浅析新时代事业单位人事档案管理策略

马 丽

（阿坝州教育考试中心，马尔康 624000）

引 言

人事档案管理工作是事业单位日常业务流程中的关键工作之一，其为事业单位人事部门管理工作出示全方位、详尽、精确的参考文献。因而在事业单位内部提升人事档案管理方法、提高档案资料利用率，充分发挥其较大使用价值，推动单位人事部门的发展趋势，明确提出了档案工作务必规范性、规范化、数字化。

一、目前我国事业单位人事档案管理现状

（一）对人事档案管理工作不重视

在具体业务流程进行全过程中，受多种多样主观因素的危害牵制，一部分事业单位领导阶层工作人员，并未全方位、深层次地了解到人事档案管理工作的必要性，无法了解人事档案数据信息材料在事业单位人事部门管理工作进行全过程中充分发挥的关键作用。因人事档案管理工作无法直接为本单位创造经济效益，将该项工作置于事业单位日常业务运作体系中的边缘地位，造成人事档案管理效率低下。

（二）信息化管理水平低

事业单位有关领导干部对信息化管理所需配置的资产、人力资源等存有顾忌，管理人员欠缺信息化管理专业知识和专业技能，当代信息化管理资源在档案管理主题活动中无法得以普遍、合理的运用，在管理方面方式依然是简易粗放型。电子计算机新闻媒体和网络技术应用只滞留于一些适度性的、本人信息录入和存档工作中。各地区各企业被“信息不对称”阻隔，不能完成信息内容相通兼容，导致信息科技不能得以深层合理的运用。

（三）档案管理工作员专业能力低

在对事业单位人事档案管理方法的信息化规划全过程中，档案管理工作人员本身饰演十分关键的人物角色，有一部分事业单位人事档案管理人员专业能力并不切合实际必须的规范标准，专业能力水准尚需进一步提高。也有一部分事业单位人事档案管理人员对人事档案管理方法的必要性了解不足，责任感不强。另外欠缺有关电子信息技术实际操作专业知识，造成管理人员的工作能力急剧下降，因为事业单位人事档案信息管理需要量的持续扩大，许多人事档案管理人员的专业能力和综合能力有待进一步提高。

二、事业单位人事档案管理方法的合理防范措施

（一）健全单位档案管理管理体系

在事业单位中进行档案管理必须统一软件标准和总体具体指导，才可以确保各项任务顺利进行。因而，必须持续对事业单位内部档案管理有关体制进行多方面提升，为管理工作的创新打下基础。企业中的管理工作涉及服务项目创新、设备升级等。应对当今事业单位档案管理层面的规章制度挑战，必须不断完善单位规章制度，健全管理体制，保证管理工作实际贯彻落实。

人事档案管理应坚持以人为本的标准，加强人事档案管理方式和管理方法。按时查验人事档案管理管理制度的落实情况。第一，从事业单位现阶段的档案管理现状考虑，找到原来管理管理体系中存在的问题，有目的性地对缺点进行改革创新与升级，深层次分析、再次创设，依照档案管理有关业务流程特点及其工作要求，对管理管理体系加以改进，适当创新。第二，遵照市场经济体制发展趋势的规律性，搭建人事档案管理新体系，管理好相关工作人员的流动性，提高其法制观念，严格执行我国相关法律法规，确保企业内部人事档案管理规章制度的贯彻落实和实行。依据当前形势，剖析事业单位中档案管理职位工作的特性，精确找到当今管理规章制度的创新途径。

（二）建立完善且符合实际的档案管理制度

档案有很多类型，包括日常档案、业务流程档案、纸质档案等。要实施标准管理方法，有必要创建实际的档案存储规则和规定。文件存储必须首先改善硬件配置的基本结构。必须有一个专业的仓库来存储文件，仓库必须自然通风，以确保环境整洁。仓库中禁止吸烟，以防止发生火灾，并确保防火、防盗、防水、防蝇、防蛀、防污染和防辐射，以确保安全并延长文件数据的使用寿命。其次，制定业务流程档案的各种管理计划。归档的文件和原材料应保持它们之间的历史时间联系，分别存储使用价值，收集和分类，归档文件，案件材料的主题简洁准确，易于保存和使用。最后，必须严格处理相关的文件数据读取过程，以避免随机借用文件数据并避免分散的流出。

