近五年我国事业单位档案数字化研究论文计量分析

郭新珍

(离石区城镇集体联合社，山西 离石 033000)

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。它是人类社会活动的真实总结，是历史的见证，也是一种重要的文化遗产。它不仅真实记录了企业和事业单位目前的发展历程，而且对未来的发展具有长远的指导意义。随着科技发展及网络信息技术的运用，档案的存储和利用方式也随之发生变化，单位档案采用数字化存储技术，既提高了管理效率，又降低了成本，而且通过网络互联和馆际互借服务，实现了档案信息资源的共享，提高了档案的利用率。事业单位有人事档案、文书档案、基建档案，经常会出现查找效率低下、纸张霉变、人为涂改造假等问题[1]，因此事业单位实行档案数字化建设势在必行。

一、研究缘起及研究方法

笔者长期在事业单位从事会计工作，在工作中发现档案管理不受重视，一些台账和工作总结随意乱放，重要的文件通过标签对其进行归类，而很多单位已经开始采用数字软件对档案进行管理和查阅，既有序又查找便捷，而且可以对档案利用情况进行数据分析。基于此，笔者认为有必要梳理一下目前我国对“事业单位档案数字化”的研究状况及规律，在大数据时代为事业单位档案数字化建设提供参考。因此笔者于2020年3月2日，在维普期刊服务平台7.0中，以“题名或关键词=(档案数字化 或者 档案信息化) 并且 题名或关键词=事业单位”，匹配方式选择“模糊”，时间跨度从2015年至2019年进行检索，共检索出该范围内期刊文献568篇，笔者对文献进行研读，剔除图片报道类，筛选出与“事业单位档案数字化”相关的561篇期刊文章作为本文数据分析的样本，结合文献计量分析法对这些文献进行分析研究。

二、国内事业单位档案数字化研究论文的现状统计及分析

(一)年度论文产出数量统计

对论文发表年度和数量的统计分析有助于了解近几年我国事业单位档案数字化方面文献研究的成长趋势。图1为2015年至2019年我国事业单位档案数字化发文量变化折线图，从图中可知这几年的发文量呈逐年上升趋势。但是细细对比，发现2017年的文献篇数相比于2016年增加了38篇，增长幅度最大。2016年比2015年增加了14篇，2018年比2017年增加了16篇，2019年比2018年增加了14篇，这种增长速度较为稳定。所以，数字化技术广泛应用于档案管理的今天，档案工作者对我国事业单位档案数字化的研究还需进一步加强。

图1 2015-2019年我国事业单位档案数字化发文数量

(二)论文主要来源期刊统计

论文的期刊分布可以展现该领域论文学术研究的总体水平，为研究人员今后的课题研究提供借鉴。

从图2可以看出，《办公室业务》是近五年来我国事业单位档案数字化研究论文发表的主要刊物，刊载的此类论文数量占总发文量的17.6%。通过对论文期刊来源的统计发现，来源期刊分布广，仅发表论文的期刊就达百种以上，发表在非专业期刊上的文章有465篇，占总发文量的82.9%，仅有96篇文章发表在专业期刊上，占总发文数量的17.1%。大多数研究论文发表在诸如《才智》《信息周刊》《神州》等非专业期刊上，降低了论文的研究价值。

表1显示了2015-2019年我国事业单位档案数字化研究论文来源期刊中专业期刊有11种。可以看出，(1)2015-2019年关于我国事业单位档案数字化研究论文在《兰台内外》上发表了28篇，是发表最多的专业期刊，其次是《黑龙江档案》《城建档案》。这3种期刊是发文的主要刊物，发表的此类论文占专业期刊发文量的73.7%。(2)专业期刊中核心期刊数量少，且仅有1篇论文发表在核心期刊《档案与建设》上。这说明该课题论文的质量还需进一步提高，研究的深度需进一步加强。

表1 2015-2019年我国事业单位档案数字化研究论文专业期刊

(三)论文分布地区统计

对论文分布地区统计，可以窥见该主题论文在各地的研究状况和科研能力。表2列举了发文数量在10篇以上的省份有18个。其中吉林、山东、黑龙江这3个省份在事业单位档案数字化研究方面成果较多，3省份占到文章总量的48%，这说明这些的科研人员对事业单位档案数字化的关注度较高，同时与地方对档案数字化的进展程度密切相关。以黑龙江为例，黑龙江省八所综合档案馆馆藏数字化比例都在21%以上，其中黑龙江省档案馆馆藏数字化比例达42%[2]。其次是河北、湖北、内蒙古、广东等4省份，发文数量占到文章总量19.7%。而作为我国经济、文化、政治中心的北京在该主题下发表的论文数量却仅有14篇，与山西一样。共29个省发表561篇文章，各省平均应在19篇；7个省市高于平均水平，其余均低于平均水平。

表2 2015-2019年我国事业单位档案数字化研究论文分布地区统计

(四)论文作者统计及机构统计

经统计，在561篇文章中共涉及到543位作者(仅统计第一作者)，其中有18位作者发表2篇该主题的文章，其余作者均发表1篇该主题的文章。发文较多的机构是：湖北省疾病预防控制中心发文3篇，黑龙江省水利水电勘测设计研究院发文3篇，包头市中心医院发文2篇，大庆市疾病预防中心2篇。由此数据得知，这些作者对事业单位档案数字化这一领域的研究这是初次涉猎，没有将它作为一个可以长期研究的主题。这也说明，科研人员在事业单位档案数字化方面还需要深入挖掘，以便形成核心研究作者群。

