提高高校档案管理质量的策略探讨

沈卫民 德鲁然

摘 要：高校档案是在高校教育，教学，科研，党政管理以及其他各项活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，全方位反映了学校的办学实力和办学水平，关乎到学生的就业、考核，学校的发展，其重要性不可小觑。相应的，作为档案管理人员就需要意识到自身工作的独特性、重要性，从多方面着手努力提高高校档案管理的质量。为此，本文理论联系实际，综合文献资料、经验总结、理论研究等多重研究方法，就如何提高高校档案管理的质量进行了具体的分析，给出了相应的参考策略，希望能够起到抛砖引玉的促进作用。

关键词：高校;档案管理;质量提高;实现策略

通过相关的调查研究发现，现阶段虽然更多的高校意识到了档案管理工作的重要性和有效性，但在实际管理的过程中由于各种因素的影响和限制，还是存在一些问题和不足，如档案管理体制不够完善，档案管理的意识淡薄，管理设施相对陈旧，管理手段比较落后，管理队伍的综合素质不够高……所以，我们必须立足实际，努力探索出更多有效的策略和方法来提高档案管理工作的有效性。

一、强化档案管理意识，构建高素质管理队伍

高素质的管理队伍是提高高校档案管理工作有效性的前提和根本保障，而意识是行动的先导，只有意识上对其加以重视，才能付诸实践活动，才能让各项档案管理措施落到实处，收获更好的档案管理效果。而这，本人认为需要从以下几个方面着手：第一，学校档案管理人员要明确自身的责任和工作的独特性，明确自己的工作任务和内容，立足实际情况，树立终身学习的理念，在既有知识的基础上，不断的学习，不断的充实自己的理论知识体系;第二，坚持“请进来，走出去”的原则，邀请更多更专业的档案管理人员参与高校的档案管理工作，给出更专业的指导，建设性的意见和方案，高校既有的档案管理人员要参与相应的培训，走出学校，走进社会，拓展自己的视野，充实自己的理论知识体系，沟通交流中不断反思，不断提高自己;第三，建立健全档案管理工作人员的工作规范，明确相应的奖惩机制，以此来对高校的档案管理人员给予有效的督促、引导，让其各项工作能够有据可依，有章可寻，责任到个人;第四，要加强对高校档案管理工作的重视程度，明确档案管理人员的诉求和需求，尽可能的满足合理的要求，营造良好的档案管理大环境，以此来增加档案管理人员的归属感和认同感，进而能够主动的去学习，去实践，去优化自己的工作效果。

二、健全档案管理机制，提高档案管理效率

健全的档案管理机制能够在很大程度上提高档案管理工作的效率和效果，可以说是一项非常重要、非常关键的工作。而机制的建立健全，我认为需要从以下几个方面着手：第一，根据相关的标准，将高校档案管理工作进行合理的划分，制定不同的管理规范，做到专业的人干专业的事，确保档案管理的各个环节、各个流程都有明確的制度规范;第二，档案管理规范、机制要随着高校档案管理工作的变化而不断的完善和优化，做到边实践，边发现问题，边解决问题，找到优化的策略和方案;第三，吸收先进的档案管理机制规范，根据学校的实际情况，取其精华去其糟粕，在此基础上制定符合学校实际情况的档案管理机制和规范。

三、强化档案监督力度，提高档案管理有效性

有效的档案监督工作的有效落实，也能够在很大程度上提高档案管理的有效性。而监督工作的高质量进行，我认为需要从以下几个方面着手：第一，建立专门的监督管理部门，明确监督管理人员的责任和义务，提高监督人员的责任意识，避免人为因素造成的各种失误和错误;第二，可以聘请专门的监督管理机构作为第三方来参与学校的档案监督管理工作，以此来提高档案监督工作的时效性和专业性;第三，制定明确的监督规范，做到违规必究，违法必罚，确保监督规范、机制应有价值的充分实现;第四，要提高监督工作的全面性，确保档案监督管理工作能够有效的落实到高校档案管理的各个环节、各个流程，以此来为高校档案管理工作有效性的提高贡献有效的力量。

四、引入现代信息技术，提高档案管理时效性

当今时代，是信息技术飞速发展的新时代，信息技术已经广泛的应用到了各个行业，而学校档案管理工作涉及的内容比较多，工作又比较专业，而且会随着时代的发展，学校的发展，档案管理的内容也会越来越多，越来越复杂，这就给档案管理人员的工作量和工作内容都提出了新的要求和挑战。而信息技术的有效引用，能够让档案管理工作变得更高效、系统，整个管理工作也会变得更加顺畅。在此过程中，我认为需要注意以下几个问题：第一，要根据学校的资金情况、档案管理工作的需要适当的引入一些信息技术;第二，信息技术引入的同时，也需要加强对档案管理人员的培训力度，让其能够熟练的操作、应用现代化的信息技术和设备来展开档案管理工作;第三，信息技术引入的同时，也需要注意档案管理工作的安全性，确保在网络信息的新时代，档案管理工作能够有条不紊的顺利进行;第四，要随着信息技术的发展、成熟，不断的优化升级档案管理设备和技术，确保现代化信息技术和设备能够实现价值最大化，使得高校的档案管理工作能够高质量的运行。

总的来说，立足高校档案管理的特点和出现的各种问题，对学生的档案进行相应的管理，不仅是学校相关人员必须要做的工作，也对学生的学习成长，学校的发展，竞争力的提高有着很好的促进、保障作用。但这并不是一件容易的事，还需要更多工作人员的共同研究和努力，本文给出的强化档案管理意识，健全档案管理机制，强化档案监督力度，引入现代信息技术四个策略主要是为了构建高素质的管理队伍，提高管理的效率，时效性，有效性，当然，不够完善和具体，在日后的教学实践、理论知识学习和探讨的过程中还会继续探索此问题，继续为高质量档案管理工作的展开贡献一己之力。

参考文献

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[3] 闫淑仙.高校档案管理工作中的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2015，14（24）：244+246.

作者简介：沈卫民（1964-），黑龙江黑河人，研究方向：高校档案管理;

德鲁然（1973-），黑龙江黑河人，研究方向：高校档案管理。