信息化背景下加强高校收费管理可行性研究

赵 琳，张兆肖

（辽宁师范大学 计划财务处，辽宁 大连 116029）

1 目前我校传统收费方式

目前我校传统收费方式主要有：委托银行批量划款、现场划卡或现金缴费、电汇、委托校园一卡通代收费、业务部门统一收缴后上交财务处等。

（1）委托银行批量划款一般用于学费、宿费、学分学费、教材费、军训服装费、体检费、幼儿园保教费等收费人员较多的收费。通常由收费系统导出学生学宿费信息或由主管部门（教务处、研究生院、继续教育学院等）提供原始缴费名单，计财处将名单按照规定格式整理后统一委托银行批量划转。这种定期划款的方式存在两个弊端，一是需要学校提前为学生统一办理银行卡并提前整理划款数据，工作量大；二是学生在扣款期内如果银行卡丢失未绑定新卡，没在与学校关联的银行卡中存入足够的学宿费，抑或学宿费合计金额超过1万元且所持有的银行卡为二类卡，都会导致扣款失败，这就需要学生本人实时关注扣款情况、失败原因及下次扣款时间，并及时予以处理，这对于学生本人的主动性要求较高，增加了扣款难度。

（2）现场划卡缴费一般用于助学贷款缴纳学宿费后所欠差额、批量扣款持续失败需现场缴费等情况。现金缴费一般用于收取留学生学费等无法划卡缴费情况。这种现场缴费方式增加了收费排队时间、大大降低了收费效率，且现金收款存在不安全因素。

（3）汇款到学校账户一般用于无法批量扣款且无法现场划卡或现金办理等情况。这种缴费方式需学生提前知晓学校账户，并亲自到银行办理，增加了学生缴费的难度且存在汇款错误的风险。

（4）委托校园一卡通代收费一般用于水电费、计算机上机费等。学生可随时在终端机上对校园卡充值，但这种缴费方式适用的收费项目有限，且机器在固定位置摆放、充值时间受限。

（5）业务部门统一收缴后上交财务处一般用于继续教育学院老年大学培训费、后勤集团医药费、教师公寓及留学生住宿费等零散收费。这种收费方式存在藏匿、少交、丢失等风险。

2 传统模式下收费工作存在的问题

2.1 传统收费模式无法满足日益增长的收费需求

目前高校收费项目、收费标准多样化，收费数量增多，收费时间贯穿全年，后期还有大量的数据处理、票据开具、核对、账目记账、上缴财政等，收费工作量大。传统收费模式下，几乎每次收费都会涉及部分学生由于划款时间、银行卡限额等限制未缴费或者在委托划款期间单独划卡缴费导致重复缴费需要退费等情况，不同情况交杂在一起，收费错误在所难免。与此同时，未缴费学生需要财务处多次催缴、部分需要到财务处单独进行缴费，造成大量人力物力资源浪费，工作效率低下。因此传统的收费模式已无法满足日益增加的收费需求和上级领导更加细致的工作要求。

2.2 学生学籍异动调整较多，各业务部门与财务部门信息沟通不及时

学生收费工作需要与学生处、研究生院、教务处、继续教育学院等多个部门相互配合，例如部分收费是由业务部门先提供收费数据，财务处收费后将收费结果反馈给业务部门，业务部门根据反馈结果确定最终的缴费情况。但是高校普遍存在各部门之间信息沟通不及时、数据无法共享等问题，各部门的信息系统没有做到有效整合。如果相关部门未及时过调整名单给财务处，会出现收费系统中信息未调整、多收、漏收等情况，这种信息传递的滞后性导致各部门之间所掌握的学生信息存在差异。

2.3 岗位设置不规范，收费人员综合素质有待提高

部分高校忽视收费管理工作，岗位和人员设置不合理，设置一个收费管理员办理全校的收费相关工作，含收费系统初始、应收款设置、收费信息调整、执收、开票等全部内容，缺少收费复核人员，收费工作全靠个人品德和职业道德来约束，内控监督薄弱。除此之外，收费管理人员对收费标准等收费相关制度的掌握不全面，收费最新规定的掌握不及时，都会存在很大的收费风险。

2.4 纸质票据消耗大量人力物力财力，收费效率降低

原始纸质票据是收费管理当中最基础的凭证，高校财务收支都以此为依据，但现有票据管理手段相对滞后，查询困难。收费人员每年需打印数万张纸质票据，并将对应联次按照规定盖印、整理、登记、分发、装订、归档，程序繁杂，工作量巨大，耗时耗力，而真正需要纸质票据的学生人数并不多，逐年归档也对档案室的空间提出更大要求。