（三）建立高素质的档案管理人员队伍

档案和数据部门应高度重视并提高档案管理人员的业务水平。一方面，有必要通过多种途径引进技术专长和管理人员，并聘请具有较高文化素养和较强责任心的人员尽可能地编制正式文件和档案。另一方面，有必要对现有的档案资料人员进行专业培训，尤其是要增加现代科学技术和电子设备的专业知识。

三、提升人事档案电子化管理水平

（一）统一档案管理方法的标准化

首先，应建立统一的电子设备文件存储管理系统，并建立每位管理员的管理员权限和工作职责。其次，应确保从电子设备文件的生成、归档、查看和使用中归档文件存储单元，处在档案统一监督的具体指导下。再次，有必要制定档案管理标准，科学研究，具备有效性和统一性。最后，档案存储单元必须评估并验证已归档电子文件信息的真实性和有效性，以确保归档的准确性。

（二）提高电子档案的安全性

首先，电子设备文档文件的字体、内容、签名、图章等可以通过计算机复制和修改。为了确保文件信息的真实性、有效性和唯一性，必须授予不同的管理者不同的管理权限，以确保对文件内容的转换在监督下进行。其次，还可以使用计算机技术的数据加密功能来维护电子文件和电子设备资料。例如，使用保护方法打开文本文件，并且只能进行查询而无需进行修改。再次提高文件数据整个应用过程的安全性，对文件数据整个应用过程进行全覆盖监督，并自动生成整个过程的相关记录，作为以后验证的基础。

（三）要加强电子档案的使用管理

首先，需要根据不同的人员设置应用程序级别，进行应用程序管理权限的批准和评估，并做好系统软件的登录和注册。其次，档案文件原则上不拷贝电子档，对使用者利用权限进行确认后，打印给使用者，确保电子档案文件不外流。对有特殊情况必须要进行拷贝的，应尽量避免全部拷贝载体上存储的信息，并使用技术手段防止所拷贝的资料再复制。

四、加强对档案管理的风险防范措施

（一）强化风险防控理念

行动以概念为指导。为了确保档案中信息内容的安全性，应从源头上促进概念上的防御。档案馆要提高对行为者责任的认识，加强组织协调，组织安全工作领导小组，包括关键指标值。例如，文件数据安全工作中主要领导、上级领导及其文件存储人员的工作职责和绩效评估，签署科学和标准化的安全责任证书，以及分配安全责任，以改善规避风险的概念。

（二）完善构建制度

构建并完善合理科学的安全管理制度，充分考虑工作实际，以及单位档案管理人员的专业水平，建立和完善有效的科学研究安全管理计划，统一制定切实可行的安全工作档案数据法规、技术标准和操作规程。确保将规则和法规应用于管理人员，并不断改进档案管理的标准化和系统化，以确保网络信息安全。

（三）加强技术监管

随着信息技术的发展，档案资料的出现及信息技术的应用，对电子设备档案保存的全过程进行监督，以确保档案资料管理的安全性。可以在文件存储系统软件中设置管理方法监视子系统，以监视文件数据的整个存储过程。在计算机软件级别，可以应用安全检测，入侵检测技术，监视系统及其密钥管理技术。

结 语

随着社会的进步，将来的人事档案管理工作会逐渐向着信息化的方向发展，因此作为档案管理人员必须不断学习，与时俱进，提高自己的业务能力，才能科学、规范、高效地做好人事档案管理工作，为社会主义现代化建设，为人力资源可持续发展添砖加瓦。