(五)论文研究主题分析

论文主题是作者对所论问题所持的基本观点，体现作者的立意、取材或写作视角，它是论文的核心。基于文献计量分析法，结合样本文献内容的阅读分析，归纳近五年来我国事业单位档案数字化研究的重点如下：

1.事业单位档案数字化建设的意义和必要性

档案真实记录了事业单位的机构变化、人事变动、经营管理等各项实践活动和成果，对指导事业单位的建设与发展有着重要意义。亓琳认为档案信息化管理是现代管理的必然要求，是资源共享的前提[3]。宋林静指出借助信息化技术可以促使档案管理信息化与无纸化办公实现无缝连接，减少管理工作成本，提高档案管理工作效率，同时还可以实现基础数据的快速统计和分析[4]。蒋宏伟认为传统档案管理媒介被数字化信息档案所代替，能够丰富其内在内容，扩展存储空间，加快档案信息资源的开发利用速度[5]。

2.事业单位档案数字化现状、问题及对策

现有文献中探讨事业单位档案数字化现状、问题及对策的有80余篇。姚君指出事业单位目前存在档案检索效率不高、数字化设施不健全、人员素质水平不高等问题，提出要建立档案数字化管理系统、推动档案数字化管理规范发展、强化数字化档案安全管理等路径来改善档案数字化现状。阳静指出在事业单位人事档案信息化管理中存在缺乏总体规划，标准化、规范化有待提高，信息化程度不高、资源共享程度不够等问题，可建议做好档案数据库和档案管理系统的同步优化工作、树立科学的事业单位档案管理人才观、开展多途径的档案信息化人才培养模式、狠抓事业单位档案网络安全建设等[6]。郝文娟认为目前事业单位档案管理现状存在着档案管理信息化建设重视程度不足，缺少构建档案信息化管理网站等问题，并从加强对档案管理信息化的重视和加强档案信息网站的构建两方面提出可行性建议[7]。综上，研究者从管理、设备、人员、技术及共享程度等不同视角对事业单位档案数字化现状、问题及对策进行了探讨。

3.事业单位档案数字化管理技术

韩广生认为应从建设档案信息网站、建设并使用搜索引擎、强化档案资源保密管理、加强信息资源采集鉴别[8]。张艳菊提出要建立档案管理网络系统，进行档案管理资源的数据库的构建和集中式拓扑结构设计，提高档案管理的效能和安全性[9]。刘兵提出了云计算技术在档案上的运用，采集和存储文档数据，电子文档的存储和备份[10]。综上，研究者从技术的角度为事业单位档案数字化建设提供了新的思路和理念。

4.事业单位专题领域中的档案数字化管理研究

即在事业单位工作中面向某一具体工作对象的档案管理问题进行研究，现有文献中有关于事业单位人事及人力档案、设备档案、文书档案、成人学籍档案、照片档案等的数字化进行研究。如黄卫东提出人力资源档案数字化管理要建立人才信息管理数据库、绩效考核信息管理模块、岗位信息管理模块，并且要以安全为第一位。[11]。范雪香指出了成人高等教育学籍档案管理特性及存在的问题，提出了加强成人高等教育学籍管理信息化管理的三个对策[12]。程家燕指出了传统照片文件及数码照片文件在保存和管理过程中的缺点，提出了对照片档案实施信息化管理的具体措施[13]。可见，事业单位专题档案门类很多，研究者针对熟悉的档案类型开展了相关研究。

三、总结和建议

(一)总结

纵观以上文献计量分析，目前有关“近五年来我国事业单位档案数字化研究”的论文存在如下特点及问题：一是发文量逐年增长，但增速缓慢。二是发表期刊种类广，多为非专业性期刊，核心期刊数量少，发表在核心刊物上的论文极少，研究层次及深度有待提高。三是研究论文各省分布不均衡，东北地区在事业单位档案数字化研究领域产出的论文成果较多。四是发文作者数量多，但学者和机构的研究持续性不高，且独自研究，缺乏合作，尚未形成主要的研究力量。五是通过对研究主题分析，发现理论研究成果较为丰富，缺少实践类和调查类、个案类及创新性研究成果，在与交叉学科的研究上数量极为有限。因此事业单位档案数字化研究还有可研究的空间。

(二)建议

根据“近五年来我国事业单位档案数字化研究”的特点及问题，笔者建议研究者或机构可从以下几方面加强：①各级领导提高对档案数字化的重视。制定完善可行的档案数字化发展规划，提供办公空间，并每年拨付专项资金用于档案数字化设备开发、软件升级和具体业务的开展，从实际行动上支持档案数字化研究。②提高档案管理人员专业素质，组建以从事档案数字化具体实践工作人员为中心的研究团队，他们具有丰富的实践经验，以此为基础，吸纳其他人士参与其中，集思广益，提高研究论文的数量和质量。③省区之间互相学习和借鉴。鉴于吉林、山东、黑龙江这些省份在档案数字化方面研究成果较多，档案数字化建设较快，其它省份可以向其取经，分阶段、有序的开展档案信息化基础工作。只有档案信息化工作开展起来，才能产生更多研究者和高质量的研究论文。④不断拓展和扩大研究领域，丰富研究成果。学者可以从档案数字化应用系统、或对档案数字化工作现状进行调查，或档案数字化优化模式及绩效评价等角度开展研究。

四、结语

事业单位档案实现数字化管理是必由之路，是提高档案服务质量和管理效率的必要手段。在信息时代，随着事业单位档案数字化管理的发展，其相关的研究会越来越多，研究层次也将逐步深入。