优化工程档案管理促进“创优”工程建设

郁敏洁

海盐县滨海工程检测有限公司 浙江嘉兴 314300

工程建设前期、中期和后期都会产生大量的调查资料，工序资料，参数资料以及各种合同等内容。这些内容都需要进行收集整理并进行归档，供工程验收、审计、监督等方面的参考，同时也是对整个工程的真实记录，对工程建设具有重要影响。因此创优工程中不仅需要具有优良的实体工程，同时还需要具有优质的工程档案，这也凸显出工程档案管理在工程创优中的作用。因此在工程项目开展中，需要兼顾工程实体的建设以及工程档案管理的优化，但是在实际工程项目建设中，管理人员将大部分精力都投放在工程实体的质量管理和控制中，忽视档案管理的创新工作，导致创优工程建设不理想。接下来将对工程档案优化管理的具体对策进行分析。

1 提升工程档案管理的认识

首先，加强对工程项目档案管理人员的培训工作，在工程项目建设开始前，公司档案管理部门需要提升档案管理意识，加强对档案管理人员的业务培训，通过规范、标准的重点工程档案资料构建，使档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，并不断提升档案管理业务水平，丰富档案管理知识，为档案管理工作的开展奠定基础。其次，做好工程项目档案管理人员的责任分工工作，可以采用项目法人负责制，也就是工程项目法人以及领导需要对整个工程建设项目负责，其中包括对工程项目中的档案负责。因此在工程项目档案管理中必须要选择合适的人员负责对项目的档案管理以及竣工验收，并保证档案管理与工程项目实施的同步性，一般以项目总设计师和质量总监作为直接负责人，资料管理人员负责配合直接负责人对档案资料的收集、整理和归档。最后，保证工程项目管理制度的完善性，工程项目部门需要制定完善的档案管理机制，包括档案收集、存储以及应用等机制，并在管理制度中对档案管理中各部门的职责进行明确划分[1]。同时制定工程档案管理流程制度，根据工程建设具体情况明确工程管理资料的内容以及具体档案格式等，使档案管理人员能够进行有效操作，按照管理制度保证工程程序的合理性。

2 做好重点控制，实现跟踪收集

工程项目工作开展中，一直将投标作为重点，不重视结算的作用，这也是工程施工中急需要解决的问题。针对这种情况项目部门需要做好档案资料收集工作，并使档案管理与工程施工同步。

2.1 做好重点控制工作

工程建设中会涉及到设计变更问题，必须要做好工程项目设计变更文件收集工作，保证收集的合理性和全面性。同时做好工程变更中变更通知单、工程业务以及图纸会审等方面的工作文件管理。由工程项目资料管理人员负责对设计变革的各项技术文件进行收集和整理，总工程师负责保存，同时预算员负责统计，通过三方面的协调配合，保证资料管理工作的有效性，防止重要文件丢失。

2.2 加强资料的跟踪收集

工程项目档案资料管理工作开展中，资料管理人员需要积极深入现场了解工程的开展情况和进度，并掌握相应的工程建设信息，督促工程技术部门做好档案资料的收集和管理工作。同时将收集到的各种资料进行报验，并将收集到的档案信息向工程管理部门上交，保证档案管理工作的及时性、全面性和完整性，提升工程档案管理的质量，优化档案管理工作。防止在档案管理中出现原始材料遗失或者遗漏等情况，为工程创优工作开展奠定基础。

2.3 采取三同步管理模式

工程档案管理工作开展中需要遵循三同步原则，具体包括工程立项与竣工资料收集的同步性，工程施工与竣工资料的同步性以及工程验收与竣工资料验收的同步性。在这个过程中需要加强对管理模式的规范，做好对各项档案资料的收集、整理和分类，并形成完善的工程档案案卷。通过这种档案管理方式的应用，在工程验收过程中，能够根据需要及时出具相应的竣工档案资料。三同步管理模式能够将工程管理中复杂的业务活动分步完成，而且环环相扣的管理模式能够对档案管理人员形成监督和提醒作用，保证工程开展的质量和进度[2]。

3 做好档案管理与项目管理的协调工作

工程项目档案管理工作的主要地点为公司档案室，其具有对竣工档案资料收集、整理和指导、监督的作用。工程项目工作建设中，可以通过配合和协调的管理模式，在档案室工程开始前结合工程档案验收和管理要求，总结竣工档案资料的收集方法、标准。同时工程项目管理部门，则需要结合具体的管理标准，做好对档案资料管理工作的全程规范。并为档案管理人员提供相应的指导工作，及时发现档案管理工作中的问题，并加强整改、监督和指导。具体包括结合工程项目各方要求保证资料管理表格的统一性，保证竣工资料各项目开展中签字的齐全性和不漏项性[3]。在书写材料中所采用的纸张需要以不褪色的材料为主，并对工程往来中的各项资料做好归档工作。工程项目中的竣工图要进行妥善保管，防止图纸出现磨损，保证图纸的清晰性、准确性和完整性，如果涉及到工程图纸变更，尽可能保证设计变更与施工图纸、材料以及质检记录等相符，保证档案管理中文图物的一致性。

工程项目管理中做好档案收集工作是归档工作开展的基础，需要结合档案管理部门提出的档案收集和管理标准、要求，保证档案管理质量符合要求。在具体实践过程中，档案管理部门必须要坚持高起点、高标准的原则，做好档案管理工作。

4 结语

工程项目档案管理工作的精细化和完善化是创建优质工程的基础，因此项目工程管理单位必须要加强对档案管理工作的重视，正确认知工程档案管理工作，做好项目工程管理的基础工作内容。同时根据工程开展情况加强重点控制，并根据工程建设情况跟踪收集相关档案资料，做好三同步工作，保证资料收集的全面性和准确性。最后做好档案部门与项目部门的协调工作，保证档案管理工作开展的合理性。