浅析教务管理系统中高校教务工作的创新及保障性措施

文/ 杜鸿琳

随着信息技术的发展，教育信息化越来越普及。高校在利用教务管理系统辅助日常教务管理工作过程中，通常具备10 ～12 种不同的功能，其按照不同功能划分的种类相差无几，根据所实现的具体功能通常包括学生管理、教学安排、招生、毕业、成绩查询等基本业务功能。在传统的教务管理系统中，可以将管理模式分为两类：一类是高校主要的管理部门根据工作需要制定详细的功能划分，将所需要的数据进行人工收集并导入管理系统中；另外一类是利用人工收集相关资料，并人工导入系统。但是总体来讲都需要利用人工完成前期的数据收集工作，需要人工完成数据的校核，因此工作量十分大，同时数据的可靠性以及有效性难以保证。而对于具有一定资源优势的高校，其可以利用其校园网络结合自身教务管理情况，独自开发专门的管理系统，同时可以对不同管理平台进行兼容设计，形成信息互通的综合管理平台；而条件不允许的高校，只能依靠外购教务管理系统，实现所需要的部分教务管理功能，而其他一系列功能无法与之形成兼容，造成此类高校在开展教务管理工作中具有很大的障碍，比如在不同教学部门教务管理系统之间无法形成有效的信息交互，彼此只能依靠外部沟通软件（QQ、微信等）进行彼此沟通，造成一定的信息传递阻碍。本文通过对目前高校教务管理系统存在的问题进行分析，通过分析结果寻求教务工作的优化创新策略，以期提升教务管理系统应用效果。

一、目前高校教务管理主要问题分析

（一）教务管理系统与管理制度不一致

为了能够健全教学管理工作，高校需要对管理制度进行不断调整，促进高校教务管理能够顺利开展，但是相对应的教务管理系统的一些功能没有得到及时更新，同时由于部分学校不具备自主开发教务管理系统的能力，造成管理系统的开发周期较长，这就导致一段时间内教务管理系统与管理制度存在一定的差异，造成管理混乱。在进行日常教务工作中，需要进行人为调整，往往会造成不必要的失误。

（二）人员变动导致业务素质不强

在现代高校发展过程中人员变动时有发生，尤其对于一些业务性较强的工作岗位，由于一些客观原因导致的人员流失，使得高校教务管理工作中产生一定的障碍，由于熟练管理工作人员流失，新的教务管理人员对管理系统无法快速入手，同时学校对于岗位培训力度不够，导致管理人员业务素质不强[1]。同时，由于没有系统化的管理培训，使得一些管理系统操作人员没有形成综合管理技能。加上人员变动以及业务能力的缺失，导致教务管理系统存在衔接漏洞，使得教务管理工作效率下降。由于反复出现人员变动以及业务熟练过程，造成教务管理工作积极性受到影响，久而久之使得高校教务管理出现混乱现象。

（三）教务管理职能有待细化

当前大多数高校应用的教务管理是基于IE 内核开发应用的，从一定程度上起到节约成本、增强系统稳定性的要求，在技术不是十分成熟的时期此类系统具有一定优势。随着现代网络技术不断发展，此类开发系统已出现各类功能不够细化的问题。教师、学生在使用不同浏览器进入相关功能页面时，由于系统不兼容常常出现各类不必要的麻烦。另外，教务管理系统集成了高校各类教务信息，系统稳定性无法得到保证将会导致管理带来各类错漏现象，给管理人员带来不便。

（四）教务管理系统自身的不足

高校应用的教务管理系统需要按照不同的权限执行分层操作，而这种权限分配往往是由系统开发部门设定的，学校在开发过程中可以根据需要提供定制化需求，但是在需要进行政策调整时如何开展对应的权限调整做到人机合一，在很大程度上需要重新开发。而对于系统开发部门来说，由于兼容性开发和数据接口、模块化开发等原因，系统开发成本较高，普通高校承担不起，而对于具有开发能力的高校来说，开发的系统可以实现自主调节，实现系统内部功能的完善，但对接市场的主流标准系统时，常常出现不兼容现象，造成系统间数据传输异常。另外，由于开发部门以及管理部门在系统开发沟通上的不全面，造成系统开发无法满足现实需要，由于功能的简化造成系统操作功能的缺失，应加大应用部门以及系统开发部门的需求沟通。

（五）系统数据管理局限

在大数据背景下，高校教务管理系统数据共享、信息互通是将来应用的主要发展方向。随着现代信息技术的不断完善，大数据发展使得对数据的深度发掘成为了可能，对教务信息的充分应用可以提升高校管理效率。但是在目前，教务管理系统的数据统计大多是基于人工开展的，而实际应用中，教务管理系统数据是高校重要的数据来源，具有大量的信息数据提供各职能部门使用，在未来的教务管理系统中如果增加基于大数据的分析系统，可以大大地减少管理人员工作量，同时减少大量人为数据的统计，使得数据更加真实有效，为高校教务管理提供真实有效并且高效的数据来源[2]。

