物资采购合同管理问题分析与改善途径探讨

李晓庆 大庆油田物资公司工矿配件分公司

如今，企业的产值呈现连年上升的趋势，且产品结构发生很大的变化，使得物资采购量也呈现出不断上升的趋势，致使签订和履行物资采购合同条款工作变得越来越复杂。想要使得企业年度生产计划目标能够顺利地实现，首先需要保证采购工作能够顺利完成，在采购原材料时需要保证质量。因此，在物资采购合同中，物资采购合同管理很重要。为了使得企业物资采购合同管理工作能够顺利的展开，减少采购成本，使得企业的利益能够得到有效的保障，笔者认为在管理合同方面需要做出如下努力：

一、物资采购合同管理的第一阶段——签约管理

(一)对物资采购合同进行分类对重要的合同要做重点审核和管理

与工作的实际情况相互结合，重大合同指的是物资采购金额高于50万元。因为这些合同和企业的经济利益息息相关，极大地影响企业的发展状况。因此，在管理和审核合同时，应该重点管理和审核这些合同。严格的管理和审核合同条款内容、项目进行论证以及对对方当事人展开资信调查等等，避免发生合同纠纷。

(二)物资采购合同审核的主要内容

1.对合同人的主体资格进行严格的审核

这项举措能够有效规避合同风险。合同当事人的资格和资质对于合同签订后能够切实履行起着决定性的作用。需要对方出示组织代码证、税务登记证以及营业执照，此外，还应该审查企业在实际的生产中具备的生产资格。

2.严格审核合同标的质量、数量以及物资情况

在对标，如“打”、“袋”以及“包”等等。依据标的的特征，有的还应该在标的上标注出来合理磅差以及正负误差等等。而对于质量标准条款而言，需要结合企业标准、行业标准以及国家标准，需要标明标准的编号、代号以及名称。

3.严格审核合同标的物交货和提货方式条款

根据我国的《合同法》规定，就买卖合同的动产标的物需要使用交付主义，具体指的是在货物交付之前，出卖人对货物承担相应的责任，在货物交付之后，买受人对货物承担相应的责任。倘若使用的是送货的交货方式，出卖人负责货物在途中可能发生的风险；如果是自提，则为买受人承担货物回途中可能发生的风险。因此，在提货方式和交货方式条款中，就产品的买受方而言，尽可能提前确定好对方的送货方式。

4.严格审核价款的支付方式

怎样约定价款对合同的履行之间存在直接性的联系。就产品买受方而言，支付价款和产品的供应时间和供应量是相互对应的，尽量防止发生“预付款”等现象。

5.严格审核违约责任

合同中的违约条款更简单一些，对于守约方追究违约方的违约责任会形成很大的阻碍力量。比如，合同中包含的违约责任，倘若一方出现违约现象，另一方依据法律的规定对其违约责任进行追究。可以看出其中的约定对于履行合同不具备太大的约束作用。倘若守约方想要索赔违约方，首先，需要对违约方给自己造成的经济损失进行证明；另外，还要对自己的经济损失的数额给出相关证明，且要证明具体损失的货物价值多少货币。

6.对合同争议解决方式条款给出严格的规定

诉讼和仲裁方式是解决争议普遍采用的方式。倘若使用仲裁方式，要将仲裁机构的地点和全称都标注出来。倘若使用的是诉讼方式，直接约定己方所在地的法院进行管辖就可以了。然而只能选取一种方式。和诉讼方式相比较，仲裁程序不是那么的麻烦，且灵活性一些，一裁就能将存在的矛盾解决了，除此之外，相比法律判断来说，部分合同纠纷的事实判别更有效果一些，要求必须具备更多的专业性的知识，这也是仲裁机构的仲裁人员自身应该具备的。因此，对于包含商业机密，以及拥有较强合同专业性的合同纠纷可以采用仲裁方式。

二、物资采购合同管理的第二阶段——履约管理

(一)建造企业内部物资采购合同履行流程

履行流程中包含两个比较重要的环节。第一，验收货物环节，验收环节对于标的物是不是有瑕疵能够进行验证；标的物的质量是不是与约定的质量标准相符等等，使用单位需要对上述环节进行验收之后才能进行采购。第二，复核支付价款环节，由于财务部门如果在付款方面出现多付，会给我方带来一定的损失，在价款上出现少付现象会引发纠纷，因此，财务部门在付款的时候应该严格按照使用单位提供的入库验收单以及经办部门提供的合同，需要仔细的核查付款文件资料，将有关物资采购的付款手续办理好。