3 信息化背景下加强收费管理的建议

3.1 创新收费方式，提高收费效率

随着互联网和信息技术的普及，对于高校大学生而言，微信、支付宝等第三方移动支付已经逐渐取代现金、刷卡，成为日常生活消费的主要支付方式。这种支付方式操作简便，不受时间、空间、金额的限制，可以有效解决传统收费方式产生的各种问题。根据2019年央行最新要求，如果银行卡为二类卡则每天一次性划款金额不能超过1万元，否则将划款失败。构建网络缴费平台，采用第三方移动支付，学生可以在规定的缴费期限内，在任何地点通过网络实时查看自己的欠费情况、使用任意已绑定第三方移动支付的银行卡进行自助缴纳、获取缴费收据，解决批量扣款信息不能完全公开透明的问题。学生在对应缴费金额确认无误的情况下发起缴费，也是相互校验的过程，从而减少差错发生。作为收费管理部门，只要事前在收费管理系统中对收费对象、收费项目、收费标准等信息进行初始，事后对收费数据进行整理和反馈即可，这样一来在学生得到便利的同时，也提高了高校收费部门的收费效率和准确率，推动高校收费管理水平进一步提升。

3.2 加强网络风险防控，保障信息传递安全

信息化发展给人们的工作生活带来便利的同时也带来了一定的网络风险，只有在稳定的网络条件下，网上缴费工作才能顺利进行。高校必须要定期对系统进行维护、更新、杀毒、重要数据备份，保障网络环境安全，保证学生信息安全。高校还应当举办一些网络安全宣传讲座，通过网络安全教育，给学生敲响警钟。在信息技术飞速发展的当下，提高学生对网络安全的认知，并在遭遇网络风险问题时，能够进行有效的应对和处理，以此有效规避网络安全事件的发生。

3.3 加强部门合作，保证收费信息准确性

收费工作不能单单交由财务部门来独立完成，还需要各部门的密切配合，因此明确各部门在收费管理工作中的权责，加强部门间的沟通与协作、进行信息有效整合十分必要。例如：财务处在收费前需要与教务处、学生处、研究生院、继续教育学院等部门进行积极沟通，将其所提供的的基础数据在收费系统中予以校验，发现问题时及时反馈错误信息，各部门积极更正后再次提交数据由财务处进行数据整合，经过反复的校验，才能确保收费对象、收费项目、收费金额等的准确性，减少数据传输滞后和不准确导致的收费信息错误。此外，在网络缴费中，财务部门还要逐步完善收费管理制度，激发各个部门在收费工作中的积极性，从而提高收费效率，增强各部门的凝聚力。

3.4 完善岗位设置、定期组织培训，提升收费人员信息技术应用能力

高校收费工作是一项十分重要、十分烦琐的工作，高校服务质量事关其在师生心目中的形象，也是学校办学水平的体现。高校收费人员如果长期在一个熟悉的岗位工作容易失去对工作的热情和新鲜感，对于相关收费信息的更新不能及时予以关注，大大降低学习、创新的积极性。因此收费人员定期轮岗并明确岗位职责、确保不相容岗位相分离势在必行。具体来说，高校应当单独设置系统管理员和数据复核员。其中收费系统管理员主要负责学生基础数据的维护，包括每年新生数据的初始导入、学生异动数据的更新、开票、数据统计、欠费催缴、数据备份等；数据复核员主要负责将系统管理员所调整的学生应收款及其他信息予以定期复核。这样一来二者相互稽核，保证财务体系的清正廉明。

除此之外，收费人员专业素质的高低以及业务的熟练程度直接影响收费工作的效率。高校应该通过鼓励宣传、树立典型等方式，注重收费人员职业道德修养和服务意识的培养；通过定期组织业务学习和培训，帮助财务人员了解收费相关的各项规章制度并掌握最新的收费方法，调动收费人员自主学习、时刻总结、高效工作、微笑服务的积极性，全面提升综合素质。随着收费信息化水平的不断提高，只有收费人员持续地更新自己的专业知识，提高自己的服务意识，才能将收费业务水平推上一个新高度。

3.5 使用电子票据，提升信息化水平

随着电子票据改革在辽宁省内全面推行，高校收费管理工作信息化水平进一步提高，收费人员不再需要打印大量的纸质票据，学生可以根据缴费成功后的信息推送自助打印带有财务专用章的电子票据，这样一来节约了大量的时间和人力物力财力，收费人员可以将节省的时间用于其他收费工作的深入开展。同时，电子票据可以永久保存且不占用物理空间，进一步减轻了归档的压力。

4 结语

随着收费管理业务的日益增多，高校不仅要重视提升教学水平、科研水平、服务水平等，还应该不断完善收费管理工作水平。在完善现有收费管理制度的同时积极利用第三方移动支付方式带来的便利，引入信息化管理手段，通过创新收费模式，加强各部门之间的合作，完善岗位设置，提高收费人员综合素质，稳步推行票据电子化改革等方式，提高财务收费工作效率，提升高校财务管理水平，促进高校健康稳步发展。