国有企业人事档案管理的现状问题和对策研究

文/莫雪雅

档案文本汇集了国有企业人员的重要信息，企业人事档案能够反映员工的基本信息和性格特点，通过分析档案情况可以了解员工的工作能力状况，还可以记录个人的成长经历以及相应的社会关系等基本内容。同时，国有企业人事档案与企业员工的职位晋升、职称评审等重要内容有关，因此，对人事档案进行科学合理的管理是促进国有企业人才队伍建设的基本要求。

一、国有企业人事档案管理现状

在信息多元化的时代背景下，西方先进国家提出了人事档案管理模式。随着我国改革开放的深入，社会经济地位逐步提升，我国国有企业引入了档案管理这一概念[1]。人事档案管理信息作为企业的重要信息资源，它对国有企业的发展有着重要的影响，国有企业人事档案可以为企业人事调度提供直接、有效的信息，可以使公司有秩序地进行资源调动，有利于企业及员工的良好发展，不仅在一定程度上提高了国有企业的办事效率，还加强了企业与员工之间的有效交流。

（一）国有企业人事档案的相关政策法规

当前，我国国有企业的人事档案共分为两种类型，分别为干部档案和工人档案。两者共同遵循《档案法》、《劳动合同法》以及《干部人事档案材料收集归档规定》等相关政策法规。在实际应用中，我国国有企业需根据上述法规制定相应的规章制度。

（二）国有企业人事档案管理制度体系的主要内容

人事档案管理内容主要包括企业档案管理体制、档案信息归档与保管以及档案的接收与发送，不同环节要遵循其对应管理条例的指导与规定。对于企业职工档案实行分级管理模式，而干部档案采用集中统一与分级管理相结合的模式，参照国有企业人事管理条例进行归档，保证其完整性。在转入或转出档案时，按规定流程审核确定，实现档案的传递。

二、国有企业人事档案管理存在的问题

（一）管理工作重视程度低

由于多种原因，我国对国有企业人事档案管理还缺乏重视，认为人事档案管理与国有企业的经济效益无直接关联。在人事档案管理中，大幅度地缩减人事档案管理工作资金的投入，削弱管理人员的权力，员工学习和进修的机会较少。同时，当前部分国有企业采用粗放型模式进行人事档案管理，导致国有企业人事档案在进行资料收集、审核、保存过程中存在信息缺失的问题。

（二）管理不够规范、收集的资料内容不全面

规范管理过程是国有企业人事档案管理的基础要求。当前，我国国有企业在人事档案管理中仍然没有规范的管理模式，部分地方国有企业出现了收集、分类和装订无序的现象。国有企业没有制定详尽的管理制度，导致人事档案管理部门不清楚如何收集信息，操作顺序混乱，造成档案管理工作人员在实际操作过程中出现收集资料内容不完整或信息不真实的状况。造成上述问题的主要原因是国有企业档案管理工作存在形式主义，档案管理人员在填写相关员工信息时，没有严格按照实际情况填写，档案无法正确反映员工的工作面貌及个人素质。

（三）存档技术及方式落后

由于国有企业没有利用先进的技术，造成档案管理处于停滞状态，进而导致人事档案的利用价值低，不能真实的反映企业员工的真实信息，制约国有企业的进步和企业效益的提升。

我国部分国有企业人事档案的管理方式还处于初始阶段，一部分国有企业的领导对人事档案管理工作不够重视和投入，运用传统的人事操作模式，导致我国国有企业人事档案管理的信息化程度较低[2]。一般国有企业的人事档案管理采用纸质的形式进行保存，耗时耗力，还容易出现人为错误。随着我国计算机网络技术不断进步与发展，我国已经进入了信息化时代，各大企业从经营到管理都朝着信息化的方向发展。利用信息化技术对人事档案进行管理可以做到规范化，减少人工操作的误差，提升国有企业人事档案管理工作的效率，减少企业的开支，促进国有企业档案工作的信息化和快速化。

三、加强国有企业人事档案管理的措施

（一）重视人事档案管理工作

若要促进国有企业的整体发展，必须做好国有企业人事档案管理工作。首先，国有企业需要重视人事档案管理工作，加大人事档案管理强度，转变传统的管理方式。国有企业的领导需要认识到人事档案管理工作的意义，及其对企业发展的价值和重要性，并树立正确的档案管理意识。其次，国有企业的领导者需要加强对员工的人事档案管理培训工作，保证档案管理人员在管理过程中认真填写资料信息，严格做好员工入职工作，按照真实情况填写档案信息。

（二）企业加大对人事档案人力财力投入，对人事档案分类管理

国有企业要认识到目前人事档案管理存在的问题，并在一定程度上增加对人事档案管理的投入。首先，加大对档案管理人员的投入，加大培训力度，引进高素质、高能力的档案管理专业人才，提升人事档案管理的质量和水平；其次，加大对其硬件和软件设施的投入，保证档案管理工作人员可以结合现代化信息技术，利用先进的计算机技术对人事档案工作进行信息存储和查找，实现动态化管理，以此来方便人事档案的利用，提升档案查找的工作效率。

（三）结合信息化技术管理档案，注重安全性

国有企业人事档案管理工作需要跟上信息化时代的脚步，利用信息化技术对人事档案工作进行管理。在传统档案管理的基础上开发相应的智能管理信息软件，确保软件应用的安全性，防止黑客盗取国有企业员工的数据信息，提高企业人事档案的使用价值，促进国有企业的发展。改变传统纸质存储的管理模式，保证人事档案管理的安全性。

四、结语

规范国有企业的人事档案管理工作，有利于促进国有企业的健康可持续发展，同时，国有企业人事档案管理模式的转变是必然趋势，因此，需要引起企业对人事档案管理工作的重视，及时发现问题，并结合信息化技术进行合理解决，提高人事档案管理意识，规范人事档案管理工作，在根本上提升企业的竞争力，从而使企业的综合效益得到提升。