面已经变成空白，财务信息的实体灭失风险加剧。

三、内控视角下基层行政单位财务风险的防范对策

（一）健全预警机制，加强信息管理

建立风险预警系统，对政府日常行政业务行为中可能存在财务风险的事项进行监测和风险预警。该系统旨在了解政府运营情况和人财物力的前提下，依靠手中收集的单位整体的财务会计数据，借助现代化的经济业务计量模式，对单位潜在的财务风险加以辨认和评价。决策部门在收到警报起的短时间内，参照内控预案，可以快速地对警报采取正确的财务风险应对策略，从而保证单位运转安全。

想要形成预警机制，必须形成全员内控的思想。也就是说，需要各部门摒弃旧有观念，即自己不做台账不做记录不保存资料文件，需要资料时，依赖向财务要数据要文件这一观念。每一个部门均需要对自己部门涉及资金的业务进行流程再造，从专业视角发现预警点，毕竟，完全通过财务部门来进行整个单位内控的风险预警，既不符合规定，也不符合客观规律。只有每一个人都成了内控预警系统上的一环，相互监督相互促进，预警才能真正地起到防风险的作用。

（二）组建数据中心，科技助力内控

在上文中，无论是报销流程亦或是采购流程，均应不断强化流程正规化的概念，强调全局统一信息流的重要性，而这一工作如果单靠人脑去计算和判断，无疑是迟钝和失准的。

为此，独立的数据中心的组建可谓正当其时。在数字化发展的今天，一个具有数据共享、资金管理、往来核算、工程管理、可视化的分析报表等功能的ERP系统，是解决目前内控乏力的第一基础。在ERP系统上线并逐渐成熟后，可视情况上线OA系统，这不但是降低财务风险，实现内部控制的要点，也可以将查数据翻资料这种本属于各自业务部门的任务从财务部门剥离，真正地让各部门对自己部门的数据负责，为单位的办公现代化打造坚实的实体基础。

需要注意的是，一个独立的数据中心，不是单纯的设立一个部门，同时也需要与单位业务相匹配的人才和软硬件作为支撑。

（三）完善监督措施，执行常态内审

完善内控降低财务风险的任务，从来不是由一两个部门可以完成的，这需要全体人员的共同参与，并遵守相关的内控制度。

目前，依照基层行政单位目前的部门设置和业务实力，全面内部审计的常态化建设难以在短时间内打造完毕。不过，出于内部审计之于单位有十分积极的影响，可以依靠其现有的内审制度，执行内部审计常态化的第一步，即强化内审小组对单位分部门分条口的进行抽查的强度，也就是抽查常态化。

内审小组的有效使用，可以使各部门之间互相磨合又相互监督，在一定程度上消除部门间的业务壁垒，在保持内部审计应有的独立性的同时，也节约了内控的管理成本。同时这一举措还可以增进部门间的交流，使各部门对信息共享的好处有了更进一步的认识。

四、结束语

内部控制是防范风险的一道重要防线，但不能够解决基层行政单位的所有财务风险。基于我国社会主义经济的特点和行政机构职能权力的特征，相对于企业而言，基层行政单位作为业务繁忙的行政机构更应该建立完善的内部控制制度，保护国有资产不流失，行政方向不偏离，实施有效的全流程监督和财务风险内部控制。