二、高校教务管理工作的优化及保障性措施

（一）加强制度学习，优化管理流程

随着现代高校不断发展，学校相关的教务管理制度会不断优化更新，对于教务管理人员而言，需要不断学习，深入领会制度含义，发掘可优化的管理方式，对于教务管理系统与现行制度存在冲突的功能，需要提出改正意见，并提交管理部门作出详细改进说明，同时与系统开发人员进行沟通，对修正的功能模块进行调试，确认系统新功能正常，同时加强与不同权限使用者应用体验交流，完善教务管理系统[3]。而对于无法快速实现修正的教务管理系统，需要从管理方式着手，作出适当调整。比如在日常管理中采取加强审批流程、细化职责、分级负责等措施，明确具体事务的具体责任人，保证在系统不完善阶段，通过人为手段对教务管理系统进行完善。

（二）减少人员变动，完善激励机制

在高校从事教务管理工作人员存在人员变动大的情况，为此需要高校教务处制定完善的激励措施，促进员工工作积极性、岗位稳定性以及业绩奖惩合理性。在现有机制保障下，很多管理人员缺乏工作激情和动力，导致教务管理工作出现混乱现象。需要教务管理部门制定合理的激励机制激发管理人员的工作积极性，同时制定合理的培训机制以及岗位责任制，同时征求岗位人员意见和建议，促进相关岗位人员稳定性，保证高校教务工作顺利开展。

（三）完善管理流程，细化职责范围

在高校教务管理系统中，大多将教务系统分成教学管理系统、考务系统、学生管理系统等主要的二级系统，从而实现各学院的分级管理。教务处实现对各二级管理的统筹，完善教学管理制度、办公规范、系统维护等相关功能，二级学院对本学院的教务工作按照教务处规划执行。在现代教务管理系统中，应进一步加强管理流程规范化，实现职责范围进一步细化，使系统能够更加全面细致地为教务工作提供帮助。

（四）创新教务管理，共享信息化服务

在高校管理过程中教务管理系统起到十分重要的作用，系统任何一个功能的改变都会对教务工作形成较大的影响。随着网络技术的进步，任何一个系统都不仅仅是一个独立的个体，需要与不同平台之间实现信息的互通，在实现基本教务管理功能的基础同时，需要实现人机交互、信息互通、数据存储等功能。同时应融合主流的办公系统，开放数据端口形成彼此兼容。从而提升高校教务管理工作效率，提高管理质量。在现行教务管理系统中，可以进行优化，从如下方面实现信息化方面创新。

第一，在实际的教学管理中，针对课程编码往往需要利用电子表格软件实现，之后将编码结果导入到教务管理系统，针对这种导入过程可以在系统中增加相应的功能，使系统自动生成编码，简化流程；第二，在各高校下属院系开展二级管理过程中，各级工作往往需要通过教务处利用辅助通信系统进行通知，而各二级管理工作执行完成之后再利用通信系统告知教务处，如此缺乏系统的同步性。可以在系统中增加类似的发送任务代办信息到指定的终端，同时接收后发送回执信息，从而提高系统信息的同步性；第三，在高校考试管理系统中，针对课程考试结果评价，可以通过数据交互的形式，将信息发送到对应学生指定的通信地址，同时可以实现与评阅者进行沟通。如此既实现了人机交互，同时实现了教学总结。

（五）数据分批存储，智能信息提取

在高校教务管理中，在每学年产生的数据具有一定的共性，比如每个学年所开设的课程基本是一致的，对于这类统一数据可以通过属性划分，制定存储形式进行分批处理，在每学年应用时按照属性进行提取，从而实现教务管理系统存储数据智能处理。通过对数据进行属性划分，既可以简化管理流程，同时对于数据的提取具有极大的便利性。在进行数据整理的过程中，按照属性特点对数据进行标记，利用数据管理软件对数据进行导入，从而可以节省大量的数据整理以及校对的时间，提升了高校教务管理效率。

三、结语

在现代高校教务管理工作中，需要合理地利用教务管理系统并根据时代发展需求适时作出一定的优化和创新工作。在现代信息时代高速发展下，教务管理系统的更新速度十分快，系统开发人员只有结合现在高校的具体需求，同时把握教学改革任务，才能开发符合教务管理的管理系统。高校教务管理工作者应结合本校实际情况并适应不断变化的教务管理系统，不断推动高校教育事业的稳定发展。