(二)合同纠纷法律救济制度

如果在履行合同的过程中出现问题，或者发生矛盾，就会引发合同救济问题。如果出卖人没有按照约定的时间交货，又或者是货物与约定的货物不相符的情况下，使用单位会合同经办部门上报有关违约情况，在部门将情况如实的反应给合同管理部门的时候，需要向有关部门提供相关的证据和材料，和合同管理部门相互配合，进而使得双方之间能够经过协商和平解决，促使合同中的合同解除权和抗辩权等权利能够充分发挥出来。

(三)利用信息网络技术进行管理

对于一个企业来说，管理层负责控制企业合同的风险，合同经办部门负责对于实际合同的日常管理工作，进而可能存在资源分割的现象，管理层对于实际的业务情况并不了解。因此，把信息网络技术和合同管理有效地结合在一起，促使管理层能够利用合同管理模块对本企业与合同有关的实际工作情况能够有一个全面的了解，进而使得企业的管理能够上升到一个新的台阶。

三、物资采购合同管理的第三个阶段——结果管理

(一)合同文本档案管理

保管合同原件是合同管理中比较重要的一个环节，也是履行合同的根本，在索赔中，合同原件是最有利的证据。倘若企业弄丢了合同原件，那么企业在索赔方面就会处于比较被动的地位。此外，企业有时不愿意对外公布合同中的部分内容，因为有些内容属于商业秘密。因此，合同管理人员应该科学的整理生效的合同，对其进行归纳，且在保管期内需要对保管合同档案进行妥善的保管。

(二)合同登记台账统计

就合同管理部门来说，需要采取分类统计的方式对经办部门签订的合同登记台账需要对其进行科学的整理，要对合同业务量中包含的基本信息有一个全面的了解，对有关统计数据进行深入的分析。所以需要对合同管理工作进行有针对性的检查和监督，对合同管理中的经验做出科学的总结，能够进一步提升合同的管理水平。

四、合同管理的具体步骤

(一)制订合同管理计划

合同管理计划中要求必须准备的一些资料，比如，合同签订的背景信息以及供应商资料等等。对其给出明确的规定，其中比较重要的就是约定交货期。采购方通过此表能够快速地找出其中存在的错误，且能够及时地予以纠正。

其中质量管理的原始文件就是合同质量计划。采购风险对于采购物资产生很大的影响，利用在采购的过程中运用新技术，或者采购中使用新得供应商，在购买方看来，他们希望能够严格控制质量管理。针对这种情况，很多情况下需要在合同中加进一个质量计划，促使合同中包含的目标能够更顺利地实现。

(二)制定风险登记表

风险评估工作在合同管理中占据着十分重要的位置，只有发掘出可能存在的风险，才能采取有效的措施予以应对。此外，还包含合同条款以及条件中可能存在的风险。进度风险，合同进度表是评估进度风险的根本。进度风险产生的原因包括：需求表达不正确或者不全面；任何一方出现投入延迟现象；采购方和供应商之间没有进行有效的沟通和交流；供应商资源不够；供应商方面存在生产问题；供应商出现失误现象等等。成本风险，合同预算是评估成本风险的根本。成本风险具体包含：需求表达不正确或者不全面；供应商的成本有所上升；汇率波动幅度大；通货膨胀等等。质量风险，质量计划是评估质量风险的根本。质量风险具体包含：需求表达不正确或者不全面；采取不正确或者不全面的检查和测试；运输中出现损坏现象等等。

(三)监督和管理绩效

合同绩效考核需要花费一定的精力和时间，所以需要针对一些重要环节展开考核，尤其将主要的精力花费在风险比较大的地方。对每个合同的实施要素进行重点考核，即质量、成本以及时间，主要将精力花费在合同实施的结果、过程以及投入方面。一般情况下，如果只是考核结果是不够的，不但要对结果进行考核，还应该考核过程。通过对过程进行详细的考核，能够及时的发掘计划中存在的错误现象，进而使得计算目标能够顺利地实现。

五、结语

合同管理工作和业务工作之间相互区别，又互相联系，是综合管理工作中必不可少的环节，包含的因素是比较多的。这就要求业务人员和合同管理人员之间需要密切的配合。合同管理人员对于合同业务中发生的变化应该尤为的重视，业务人员需要将各种异常的业务现象及时地提交给合同管理人员，督促合同管理人员对其中存在的异常现象进行论证。只有这样，才能使得物资采购合同对企业的各项生产经营活动产生的作用能够最大程度地发挥出来。■